Universo Organizacional

Monos y Cultura Corporativa

2008-10-12T17:55:00.000-07:00

¿Recordamos juntos esta vieja fábula que nos habla mucho del comportamiento actual de nuestras organizaciones?

1. Metés 20 monos en una habitación cerrada.

2. Colgás una banana del techo y ponés una escalera para poder alcanzarla. Asegurándote de que no exista ningún otro modo de alcanzar la banana que no sea subiendo por la escalera.

3. Instalás un sistema que haga caer una lluvia de agua helada en toda la habitación desde el techo cuando uno empiece a subir la escalera4. Los monos aprenden rápido que no es posible subir la escalera evitando el sistema de agua helada.

5. Luego, reemplazar uno de los 20 monos por uno nuevo. Inmediatamente, va a intentar subir la escalera para alcanzar la banana y sin entender por qué, será molido a palos por los otros.

6. Reemplazar ahora uno de los viejos monos por otro nuevo. Entonces será molido a palos también y el mono introducido justo antes que este será el que más fuerte le pegue.

7. Continuar el proceso hasta cambiar a los 20 monos originales y que queden únicamente monos nuevos.

8. Ahora ninguno intentará subir la escalera, y más aún, si por cualquier razón a alguno se le ocurre pensarlo, este será masacrado por el resto de los monos Y lo peor es que ninguno de los monos tendrá la menor idea del por qué de la cosa.

¡Es así como nace el funcionamiento y la cultura de la empresa!

Emprendedores versus creatividad

2008-08-31T09:57:00.001-07:00

¿Conocen a un tal Dick Fosbury?

Probablemente no. A menos que seas un experto en conocimiento del deporte mundial. Más aún, del atletismo. ¿Que tiene que ver el atletismo con la creatividad?... ¿El autor del artículo se volvió loco?. No creo, veamos…

Desde cualquier ámbito se aprenden lecciones de creatividad. Cualquier ámbito las necesita.

Dick Fosbury comprobó que su cuerpo, a pesar de tener muchas condiciones, no era el de un superatleta. Unos cuantos tenías más talento que él. Era saltador en alto, un apasionado.

Dick fue el triunfador de salto en alto en las Olimpiadas de México 68. ¿Qué tiene de notable esto más allá del logro deportivo? Hasta ahora… poco.

Ganó la medalla de oro imponiéndose a sus competidores con un nuevo estilo innovador: el Fosbury flop. Su innovación radicaba en un planteo en el que nadie había pensado hasta el momento. ¿Porque saltar el listón de manera ventral como todo el mundo lo hacía hasta ese momento? ¿Qué pasa si lo saltamos de espaldas?.

Su invención la estuvo planeando y desarrollando durante seis años antes de ganar la medalla olímpica. Fosbury aplicó (¡¡probablemente sin saberlo!!) una de las técnicas de creatividad más utilizadas: la inversión. Esta técnica te aportará una perspectiva completamente diferente de la actual al realizar el análisis de tus servicios o tus productos.

Su invención fue tan “radical” que en principio fue descalificado por alejarse de las “prácticas ortodoxas” (es obvio, los campos siempre responden rechazando la “novedad” que viene a romper el orden establecido, el status quo).

Pero como toda innovación con “valor agregado” (hablemos en lenguaje “business”) finalmente termina imponiéndose, siendo aceptada y valorada hasta que una nueva innovación venga a ocupar nuevamente el trono.

Como se imaginarán queridos emprendedores a Dick Fosbury finalmente se le reconoció su logro (¡no había nada de trampa en su técnica!) y su medalla pudo colgarse del pecho. Aún hoy la técnica Flop Fosbury sigue aplicándose con éxito permitiendo superar las marcas mundiales y olímpicas. Fíjate que se llama Flop… ¡Fosbury!; no solo ganó la medalla olímpica, sino que su nombre se inmortalizó en el mundo del deporte (claro… no fue siguiendo el camino de todos… sino el de ¡uno mismo!)

Pueden disentir conmigo pero Dick saltó en alto… ¡¡¡con su cerebro!!!, mientras sus competidores lo hacían con sus piernas.

“Fosbury Flop” se traduce a nuestro idioma como el “Salto Fosbury", pero Flop en inglés significa Fracaso. Curioso nombre para un estilo que permitió ganarle una medalla de oro. ¿No?

Emprendedor … ¿Qué ocurriría si comienzas a “Fosburizar” tu emprendimiento?

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Las Relaciones Publicas Internas

2008-07-30T15:50:00.000-07:00

Siempre hemos escuchado hablar de las Relaciones Públicas, ya sea con los usuarios o consumidores de nuestros productos. También hemos participado de estrategias relacionadas con los medios masivos de comunicación.

Hemos sido testigos en muchas ocasiones cómo se realizan actividades de lobby y cabildeo con organizaciones y estamentos políticos, estatales y sociales o hemos realizado o gestionado patrocinios a certámenes de alto impacto para los públicos externos.

Todo esto es real y son relacionas públicas, pero ¿Por qué se utiliza tan poco este tipo de estrategias coherentes? ¿Por qué no se desarrollan programas de relaciones públicas en el interior de las organizaciones? Desde luego, algunas de estas acciones se ejecutan dentro de las fronteras corporativas, pero rara vez partiendo de un plan o una estrategia que responda a unas necesidades particulares y precisas.

Es común subestimar el recurso interno, privilegiando a públicos externos a la empresa, creyendo que es posible construir buena imagen sin antes vigorizar la identidad de la empresa, reforzando así su cultura corporativa”

PARTICULARIDADES

El término “públicas” se ha comprendido desde la perspectiva popular. Desde el significado común que se le ha dado a lo público. Se escucha recurrentemente que los asuntos públicos son los hechos visibles a todo el mundo. Pero esto no es así. Lo público no deja de ser público por no ser de uso y conocimiento común. Tampoco lo público se limita a un interés que es general, y mucho menos lo público se reduce a lo estatal o gubernamental.

Mirándolo desde un sentido amplio, lo público es todo lo que afecta por lo menos a un grupo de interés. Incluso a un individuo que determinamos y caracterizamos como estratégico e importante por los intereses que compartimos y otras particularidades sociales, empresariales, políticas, laborales, normativas y otras que son comúnmente valoradas.

EN EL INTERIOR

Las organizaciones, como cuerpo (Corporativo), están compuestas por diferentes áreas (Órganos) y personas con características e intereses específicos, con vínculos profesionales y personales, materializados en una interdependencia laboral y económica que tienen efectos directos en la vida familiar. Pero la unión contractual entre las partes no es suficiente para mantener unas relaciones óptimas y duraderas para garantizar un eficiente funcionamiento y un clima organizacional acogedor y productivo.

Las empresas en su interior están habitadas e impulsadas por individuos sociales que necesitan establecer relaciones sanas, amables, agradables y por supuesto afectivas. Es imposible obviar la importancia de las relaciones públicas con los públicos internos en nuestras empresas.

LOS PUBLICOS

Es fundamental reconocer y caracterizar los diferentes tipos de intereses, necesidades y rasgos de cada público potencial de la organización. “La audiencia (públicos) de cada organización varía de acuerdo con la naturaleza de gobierno de la organización”. Es recomendable identificarlos, plantearlos y tenerlos presentes en los diferentes planes que tiene una empresa. Partiendo de las áreas de comunicaciones corporativas y relaciones públicas, pasando por las de gestión humana, producción, financieras, calidad y mercadeo, hasta estructurar planes de relaciones públicas internas acordes con las necesidades encontradas.

La interacción entre las áreas, el intercambio laboral y cultural entre las personas y el trabajo en equipo: son procesos humanos y sociales.

Hay que seguir unos pasos básicos para reconocer los públicos internos de la organización y diseñar un plan de este tipo. Primero se debe formular y aplicar una investigación muy juiciosa sobre la estructura organizacional, la composición de las áreas, los grupos, la cultura organizacional, los códigos, los lenguajes, los tipos de liderazgo, las características sociales, las exigencias mismas del trabajo y de las profesiones, el clima laboral, el entorno y mercado y la historia corporativa.

Para ello se deben aplicar algunas herramientas investigativas acordes a la información que se va a levantar.

Luego, y en base a los resultados obtenidos, se deben establecer claramente los intereses, las necesidades y las características sociales, para segmentar cada público.

No necesariamente hay un público por área, pues no es igual el grupo de venta institucional, al de servicio posventa; o el de contabilidad que el de entorno económico.

Para efectos prácticos y didácticos se debe establecer un mapa real con los diferentes
públicos, reconociendo las características de cada uno y sus necesidades relacionales y de comunicaciones.

Las relaciones públicas, están más enfocadas a las acciones y a la coherencia de estas con las promesas comunicadas y la interacción entre los actores. Por ello, lo recomendable es que se conforme una estrategia global de comunicaciones y relaciones públicas internas. La comunicación es acción y esta a su vez es comunicación.

La acción y la imagen pública viajan en dos vehículos: el actuar y el comunicar. La perspectiva del público es privilegiada, pues es en ella donde se materializa y se interpreta nuestra imagen. También es el lugar donde se captan las contradicciones e incoherencias. Donde se pierden los niveles de confianza y donde se perjudican, en gran medida, nuestras relaciones.

Para la formulación del plan y sus estrategias hay que homogenizar grupos relacionales para ubicar sus ejes temáticos y niveles de interacción. También, si lo amerita, se debe priorizar las temáticas y las necesidades de segmento para obtener resultados concretos e impactantes.

Cada estrategia y táctica hay que ejecutarlas con minuciosidad, involucrando a los líderes organizacionales y a los voceros. Así mismo la gerencia debe protagonizar estas acciones. Las formas son variadas y pueden ser similares a las acciones tradicionales de relaciones públicas, pero entendamos que lo interno es más cercano, con más confianza, más informal y ojalá, más amigable.

Es indispensable tener en cuenta las agendas por áreas, los cronogramas corporativos, los niveles informativos, las actividades lúdicas, la inclusión y la participación dentro y entre las áreas. Cada público es importante.

Los planes deben perfeccionarse en su marcha, pero al finalizar el ciclo hay que ejecutar las respectivas auditorías y consolidar unos indicadores. Esto nos emitirá información importante para ajustar, cambiar, fortalecer y continuar cada plan.

Se debe evaluar el presupuesto y ajustarlo. Los resultados cuantitativos nos ayudarán a dimensionar y visualizar el plan, pero el balance cualitativo será nuestro principal insumo para sacar las conclusiones y actuar nuevamente dándole continuidad a este programa.

CONCLUSIONES

La identidad de la empresa viaja por los caminos de las relaciones internas y se extienden hacia el exterior. Cada nivel de relación trasmite mensajes y experiencias que suman a la hora de definir la imagen corporativa de cada empresa y su identidad.

Estas percepciones no sólo se anidan fuera de la empresa. Por el contrario, tienen mayor incidencia dentro de la comunidad interna.

Así mismo, las calidades de las relaciones dejan una huella muy fuerte en la identidad corporativa y en la mente de cada funcionario. Las relaciones públicas internas afectan todos y cada uno de los empleados e influyen determinadamente en las percepciones que se tienen de una organización. Cada empleado cuando está es su círculo familiar, de amigos, profesional, religioso o cualquiera que este sea, se convierte en vocero de la institución. Y esta posición determina hacia muchos objetivos la imagen de la empresa.

Pero sin duda, lo más importante es facilitar unos escenarios de relación saludables y fecundos para la realización personal y profesional, el entendimiento y satisfacción entre públicos y sobre todo un campo fértil para la productividad.

Unas relaciones internas estratégicas, pertinentes e incluyentes dan fluidez a las dinámicas propias de una compañía y dan un toque trascendentalmente positivo al ambiente de trabajo y a la cotidianidad social y laboral.

Ariel Jiménez Gil
Comunicador Social
Especialista en Mercadeo

¿Su Sistema de Calidad falló?

2008-07-24T19:52:00.001-07:00

“Los sistemas de gestión de la calidad no solucionan los problemas de las organizaciones, es usted quién los soluciona con la aplicación eficaz de los mismos.”

La implementación de sistemas de gestión de la calidad bajo la serie de normas ISO 9000 se ha ido propagando de manera exponencial durante estas últimas dos décadas en Latinoamérica. Es cada vez más común encontrar organizaciones con sistemas de gestión de calidad certificados.

La Alta Dirección, de cada organización, promueve su implementación bajo la esperanza de poder contar a mediano plazo con procesos más competitivos, que puedan generar mayores ingresos, y clientes más satisfechos.

Las organizaciones suelen designar un responsable para la implantación, por lo general un profesional con conocimientos en organización y métodos y dominio
de las normas referenciales.

Esta persona suele preparar una planificación del proyecto, incluyendo la elaboración de los procedimientos, los programas de capacitación y las auditorías internas previas a la de certificación.

Iniciado el proceso, el funcionario responsable, que desde aquí denominaremos “Responsable de Calidad”, se convierte en un policía que suele estar sobre el personal controlando la elaboración y cumplimiento de los procedimientos, revisando los registros y su correcta aplicación.

Luego de un par de meses de trabajo arduo, donde todo el personal se siente agobiado por la exigencia y control permanente del Responsable de Calidad, la empresa logra la esperada certificación de su sistema de gestión de la calidad.

La Alta Dirección celebra intensamente y hace partícipe a todos sus funcionarios.

El reconocimiento se amplía a individuos que, no habiendo estado involucrados, también reciben los beneficios de ser identificados con la organización.

La organización en general le da una gran publicidad al logro y crea un ambiente de celebración constante e incesante. Pero después de algunos días, cuando va disminuyendo el fervor de la celebración, y todo el trabajo intenso de tiempo atrás comienza a caer en el olvido, se vuelve al mismo ritmo de antes del inicio del proyecto. La Alta Dirección se frustra por los resultados, que no van más allá que la mejora de la imagen corporativa; y sus ejecutivos van a engrosar la gran lista de aquellos que opinan que los sistemas de gestión no son más que mercadotecnia
para la organización.

¿Por qué sucede esto?, ¿realmente los sistemas de gestión de la calidad no traen los beneficios que dicen que traen?, ¿no estaremos preparados realmente para este tipo de gestión? e incluso hay quienes llegan a pensar que escogieron una empresa certificadora muy benevolente.

Nada de lo anterior podría ser la razón fundamental por lo cual su sistema de gestión no le trae los beneficios prometidos; el motivo es que se toma al sistema de gestión de la calidad como una meta o fin a alcanzar que termina al momento que obtiene la certificación.

Pero los sistemas de gestión no son un fin, más bien son un medio para alcanzar la eficiencia y la mejora de nuestros procesos.

Con la implantación y certificación del sistema de gestión de la calidad lo único que estamos obteniendo es la herramienta para la mejora, el siguiente paso es empezar a utilizarla a diario.

El problema se centra en la espera que el Responsable de Calidad mantenga el sistema de la misma forma que logro implementarlo, y esto no funciona de esa manera. Cada uno de los integrantes de la organización, empezando desde la Alta Dirección, deben hacer que el sistema funcione, pero tomando a la calidad como una forma o filosofía de trabajo y no así como un fin a alcanzar.

Nadie más que cada funcionario puede hacer el trabajo que se le ha asignado, entonces no se puede deslindar la responsabilidad de la calidad de la organización a una persona específica, cada uno es responsable de realizar su trabajo en función a los requerimientos establecidos.

Debe concientizarse que la calidad es el camino para ser más competitivos y lograr clientes satisfechos, y no así una meta.

Los sistemas de gestión de la calidad son herramientas que permiten a la organización transitar por el camino de la calidad para alcanzar los beneficios esperados; y los primeros que deben concientizarse de eso son los líderes de la organización.

La Calidad comienza en cada una de las personas, con la actitud y compromiso que tengan para con el cambio e innovación continúan mediante la aplicación permanente de la herramienta denominada sistema de gestión. Con la implantación del sistema de gestión de la calidad, el trabajo no ha terminado, sólo ah iniciado.

Marcelo Vásquez Lema
Ingeniero Comercial, Máster en Administración, Especialista en Gestión de la Calidad, Medio Ambiente y Seguridad, Gerente Nacional de Calidad y RRHH

Vivimos en una “Sociedad Híbrida” que marca tendencias

2008-07-02T08:29:00.000-07:00

"Cada vez que cambia nuestra mirada sobre nosotros mismos, nuestro entorno y nuestra historia, tenemos la impresión de que el mundo antiguo ha caído arruinado y que no hay nada que pueda reemplazarlo. Eso es lo que hoy sentimos, pero, como hicimos en el pasado, intentaremos construir una nueva representación de la vida social y escapar así a la impresión angustiosa de la pérdida de todo sentido... el final de un mundo no es el fin del mundo".

Alain Touraine

Reconocernos dentro de un contexto implica, de cierta manera, reconocer como nuestros comportamientos, creencias, valores, modos de pensar, decir y hacer, se interrelacionan incesantemente con los comportamientos, creencias, valores, modos de pensar, decir y hacer de los demás.

De esta manera, todos juntos conformamos una gran realidad. Una realidad que no puede medirse ni percibirse bajo términos absolutos. Una realidad en la cual, 1 más 1, siempre es mucho más que 2, ya que son nuestras individualidades las que le imprimen el sello distintivo, y esa cuota de valor agregado, que siempre lleva a percibir un poquito más.

El transcurso de los años lleva consigo el peso de la evolución. Evolucionar implica, entre otras cosas, cambiar de un estado a otro... ¡Y todos sabemos que lo único que permanece estable en el contexto actual es justamente este concepto de mutabilidad, cambio y revolución constante!...

Entonces, para entender el porqué de ciertas reacciones debemos entender primero qué acciones le dieron lugar. O sea, para entender porqué fracasan ciertas decisiones tomadas en nuestras empresas, organizaciones, emprendimientos, etc... debemos pensar en todo aquello que, al momento de decidir, olvidamos mirar, contemplar y ponderar...

ASI COMO ES AFUERA ES ADENTRO

“Así como es arriba es abajo”, así como es afuera es adentro. ¿Qué nos sugiere esta afirmación? Dos cosas.

La primera: que muchas veces decidimos sin tener todas las cartas (variables) sobre la mesa. Decidimos sin mirar el contexto y sus características distintivas.

Y la segunda: que, por estudiar el árbol, nos olvidamos de estudiar el bosque. ¿Qué es lo que quiero decir? Que no podemos ver la realidad solo a través de nuestros paradigmas, porque estos están fuertemente sesgados por nuestras profesiones, modos de vida o capacidades adquiridas a lo largo de nuestras vidas. Sino que la realidad solo puede ser comprendida tras una correcta interrelación de las distintas disciplinas que la conforman, como por ejemplo, el entretenimiento, la psicología, la filosofía, las neurociencias y la tecnología entre otros. ¿Y para qué nos sirve analizar esta interrelación? Para tener una visión sistémica del contexto en el cual nos movemos y ejercemos influencia, desde nuestro negocio.

Sin ir muy lejos veamos lo que sucede con el marketing. Si armamos un plan de marketing alejado o desfasado de las caracteristicas particulares del contexto en el cual se quiere insertar, podría lograr un perfecto fracaso. ¡Sus mensajes no llegarían a ninguna parte!

Bien... ¿Alguna vez nos preguntamos porqué las marcas apuntan al individualismo? ¿O por qué se intensifica la necesidad de diversificar las ofertas y los mensajes?

Estas, y muchas otras respuestas relacionadas con el mundo del marketing, encuentran respuesta en las características de una nueva sociedad que viene gestándose desde hace tiempo, y que no podemos desconocer. Una nueva sociedad que aún convive, y comparte terreno, con los valores de la vieja sociedad: las sociedades híbridas.

SOCIEDADES HIBRIDAS

Según el diccionario, híbrido es un adjetivo que se aplica a los animales o vegetales procreados por individuos de distinta especie y también alude a todos los productos que poseen diferentes naturalezas.

¿Cuales son los ejes centrales de la sociedad híbrida? Libertad, responsabilidad y angustia.

Entonces, el desafío para las empresas/organizaciones/sociedades, y las marcas asociadas a ellas, es ver si están preparadas para comprender que productos requieren los distintos segmentos del mercado en que operan, como asi también qué códigos valora cada uno de ellos a fin de operar en consecuencia.

A raiz de esto las empresas tienen la necesidad de:

1) Personalizar sus productos: pero como no pueden cambiar todos los días la fabricación, aparece una gran tensión entre la oferta y la demanda;

2) Dar más valor: sin que se pague por eso.

3) Ofrecer un mensaje de libertad: La libertad/liberación es el valor central de este tiempo, concepto que toman las marcas con diferentes propuestas. Algunos casos de marcas con sus slogan adaptados a los nuevos tiempos son: Las zapatillas All Star: “hace lo que quieras”; La cerveza Iguana: “capacidad de elegir”; Visa: “porque la vida es ahora”; Key Biscayne: “pensar menos sentir más”.

La contracara de los nuevos códigos de la sociedad es que, elegir y ser libre implica un aumento de la responsabilidad, y por ende crece la angustia. Con el vacío de valores las marcas trabajan transversalmente actitudes y hacen extensiones de marca en diferentes rubros.

En la sociedad actual conviven ambos modelos repartidos casi por igual y aún en los propios individuos coexisten con mayor o menor paz ambos enfoques sobre la vida. Y algo parecido le pasa a las marcas. Una misma marca de jabón para lavar la ropa le tiene que hablar a la mujer tradicional tanto como a la representante de las nuevas tendencias. Ya no se trata de la división simple entre el ama de casa y la que trabaja afuera, se trata de algo más profundo que remite a la postura frente al mundo

Presente, disfrute y libertad son los mantras de la cultura híbrida, aún a costa de temores y angustias.

VEAMOS ALGUNAS DIFERENCIAS ENTRE UNA SOCIEDAD Y LA OTRA...

La consultora CCR realizó un estudio de esta nueva realidad... Los invito a conocer algunas de sus conclusiones:

Mientras la sociedad absoluta se carcateriza por el apego a los límites claros, adopta formas puras y adhiere a la lógica lineal donde todo puede ser catalogado en términos de blanco y negro, la sociedad híbrida es más difusa en cuanto a los límites, adopta una lógica de red y permite ver el mundo en múltiples tonalidades de grises.

El precio de la libertad, el miedo: La gran disputa del momento pasa por la disyuntiva entre adherir a un mundo con reglas fijas que nos den contención pero con pocas libertades para elegir, o bien a una estructura donde existan pocas reglas que nos orienten sobre lo que está bien o mal pero que den más posibilidades para actuar y elegir. Mientras el primero modelo, sinónimo de la sociedad absoluta brinda contención, el segundo, descriptivo de la sociedad híbrida, genera libertad pero también iguales dosis de angustia. Entre estos dos ejes, y polaridad de discursos, se mueven los valores sociales.

“Quiero ya”... por esto de vivir el “aquí y el ahora”: ¿Qué prefiere nuestra sociedad? ¿Trabajar, trabajar y trabajar hoy, a fin de procurar su estabilidad futura? ¿O dejar de pensar en el mañana para vivir más y mejor en el presente? No me cabe la menor duda que a todos nosotros nos ha llegado, -de una u otra manera-, el mensaje de que lo único que poseemos es el presente y que el mañana no existe. Eso genera un fuerte movimiento inconciente en nuestras decisiones. Un modelo comienza a ceder su espacio al otro.

Libre albedrío: El tema de la elección también alcanza gran protagonismo en este contexto. El hecho de elegir libremente, un paradigma de la sociedad híbrida, es algo que entra en sintonía con la reafirmación de las individualidades. Paradójicamente el nuevo mensaje es que, no hay que perderse en la masa sino que, hay que resaltar las diferencias e individualidades. “¡Se vos mismo!” dicen ahora sin tapujos después de décadas de bajar línea con la uniformización. una mejor calidad de vida personal: Dichos que pregonan cosas tales como: “de la casa al trabajo y del trabajo a la casa”, o “al que madruga Dios lo ayuda”, hoy generan dudas. Cada vez son más los que adhieren al esquema de: menos esfuerzo en el trabajo, con menores logros profesionales y económicos, pero con más tiempo para el disfrute de la vida personal.

Ambigüedad protagónica: En algunos anuncios publicitarios resulta difícil distinguir quién representa la figura femenina y quien la masculina. Las formas y las curvas no siempre están presentes y los rostros y los peinados son lo suficientemente ambiguos como para generar dudas. Esto es tan solo un reflejo de lo que sucede en nuestra sociedad. Tampoco es novedad hablar del crecimiento de la cosmética masculina o ver imágenes que insinúan apetencias homosexuales. Los piquitos y arrumacos entre mujeres ya no son poses zarpadas de las vedettes sino que llegaron a las modelos top.

El glamour bizarro: La nueva sociedad ha roto los límites y lo bizarro u ordinario pueden ser barnizados con el “charme del glamour”. Lo nuevo y lo viejo se resignifican bajo el nuevo escenario. La cuestión es hacer equilibrio sin verse encorsetados. Si se juegan de lleno a los nuevos valores harían agua porque la sociedad aún necesita estar aferrada a ciertos salvavidas del viejo modelo.

Vivir en flash: La aceleración del progreso potenciada por la tecnología se trasladó al nuevo estilo de vida. Queremos ir cada vez más rápido, necesitamos más velocidad. El vértigo es algo propio de la humanidad actual.

I love me: Aquí observamos el fin de lo social como modelo organizador de la cultura occidental y el surgimiento de un nuevo mundo en el que la subjetividad del individuo es la que define los marcos de referencia.

Mujeres al poder: Las mujeres son las que más compran y, sin embargo, la publicidad y el mercado no las está sirviendo adecuadamente. Con la impronta femenina, llega la estética de lo suave, de las superficies redondeadas, de la belleza como parámetro rector. En el nuevo contexto la mujer se ubica en un lugar de mayor libertad y poder de decisión. Las marcas advirtieron el cambio y la mujer es protagonista de campañas publicitarias. En el caso de Adidas, con su slogan: “la nueva mujer. Impossible is nothing”, o el comercial de Gancia donde la mujer tira la flecha: “Principio del juego”.

Ohm: La búsqueda de la espiritualidad es la mayor megatendencia de nuestra era.

CONCLUSIONES

“Así como es arriba es abajo”, así como es afuera es adentro...

Comprender nuestro entorno, sus caracteristicas particulares, los nuevos valores y las nuevas cosas valoradas y queridas por la sociedad, es el primer paso para ofrecer un producto (bien o servicio) acorde a las espectativas de la población, o emitir un mensaje que nos devuelva la mirada y nos ayude a posicionarnos en la mente de nuestros clientes.

El tema que hoy les acerco es relativamente nuevo pero muy trascendental. Considero que debemos profundizar en él... Nuestra sociedad vive en una eterna revolución de valores y prioridades que nosotros debemos saber acompañar, porque nuestros clientes son nuestra prioridad y razón de ser... ¡Sus caracteristicas condicionan nuestro accionar!

Como alcanzar Libertad Financiera

2008-06-26T17:44:00.000-07:00

Hay muchos negocios por Internet que prometen Libertad Financiera, y muchas veces nosotros usamos esa palabra sin tener en claro como lograrlo y que significa, comenta Sebastian Gomez, Consultor en Libertad Financiera..

La Libertad Financiera es el estado donde una persona puede estar sin trabajar y financiarse el resto de su vida con el dinero que ha acumulado.

Para alcanzar la Libertad Financiera, muchos negocios son los que nos pueden iniciar hacia este camino, pero es muy importante primero establecernos una visión a futuro y analizar las oportunidades en base a esa visión. Muchos son los negocios que se ofrecen por Internet, pero con pocos nos sentimos a gusto.

Les dejo a continuación, una recomendación de pasos que nos pueden guiar para alcanzar esa libertad que tanto deseamos.

Educación Financiera: Para comenzar a transitar este camino, es fundamental que nos capacitemos. Para ser Médico hay que ir a la universidad de Medicina y estudiar durante 7 u 8 años. Recién en ese momento uno esta en condiciones de realizar las primeras prácticas para ir perfeccionándose cada vez mas en la materia. Para obtener la Libertad Financiera, pasa lo mismo, con la diferencia que mientras te educas, podes desarrollar negocios y aprender de la misma práctica. Los tiempos se acortan y se aprende más rápido. Para Educarte financieramente te recomiendo los siguientes métodos: Libros, Workshop, Seminarios, Juego Cash Flor, Desayunos de negocios, Etc.

Redes de Mercadeo: Comenzar con negocios de baja inversión y alto potencial. No es verdad que para tener negocios hay que invertir grandes capitales. Existen sistemas de negocios que requieren baja inversión y con educación financiera de por medio, desarrollarlos de manera tal que permitan obtener ingresos cada vez mayores y muchas veces exponenciales. El negocio que recomiendo para este segundo paso, son las Redes de Mercadeo. Este sistema de negocio funciona como una franquicia individual y muchas veces actúan como escuelas de negocio. Es clave identificar una red que tenga un sistema de capacitación constante, y un producto con el que te sientas a gusto.

Inversiones Bursátiles: El próximo paso que recomiendo es invertir en acciones. Muchos pensarán que es una lotería, pero el riesgo puede disminuirse con educación financiera. El mundo de las acciones requiere una capacitación y conocimientos específicos. Lo mejor para este paso es asesorarse con un agente de bolsa que pueda ayudarte a dar los primeros pasos.

Bienes Raíces: es el paso que gran parte de la población mundial desea alcanzar. Los bienes raíces tienen una estabilidad y crecimiento sostenido envidiable frente a otros negocios. Tener un departamento y alquilarlo, nos genera ingresos pasivos. Comprar un departamento en oportunidad y venderlo, nos permite obtener una diferencia a nuestro favor. Comprar un local, y alquilarlo para comercio, también nos genera ingresos pasivos. Hay innumerables formas de hacer negocios con Bienes Raíces. Pero lo que si esta claro es que adquirir una propiedad con fines de obtener una diferencia económica a nuestro favor, es un excelente negocio.

Sistemas Empresariales: a medida que voy creciendo en inversiones, surgen nuestras ideas y necesidades. Este paso es a largo plazo y muchas veces no se llega a lograr porque depende de los gustos de cada uno, pero esta alternativa contempla la idea de ser dueño de mas de 2 empresas con una dotación superior a 500 empleados cada uno. No se trata de ser gerente o director. Ellos son empleados. Tú eres dueño.

Conclusión

Este es un camino o escalera que a partir del punto 4, se ingresa en un camino de vía rápida hacia la libertad financiera. Pero como les mostré, cualquier puede comenzar a transitar esta escalera. La capacitación es fundamental, sino se pierde la base.

Te propongo que des un paso más en tu vida, para pasar de una mentalidad empleada a una mentalidad empresaria.

La Gerencia y la Administración del Tiempo

2008-06-21T17:30:00.000-07:00

¿Cuantas veces escuchó a un gerente quejarse o justificarse porque no le alcanzó el tiempo para realizar aquellas actividades que tenía previstas? o bien ¿Cuantas veces lo escuchó decir que no sabe como administrar su tiempo y verse favorecido en su rol?

Lo cierto es que, muchas actividades gerenciales no alcanzan los resultados previstos porque la gerencia simplemente no ha percibido la importancia que este recurso intangible, reviste tanto para su personal como para si mismo.

Desperdiciar el tiempo, como decíamos anteriormente, redunda en altos costos, resultados desfavorables y elevado estrés.

Por esto, la administración del tiempo debe ser conceptuada como una manera de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos de los ejecutivos.

Los problemas mas comunes que tienen la mayoría de los ejecutivos para administrar su tiempo son:

• Los estimados de tiempo que suponen van a necesitar para una actividad, para transportarse, para resolver situaciones o tomar decisiones, son irreales y son parte de los desperdiciadores de tiempo más comunes.

• La escasez del tiempo generalmente resulta de una mala administración o una carga de trabajo mal planeada y distribuida.

• Es frecuente que trate de hacer demasiado en un tiempo muy corto.

• También sucede que algunos ejecutivos no saben decir “no” a las distracciones externas.

• Confunden prioridades trabajando en cosas de segunda o tercera importancia dejando lo urgente para después.

• Se establecen metas diarias muy por encima de la capacidad de cumplirlas.

• Dejan las anotaciones del registro de como se va utilizar el tiempo para el final del día o cuando haya un momento oportuno, lo cuál no es funcional ni realista, ya que la memoria puede fallar, con la gra cantidad de compromisos e información que manejan.

• No se preocupan por registrar los compromisos y actividades, lo que impide administrar eficientemente el tiempo. Generalmente llegan tarde a las reuniones y en situaciones adversas puede producir crisis innecesarias.

• La falta de la planeación del tiempo, en muchos casos, limita la posibilidad de generar alternativas de soluciones factibles y la posibilidad de seleccionar la vía de acción más efectiva.

• Algunos ejecutivos se oponen al registro y control del tiempo, ya que lo consideran como una amenaza o se sienten inseguros porque nunca lo han intentado.

PARA TENER EN CUENTA

1) Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los últimos 20 minutos de labores, en planear el día siguiente. El tiempo del ejecutivo rara vez se utiliza exactamente como él lo planea. Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos.

2) Los resultados más efectivos se logran teniendo objetivos y programas planeados.

3) El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o sea que los ejecutivos deben utilizar su tiempo en relación a la importancia de sus actividades.

4) El establecer un determinado tiempo o fechas limites para cumplir con los compromisos de los ejecutivos, ayuda al resto del grupo de trabajo a sobreponerse a la indecisión y a la tardanza.

5) Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar los esfuerzos en cada actividad.

6) No confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones con resultados.

7) El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser realista y limitado a las necesidades de cada situación en particular, ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse por sí mismos lo que puede ahorrar mucho tiempo.

8) Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hábito que desperdicia tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la presión de las fechas límite establecidas.

9) Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales deben ser delegadas o eliminadas en la medidad de lo posible.

10) Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repetición de acciones y reducir las interrupciones a un mínimo como contestar o hacer llamadas telefónicas.

11) El mantener a la vista la agenda del día facilita el administrar correctamente el tiempo.

12) El registro de como se piensa utilizar el tiempo en el día, en la semana o en el mes debe ser detallado, ya que omitir detalles es tan perjudicial para los objetivos del registro del tiempo, como confiar en la memoria o establecer metas irreales.

La Administración del Tiempo

2008-06-17T14:44:00.000-07:00

¿Alguna vez sintió la necesidad de organizar mejor su vida, ante la sensación de que su día transcurre en medio de una actividad frenética, no logrando demasiado al final del mismo? ¿Alguna vez sintió que, debido a su carrera diaria, no le queda tiempo ni para respirar?

Sin duda alguna, muchos de nosotros vivimos atormentados por la falta de tiempo. Pero, ¿es la "falta de tiempo" el verdadero problema?

El tiempo es el recurso más valioso que tenemos. Es finito, escaso, avanza sin piedad, no se puede comprar, no se puede atrapar, detener o regresar y, sin embargo, nos limita en múltiples aspectos de la vida.

Los mejores líderes de este siglo entienden que la administración del tiempo no implica exprimir el día hasta el último de sus minutos, y tampoco hacer más cosas; sino concretar lo que es verdaderamente importante.

Por eso, el estudio de este tema, es clave en el mundo laboral.

Víctor Hugo, escritor francés del siglo pasado, señalaba... ‘Aquel que prepara las cosas que tiene que hacer durante el día, y luego se atiene a ese plan, lleva consigo el hilo que le guiará a través del laberinto de una vida ocupada. Pero allí donde no se traza plan alguno, donde la disposición del tiempo se deja exclusivamente en manos del azar, no tarda en reinar el caos’.

LA FILOSOFIA DEL TIEMPO Y EL VALOR DE LOS MINUTOS

El buen uso del tiempo va mucho más allá de nuestro trabajo. El dinero mismo no puede comparársele, pues éste vuelve y aquél no. En una vida se pueden rehacer diez fortunas, pero con diez fortunas no se puede recomenzar una vida.

Por eso estaríamos en condiciones de cambiar la frase: “El tiempo es oro”, por la de: “el tiempo no se puede comprar, ni con todo el oro del mundo”. El tiempo, es más que dinero.

Los minutos perdidos pueden formar un total abrumador al cabo de los años. Si ganamos, por ejemplo, 15 minutos todos los días, administrando mejor nuestro tiempo, al año habremos ganado toda una semana.

Si comprendemos que el día solo tiene 24 horas y que el tiempo no se estira ni cambia, nos daremos cuenta que, todo lo que podemos hacer es mejorar nosotros el uso del tiempo escaso del que disponemos, es decir, organizarnos inteligentemente.

Por eso el tiempo...
• Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar;
• Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen.

LA GRAN PARADOJA DEL TIEMPO

Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay.

PRIMERO LO PRIMERO

Debemos comenzar por comprender dos puntos importantes :

1) El tiempo es el único bien real que tenemos.
2) El tiempo no es algo vago, general. Es el ahora, es el presente, es el hoy.

Por lo tanto, ‘Quien gana tiempo, lo gana todo’. No hay que malgastar el tiempo. Una vez pasado, no se puede volver a tener; se va para siempre. El tiempo, usado con acierto, nos puede proporcionar no sólo dinero, sino, además, la realización de nuestros sueños y el logro de nuestros objetivos.

En este punto es importante comprender algo acerca de la velocidad. Velocidad no es sinónimo de hacer las cosas ‘a los apurones’.

La importancia de la velocidad la ilustró Lewis Carroll en su obra ‘Alicia en el país de las maravillas’, cuando dijo: “Tiene que ser muy rápido para mantenerse en el mismo puesto. Pero si quiere llegar a otra parte, debe ir 2 veces más rápido”

¿QUE NOS HACE PERDER EL TIEMPO?

¿Cuáles son sus "ladrones de tiempo"? ¿Gasta usted demasiado tiempo navegando en Internet, leyendo emails, o haciendo llamadas personales?

Los 4 puntos más comunes que nos llevan a un trabajo caótico, son los siguientes:

Una mala organización (falta de planificación)
Exceso de compromisos
Falta de instrucciones: llamadas telefónicas, reuniones mal planificadas o a destiempo.
Falta de delegación: no pueden hacerlo todo hay que aprender a delegar.

SISTEMAS PARA CONTROLAR Y ADMINISTRAR EL USO DEL TIEMPO

Causas teóricas de malversación del tiempo en la empresa:

Falta de información
Comunicaciones lentas y absurdas.
Interrupciones constantes
Desorganización de los colaboradores
Exceso de urgencias
Llamadas telefónicas
Exceso de burocracia
Errores de terceros
Visitas al exterior
Salidas para resolver problemas
Exceso de reuniones
Incompetencia de los jefes.

Causas reales de malversación del tiempo en la empresa:

Falta de organización personal
Confusión de prioridades
Escasa delegación en nuestros colaboradores
Exceso de optimismo al apreciar nuestras habilidades y potencial de trabajo
Intentar abarcar un campo de actividades demasiado amplio
Poca puntualidad y control de horario
Dilación de las decisiones importantes
Precipitación en otras decisiones, sin analizar a fondo el origen de los problemas.

Así como cada síntoma tiene su diagnóstico; cada enfermedad tiene el remedio para su cura. El tema es poder advertir el origen del problema...

-¡“Mi trabajo se acumula cada día”!

Diagnóstico: actividad ineficaz, no productiva.

Remedio: Realizar una lista de prioridades; optar por mayor disciplina personal; tratar de delegar; emplear mejor las secretarias; filtrar las llamadas telefónicas.

-¡"No puedo clasificar mi día tan fácilmente"!

Diagnóstico: Demasiadas interrupciones; se tratan los problemas a medida que van surgiendo, no por orden de importancia; no se es capaz de diferenciar entre lo urgente y lo importante.

Remedio: Preparar un gráfico de análisis de tiempo cada día para advertir dónde se producen fugas.

EL USO DEL TIEMPO... UNA CUESTION DE HABITO

El actual problema de tiempo ha surgido probablemente por culpa de una lenta e ininterrumpida adquisición de malos hábitos, por ejemplo dejar los informes para el último momento, hacer las cosas uno mismo en vez de delegar, alargar las decisiones, etc. En otras palabras, se requiere tratar de adquirir una serie de nuevos hábitos y dejar los viejos.

Un nuevo y sano hábito sería el planificar nuestro tiempo. La planificación del tiempo ahorra tiempo, porque hace que nos dediquemos a lo verdaderamente importante.

Todos los expertos dicen que los minutos más productivos del día son los dedicados a planificar. Así, 20 minutos diarios de planificación pueden ahorrar una hora, hacerlo diariamente ahorrará 5 horas a la semana, lo que significará 250 horas al año ¡más de 2 semanas extra de tiempo para alcanzar sus objetivos!

LOS PUNTOS MAS IMPORTANTES PARA MEJORAR LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO

1) “Defina claramente los objetivos y seleccione los más importantes”. Ser efectivos con el tiempo es irrelevante si no sabemos en qué invertirlo. En ocasiones, las personas gastamos mucha energía intentando ser más eficientes, sin saber a ciencia cierta que es lo que queremos conseguir. Por eso es primordial distinguir entre las cosas que son importantes y las que no lo son.

Recuerde que “nada es más fácil que estar ocupado, y nada más difícil que ser efectivo”. ¡Deben fijarse prioridades! Algunas personas llevan a término todas las tareas posibles que aparecen en su lista, logrando un elevado porcentaje de tareas realizadas, pero su efectividad es baja debido a que las tareas desempeñadas en su mayoría son de una prioridad ‘C’.

2) “Analice como gasta su tiempo”. Lo sorprendería saber en cuantas cosas sin importancia gasta su tiempo. Sin embargo, para conocer con exactitud cuales son esas cosas sin importancia, necesita primero hacerlas de manera conciente, y a esto lo logrará llevando un registro. Con los registros en mano tendrá que examinarlos y ¿cómo se relacionan mis objetivos con las actividades en las que realmente invierto mi tiempo? ¿Estoy atendiendo cosas relevantes y prioritarias?

3) “Lleve una lista de tareas pendientes”. Esta es una de las cosas más simples y a la vez más poderosas de cualquier sistema de administración de tiempo: la lista de tareas. No importa si utiliza el dispositivo electrónico de moda o una hoja de papel estraza, pero lo importante es que lleve un registro. Lo que realmente hace la diferencia es el hábito de escribir las tareas pendientes día tras día.

4) “Asigne prioridades a cada tarea”. Una vez terminada la lista de tarea, determine cuales son los elementos más importantes y márquelos de alguna forma que resalten sobre todos los demás. Si la lista es muy grande, resultará conveniente que realice una nueva lista con los elementos prioritarios para el día o la semana.

5) “Planee cada día desde el día anterior”. Todos los expertos en administración del tiempo recomiendan planificar desde el día anterior las actividades del día siguiente. Para esto resultará conveniente que tome los últimos 10 minutos de cada día para repasar la lista de pendientes y determine qué es lo que debe concretar al día siguiente. Este simple ejercicio permitirá comenzar cada jornada sabiendo exactamente qué hacer y con que tarea iniciar.

6) “No deje las cosas para después”. “No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy”. Aplazar para el final las cosas que no le gustan hacer es una de las peores estrategias que puede utilizar, ya que lo único que logrará es prolongar el estrés asociado a la tarea. ¡Debe hacer primero lo que no le gusta hacer! De esta manera, el resto de la jornada transcurrirá de manera más placentera. Si la tarea es muy grande, le convendrá dividirla en tareas más pequeñas hasta que le resulte fácil dar el primer paso.

7) “Delegue en los demás”. Más allá de lo pequeña que pueda ser su empresa, no hay necesidad de que sea un "espectáculo unipersonal". Una forma de hacer más en menos tiempo es asignando tareas a terceras personas. La clave para delegar consiste en asignar alguna actividad a alguien más si este puede hacerlas más rápido, más fácil o mejor que nosotros.

8) “Aprenda a decir NO”. Esta es una herramienta muy poderosa y no implica evadir responsabilidades, sino invertir el tiempo en lo que le resulte más productivo. Si la tarea en cuestión interfiere con los objetivos que tiene planteados, busque una manera sutil para negarse.

9) “Acepte solo los proyectos en donde ambas partes ganen”. O sea, apueste por esos negocios que beneficien a su cliente y a su empresa. Si su cliente no se va a beneficiar “substancialmente” al adquirir su producto o servicio… es un mal negocio. Por otro lado, si la remuneración que obtendrá por el negocio no le permite obtener una utilidad razonable después de pagar los costos... es un mal negocio.

10) “Concéntrese en la tarea actual”. Si se Concentra al 100% en una y sólo una tarea a la vez, podrá lograr períodos altamente productivos. Sin embargo, lograr esta concentración y entrar en esta zona de productividad cuesta mucho trabajo y cualquier interrupción será suficiente para salirse de ella. Es por esto que deberá tratar de eliminar todas las distracciones posibles: desconectar el teléfono o activar la contestadora, apagar su celular, cerrar su correo electrónico o los programas para “chatear” y cerrar su puerta.

11) “Nunca olvide a la persona más importante”. A veces, cuando se tienen grandes proyectos en puerta, uno tiende a olvidarse de los demás y lo que es peor, de uno mismo. Sin embargo, para ser altamente productivos se requiere de un adecuado balance entre cuerpo y mente. Eso implica realizar actividades de relajación y recreación, como asi también procurar una alimentación adecuada para poder adquirir un estado de armonía y rendir al máximo, largos períodos de tiempo.

12) “Fije tiempos límites para las actividades”. Leer y responder emails puede consumir un día entero si lo permite. En lugar de eso, es necesario que ponga un límite para cada tarea y que lo cumpla.

13) “Asegure el correcto funcionamiento de sus sistemas”. Si pierde mucho tiempo buscando documentos en su PC, entonces es tiempo de que organice el sistema de administración y archivado de los documentos existentes. La idea es que tenga siempre a mano lo que necesita.

14) “¡No gaste el tiempo en esperas!”. Ya sea en reuniones con clientes o en turnos con el médico, es imposible evitar esperar a alguien o a algo. Pero su espera debe ser productiva. ¿Como lograrlo? Tenga a mano algo para hacer, como un informe que deba estudiar, un folleto que necesite analizar y aprobar, o simplemente tenga una hoja de papel en blanco que le permita planificar su próxima campaña de marketing.

EL TIEMPO Y LAS CRISIS

Prevenir no sólo es mejor que curar, sino que también es ganar tiempo

Si prevé las crisis y toma ciertas medidas para evitarlas o enfrentarse a ellas, estará invirtiendo sabiamente su tiempo. Las cosas muy rara vez evolucionan hasta el nivel de una crisis sin alguna advertencia previa. Un poco de previsión y de mantenimiento preventivo le asegurarán que pasará su tiempo dedicado al logro de sus metas, en vez de pasarlo reaccionando a las crisis.

EJERCICIO SOBRE LOS MALVERSADORES DE TIEMPO

Una buena recomendación es que cada día, antes de concluir su jornada laboral, invierta unos minutos en revisar los resultados conseguidos. Para esto deberá responder las siguientes preguntas:

1) ¿En qué grado y medida consegui los objetivos propuestos?

2) ¿Cuánto tiempo dediqué a los trabajos programados y a los imprevistos?

3) ¿Puedo reducir alguna de las tareas a través de mi secretaria o un subordinado?

4) ¿Efectue algún trabajo inútil, en función de los resultados que debo conseguir?

5) ¿Qué trabajos hubieran resultado más efectivos si hubiera consultado con alguien más?

6) ¿El número de interrupciones del día fue normal?

Después de estas preguntas deberá tomar decisiones. Lo mejor que puede hacer en ese instante es escribir los objetivos y prioridades del día inmediato. En este momento es más fácil hacer el enlace entre una jornada y otra.

¡Si de verdad quiere conseguir éxito en la organización del tiempo, deberá cultivar la tenacidad!

¿Como ayudar a su empleado administrativo a ser más eficiente?

2008-06-09T05:05:00.000-07:00

Sabemos que el recurso humano es -para cualquier institución-, dada una cierta cantidad de recursos (fisicos, tecnológicos, humanos, financieros), el que marca la diferencia a la hora de obtener resultados. Por lo tanto, mejores o peores resultados, van de la mano de la eficiencia de nuestro personal.

La eficiencia se logra a través del uso racional de los recursos disponibles para alcanzar un objetivo predeterminado.

Mayor eficiencia implica mayor productividad. A mayor eficiencia menor será la cantidad de recursos que se empleen, lográndose una mejor optimización y rendimiento.

En el concepto implícito en el primer párrafo hablamos de los empleados comprometidos directamente en la producción de nuestros bienes o servicios, de aquellos que integran el costo del producto también denominados mano de obra.

Pero, ¿qué sucede con los empleados administrativos? ¿con aquellos que trabajan en nuestras oficinas, generando contactos, manteniendo vínculos, ordenando papeles, manejando nuestra agenda?

A pesar de que su trabajo no integra el costo de producción, el mismo integra el resultado del ejercicio comercial.

SOBRE LA EFICIENCIA PERSONAL

La eficiencia personal es la habilidad que posee una persona para lograr sus propios objetivos o realizar las tareas que le han sido encomendadas.

Todos sabemos que el ser humano es un ser social, por lo tanto la gran mayoría de sus logros involucran planeamiento y relación con otros seres humanos. De aquí que la eficiencia personal es, en gran medida, una habilidad social que tiene que ver con la manera de conseguir información, interés, apoyo y colaboración de otros seres humanos, más que un asunto de habilidades o fuerzas individuales.

Para que esta sea plena requiere en el individuo una capacitación apropiada; canales de comunicación fluidos; objetivos claros de la institución; una adecuada motivación y una correcta organización, entre otras cosas.

Un individuo es eficiente en la medida en que logra sus objetivos. Si ese objetivo es un proyecto de trabajo, será más eficiente si logra desarrollar la habilidad para hacerlo con menos esfuerzo, de un modo más directo y con un menor margen de error.

Un individuo es eficiente cuando logra...

Captar la atención de sus pares y superiores;

Infundir respeto;

Despertar y mantener el interés del resto del grupo;

Atraer buena voluntad;

Manejar adecuadamente los desacuerdos y diferencias, a fin de que sea capaz de acercar a los demás sus puntos de vista en lugar de alejarlos;

Despertar en los otros el deseo de actuar conforme a sus propósitos;

Conseguir apoyo y cooperación;

Obtener todo lo anterior de manera rápida, fácil y de preferencia sin tener que pedirlo;

Evitar antagonismos innecesarios;

Mantener buenas relaciones interpersonales.

Nadie es lo suficientemente eficiente, pero puede tratar de ser lo más eficiente posible.

Un profesional, en un momento de autocrítica al respecto, comentó lo siguiente:

-“En lo personal, hace 2 meses tardaba semanas en terminar un desarrollo que, de haberlo hecho con mi capacidad máxima, lo hubiese terminado un 70% más rápido. Pero había varios factores que impedían que pudiese concentrarme y desenvolverme rápidamente en mi trabajo.”

Esto puede trasladarse al ámbito administrativo... Veamos qué puede contribuir a que el trabajo de oficina sea eficiente...

1. UN ESCRITORIO ORDENADO

¿Quién no se sintió alguna vez superado por el desorden? Cualquier persona, sin distinción, solo necesita 10 minutos para hacer de un escritorio ordenado un verdadero desastre. ¡El desorden genera estrés laboral!

-“¿Por donde comienzo? ¿Donde quedó anotada la reunión del miércoles? ¿Donde archivé la última resolución del Directorio? ¿Donde está la carpeta de proyectos? ¿Donde quedaron las facturas de servicios? ¿Quedó algo pendiente?”...

Estas son tan solo algunas de las preguntas mas frecuentes que suelen hacerse, cuando no se sigue una metodología apropiada de trabajo.

Toda persona tiene que aprender a organizar su área laboral, como asi también sus archivos de PC. Esta tarea es difícil, pero con tiempo y disciplina nace el buen hábito.

Una técnica que da buenos resultados es la de asignar “su casa” (ubicación) a cada objeto, y tratar de mantenerlos allí.

Es esencial que cada empleado posea un anotador, y que NADIE en la oficina o lugar de trabajo lo toque mas que él mismo.

Papeles que no se usan ¡papeles que van a la basura! ¿Clips doblados de formas extrañas en momentos de “inspiración”? ¡A la basura!

Todo lo que no sirva, debe ser tirado o guardado en una caja y embalada en algún lugar que no moleste, para que luego -si falta algo- pueda llegar a encontrarse ahí; pero como prioridad máxima, sacarlo del lugar de trabajo. La idea es no conservar nunca sobre el escritorio más que los documentos útiles para el trabajo en curso.

¿Archivos de la PC guardados en cualquier sitio de “Mis documentos”? Es muy importante que los mismos sean clasificados bajo ciertos criterios, como temas, fechas, personas, vencimientos, etc... y que se abra para cada uno de estos ítems, una carpeta que pueda ubicarse con facilidad dentro de la pantalla. También es primordial eliminar aquellos archivos que se encuentren duplicados, o todos aquellos que resulten irrelevantes al trabajo encomendado.

La limpieza y el orden deben constituir la disciplina principal de todo trabajo, ya que no solo propician una buena imagen, sino un gran bien-estar personal.

2. DONT POST-IT, WRITE – IT DOWN

Algo peligrosísimo son los denominados Post-it (esos papelitos de colores con goma de pegar en un lado de ellos, que sirven para pegar mensajes en la oficina, en el monitor o donde sea).

Los Post-it son una herramienta de doble filo, porque así como pueden ayudar, también pueden ocasionar problemas y llevar al desorden rápidamente. Los papelitos por más pegamento que tengan en la parte de atrás, tienden a volarse, perderse o ser obsoletos delante de un anotador.

Resulta apropiado tener un anotador de unas 40 hojas, preferentemente con renglones y con un buen papel (grueso, que no pase lo escrito para el otro lado) o una buena agenda electrónica, que asegure que la información esté cuando sea requerida.

3. ADOPTAR UN CRITERIO PARA SEGUIR LOS TRAMITES INICIADOS

En la actualidad existen numerosos ordenadores que nos permiten asentar y seguir cada trámite iniciado. Tenemos agendas electrónicas, agendas convencionales, tacos, agendas en nuestra PC, planillas diseñadas a tal fin, etc.

Es recomendable que, se adopte el sistema que se adopte, siempre se comienze la jornada con una revisión de las tareas a efectuar, se siga un orden del día y se tache cada cosa realizada

4. EVITAR EL ESTRES LABORAL

Como reacción física y mental ante una amenaza, el estrés es un fenómeno normal del organismo que nos permite adaptarnos a distintas circunstancias. Por eso, en un principio aumenta el rendimiento, pero hay un punto a partir del cual se transforma en distress. Es entonces que las personas comienzan a sentir malestar emocional y físico, reduciendo su eficiencia.

¿Qué dispara el estrés? Exceso de trabajo (medido en cantidad, calidad y tiempos); clima laboral desfavorable; maltrato de superiores; expectativas no satisfechas, debido al desfasaje entre objetivos organizacionales y personales; falta de identificación de los empleados con la organización; falta de objetivos claros; carencia de una conducción clara, que contenga al grupo de empleados; desconocimiento del trabajo a efectuar, falta de capacitación; falta de una rotación oportuna; etc.-

¿Cómo evitar el estrés en la oficina? Arreglando el espacio ocupado, aunque este sea limitado; logrando un adecuado aislamiento del ruido (el de los demás empleados y sobre todo el de las máquinas -télex, impresoras, teléfonos, etc.-); combatiendo el desorden; vigilando la iluminación para que sea homogénea en toda la oficina; promoviendo pausas breves cada ¾ de hora, durante la cual el empleado podrá beber, fumar, conversar con sus compañeros; vigilando la ventilación ya que el cansancio y la irritabilidad se deben a menudo a una atmósfera cargada; cuidando la comodidad física del empleado; cuidando el consumo de cigarrillo en instalaciones cerradas ya que el tabaco disminuye las facultades de reflexión al reducir el riesgo cerebral por desprendimiento de óxido carbono en la sangre.

5. ADMINISTRAR CORRECTAMENTE LAS LLAMADAS TELEFONICAS

El teléfono es un medio directo para lograr distintos objetivos, conformando muchas veces el primer contacto que los clientes poseen con toda organización/empresa.

Una buena o mala llamada es el punto de inicio de un buen o mal servicio. ¿Qué consideraciones deben efectuarse para que la comunicación telefónica sea eficiente y permita potenciar los resultados esperados? Hay que identificar el sector con el que se habla, también saber escuchar, saber preguntar, mantener una adecuada actitud de servicio, modular la voz, ser claros, resolver problemas originados en la comunicación y procurar buenos modales, entre otras cosas.

Con respecto al teléfono en si, resulta conveniente colocarlo a la izquierda de cada persona (a la inversa si es zurdo), para tomar las notas con mayor facilidad.

Con respecto a las llamadas, resulta conveniente no atenderlas mientras se participa de una reunión; devolver las llamadas no receptadas; regular el tráfico telefónico; ser sinceros en la respuesta; saber decir que no; agrupar las llamadas, previendo un día o un momento del día para realizarlas.

6. MEJORAR LAS RELACIONES INTERPERSONALES

Un clima laboral tenso, agresivo y competitivo suele generar conflictos que redundan en una menor eficiencia.

Es sabido que, a la estructura formal de toda organización se le superpone una estructura informal, que es la que determina los vínculos entre las personas y sus relaciones.

Existen diversos modos de mejorar este tipo de relaciones. Para ello se debe estudiar las características propias del grupo humano con que se cuente y tener la suficiente capacidad como para comprender que, si 2 personas son incompatibles, nunca deben compartir el mismo espacio físico porque ello origina conflictos mayores, que generalmente suelen terminar en la formación de “bandos”.

Para mejorar las relaciones entre las personas se deben mejorar o “limpiar” los canales de comunicación, explicitar los objetivos y comprometer a cada persona en la consecución de los mismos; eliminar -en la medida de lo posible- los rumores de pasillo y ser claros al momento de impartir órdenes para que no se generen dudas.

Por otra parte resulta conveniente no solo realizar reuniones periódicas de trabajo en las que se compartan experiencias, se disuelvan dudas, se solucionen problemas; sino que resultan apropiadas las reuniones informales (comidas, desayunos, actividades deportivas o recreativas en general) para que las personas puedan concocerse en ámbitos de mayor distención.

7.FOMENTAR LA CAPACITACION

Invertir en capacitación es invertir en la misma organización. ¿Por qué? Porque no se puede hacer bien, lo que no sabe hacer.

Nuestro contexto es altamente competitivo y demanda empleados capacitados, porque estos nos ayudarán a obtener mayores resultados. Por otra parte, un empleado capacitado es un empleado motivado.

Los consejos podrían extenderse ampliamente, pero lo cierto es que, en los tiempos que corren... necesitamos ser competentes; ofrecer bienes y servicios que logren posicionarse rapidamente en la mente del consumidor; tener empleados comprometidos con los objetivos organizacionales; tener estructuras flexibles y canales de comunicación fluidos... nada puede quedar librado al azar.

¿Por qué fracasan los cambios en las organizaciones?

2008-06-03T06:24:00.000-07:00

El poder de crear Calidad de Vida se halla en nuestro interior, en nuestra capacidad para desarrollar y utilizar nuestra brújula interior, de manera que podamos actuar con integridad al momento de elegir.

La forma como vemos (nuestro paradigma) nos conduce a lo que hacemos (nuestras actitudes y conductas); y lo que hacemos nos lleva a los resultados que obtenemos en nuestra vida. Por lo tanto, si deseamos generar un considerable cambio en los resultados, no nos basta con alterar actitudes y conductas, métodos o técnicas: nos es preciso modificar los paradigmas básicos de donde surgen.

Cuando intentamos cambiar la conducta o el método sin modificar el paradigma, éste finalmente vence al cambio. Es por ello que no tienen éxito las tentativas de "implantar" capacitación o calidad en las organizaciones. No es posible implantarlas, deben desarrollarse. Surgen de forma natural de los paradigmas que las crean.

Lo mismo sucede con las personas: no podremos generar cambios significativos en nuestras vidas mientras no identifiquemos los mapas mentales y los supuestos que nos dominan.

El cambio de una herramienta o método de planificación no altera los resultados que se obtienen en las organizaciones o en la propia vida. Al decir de Einstein: "No podemos solucionar los problemas trascendentales con que nos enfrentamos, con el mismo nivel de pensamiento que los creó".

La administración opera sin salirse del paradigma. El liderazgo crea nuevos paradigmas. La administración funciona dentro del sistema. El liderazgo influye sobre el sistema. Mientras que la administración se orienta al problema, el liderazgo se dirige hacia la oportunidad. Se administran "cosas" pero se lideran personas.

Para poner primero lo primero en nuestra vida es fundamental anteponer el liderazgo a la administración. ¿Hago las cosas correctas? antes que ¿Hago las cosas de la forma correcta?

Sobre motivación: Frases del Club Rich Dad (Padre Rico)

2008-06-02T06:42:00.000-07:00

1 El mundo le aplaude a los ganadores. ¡Unete a ellos!

2 Tú tienes el derecho de triunfar. Está en ti el ejercer ese derecho.

3 Tú eres lo que piensas que eres. Positiviza tu diálogo interior y tu mundo cambiará.

4 El primer paso para alcanzar el éxito es creer que puedes alcanzarlo.

5 Si quieres que te traten como un ganador, intenta siempre verte como uno.

6 Visualiza tu éxito futuro y toma acción ya para hacerlo realidad.

7 Nada te acerca más al éxito que tu decisión inconmovible de alcanzarlo.

8 “Nunca te rindas. Aun ante las adversidades, piensa que el éxito puede estar a la vuelta de la esquina.”

9 Tal vez no puedas cambiar al mundo, pero sí tienes absoluto poder para cambiar tu mundo.

10 No te compares con otra persona: compite, sí, pero contra tu propio potencial.

11 Tu mente es la mejor computadora del mundo.¡Prográmala para Triunfar!

12 “El conocimiento es sólo poder en potencia.”¡Sácale provecho a ese potencial!.

13 Para triunfar en la vida, siempre necesitarás de los demás. Llevarse bien con la gente es una estrategia ganadora.

14 Enfócate. No diluyas tu potencial. Ponte metas alcanzables y persíguelas constantemente.

15 Cuida tu empaque personal. El mundo te juzgará primero por tu apariencia y tu presentación.

16 La primera batalla del éxito es intracraneal.Tienes que convencerte de que puedes lograrlo.

17 Para una mente triunfadora, cada situación trae siempre consigo una oportunidad.

18 Los minutos cuentan: enfócate en las acciones cuyos resultados te traigan beneficios.

19 El éxito no es cuestión de casualidades sino de “causalidades”. El éxito se basa en causa y efecto.

20 Eres el producto de tus pensamientos y de tus acciones. Modifícalos y tu vida cambiará.

21 “La ´suerte´ se da cuando la preparación y la oportunidad se juntan.”¿Estás preparado para cosechar tu ´suerte´?

22 No lo pospongas. ¡Hazlo ya”Recuerda que la vida se nos va en minutos perdidos.

23 “Qué extraño: ¡entre más trabajo, más suerte tengo”. Henry Ford.

24 “El éxito es 1 por ciento inspiración y 99 por ciento transpiración”. Thomas Alba Edisson.

25 Si ves el mundo muy gris, puede ser que estás volando muy bajo. “Elévate: arriba de las nubes el cielo siempre es azul.”

26 El 85% de tu éxito dependerá de una buena actitud. Todo lo demás representa sólo el 15 por ciento.

27 “Esfuérzate y sé valiente. No temas ni desmayes”. La Biblia.

28 Garantízate tu desarrollo en la empresa: contribuye diariamente con su éxito.

29 ¡Acción! El mundo pertenece a los que hacen, no a los observadores inactivos. No te quedes en la acera. ¡Unete al desfile!

30 Sonríele a la vida, y la vida te sonreirá a ti.
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Delascio"Tanto si crees que puedes como si crees que no puedes, estás en lo cierto"

Emprendimientos personales: Proceso de comercialización, el mercado

2008-05-30T08:45:00.000-07:00

El proceso de comercialización no implica solo vender nuestro producto o servicio, sino también incluye otros aspectos importantes como ser: la promoción, la distribución o entrega y la cobranza.

Antes que nada nos volveremos a hacer las siguientes preguntas:

¿Cuál es nuestro producto?
¿Cuál es el mercado donde vamos a vender?
¿Por qué razón nos van a comprar a nosotros?

EL MERCADO

Uno de los aspectos más importante de nuestro emprendimiento es la venta del producto o servicio que ofrecemos.

Si tenemos el emprendimiento en marcha o si estamos pensando iniciarnos en un negocio, tenemos que analizar detalladamente cual puede llegar a ser nuestro mercado (ámbito donde intentamos que nos compren o nos contraten).

Nuestro mercado estará formado por:

Las personas que actualmente compran nuestros bienes o servicios (clientes actuales, reales)
Otras personas que consumen el mismo tipo de producto o servicio que nosotros vendemos, pero que se lo compran a otros a nuestros competidores
Aquellas personas que no consumen este tipo de productos o servicios pero que podrían tener interés en hacerlo (clientes potenciales)

Cuanto más conocemos el mercado, más posibilidades de éxito tiene nuestro negocio. Conocer el mercado significa saber: qué necesitan, que prefieren, que les gusta a nuestros clientes (reales y potenciales)

Todas las acciones que desarrollamos para darle respuesta satisfactoria a esas preguntas constituyen el mercadeo.

Nuestro mercadeo también está integrado por nuestros competidores, o sea, todos aquellos que ofrezcan productos o servicios similares a los nuestros y que lo hagan a las mismas personas a quienes nosotros vendemos o intentamos vender.

Para aumentar nuestras ventas será importante que observemos constantemente a la competencia:

¿Qué vende?
¿Cómo vende? ¿Dónde vende? ¿A qué plazo vende?
¿Qué características tiene su producto?
¿A qué precio vende?

Asimismo otro lado será igualmente importante: estar atentos a nuestros clientes para no perderlos, asegurarnos que se queden conformes con nuestra atención, precio y calidad. Al mismo tiempo ver la manera de captar nuevos clientes.

Emprendimientos personales: ¿Cual es nuestra Ganancia / Utilidad?

2008-05-30T08:33:00.000-07:00

Para saber si nuestro emprendimiento es viable, lo que tenemos que averiguar es si el precio al que vendemos nuestro producto nos permite cubrir los costos y nos queda alguna diferencia a favor, para seguir creciendo.

Total de Venta – Costo Total = Ganancia / Utilidad

Los siguientes números nos mostrarán la ganancia de la venta por unidad y por las cantidades diarias y mensuales…

(cantidad x precio de venta) – (cantidad x Costo de venta) = Ganancia / Utilidad

Esto nos permite establecer cual es la utilidad o el margen que nos deja cada unidad que producimos. Con ese dato trabajaremos para saber cuanto tendremos que vender por mes, para que nuestro emprendimiento sea rentable.

Cuando nuestro negocio es un comercio, en el cálculo de los costos, no aparece todo lo relacionado con la producción, pero eso no quiere decir que no tengamos que calcularlos.

Si por ejemplo tenemos un kiosco, o un almacén, o un puesto en la feria, lo que vamos a tener como costo de materia prima será el precio de compra de los productos que vendemos.

El costo de mano de obra será el valor de las horas de atención del negocio y los gastos generales incluirán todo lo referido a la luz, el alquiler, los impuestos, los fletes, etc.

Para calcular la ganancia de nuestro negocio tendremos que llevar un cuidadoso registro de las compras y las ventas.

A fin de mes, la diferencia entre ambas nos dará la cantidad de dinero que nos quedó para cubrir los costos de mano de obra, los gastos generales y la ganancia del emprendimiento.

UNA VUELTA MAS DE TUERCA

Aún podemos sacarle un poco más de jugo al tema de los costos. Para que nos brinden más información podemos dividirlos en Costo Fijos y Costos Variables.

COSTOS FIJOS: Son aquellos que se producen independientemente del volumen de producción (cantidad de producto que realizamos). Un ejemplo fácil de entender es el alquiler, el cual lo tenemos que pagar aunque no se produzca nada.

COSTOS VARIABLES: Son aquellos que existen cuando hay actividad. Por ejemplo, el costo de las materias primas en un mes donde no se produce nada no hay que tenerlo en cuenta.

PUNTO DE EQUILIBRIO: Este punto significa la cantidad de unidades (pulseras, anillos, collares, kilos de pan, etc.) que se necesitan para producir, para no ganar no perder dinero.

Costos fijos mensuales / (precio de venta por un – Costo variable por un) = unidades de equil

Resultados posibles:

Estar en el punto de equilibrio;
Estar por encima del punto de equilibrio, con lo cual estamos ganando dinero;
Estar por debajo de dicho punto, con lo cual estamos perdiendo dinero

La situación que nos preocupa es el tercer resultado posible. En este caso deberíamos analizar si podemos:

Aumentar el precio de venta;
Bajar los costos variables (ej.: conseguir mejores precios en la materia prima)
Bajar los costos fijos (ej: evitar el alquiler, ahorrar electricidad, ganar menos por nuestro trabajo, etc.)
Cambiar y/o diversificar mis productos.

Según cual sea nuestro emprendimiento y cual sea la realidad actual del mismo, deberemos tener en cuenta que las máquinas y las herramientas (igual que los vehículos y otros bienes de uso) sufren un desgaste permanente que hacen que bajen su valor y que sean cada vez menos efectivas para la tarea.

Si se nos rompen o deterioran mucho y tenemos que reponerlas, nos encontraremos con un gasto de reposición inesperado. Para ello, muchos emprendedores van calculando en sus costos de cada unidad de producción, estas 2 situaciones. A ello se le llama AMORTIZACION de los bienes de uso y PREVISION por desgaste y roturas.

Emprendimientos Personales: Proceso de Administración

2008-05-30T06:22:00.000-07:00

HABLEMOS DE COSTOS

Todos sabemos que para realizar una actividad, -cualquiera que fuere-, necesitamos de RECURSOS, y que hablar de recursos implica hablar del VALOR que estos llevan implícitos.

Incluso nuestro propio trabajo es un recurso, y es muy importante tenerlo en cuenta.

En definitiva, cuando elaboramos un producto o prestamos un servicio debemos considerar todos los recursos que necesitamos para producirlos o brindarlos, porque la sumatoria del valor que posea cada uno de ellos, conformará el COSTO que deberemos afrontar para su ejecución.

Si nuestro emprendimiento, por ejemplo, consiste en la elaboración de tortas, necesitaremos comprar harina, azúcar, leche, huevos, manteca, etc.; además, deberemos tener en cuenta el valor de nuestro tiempo dedicado a la producción, los utensilios de cocina, el gas, la luz y el alquiler del lugar dedicado a la producción, entre otros factores, etc.

A simple vista podemos advertir que existen distintas clases de costos:

a) Materia Primas e Insumos: harina, azúcar, leche, huevos, manteca, y cada ingrediente que requiera la elaboración de la torta, como dulce de leche, crema, chocolate, nueces, etc.;

b) Mano de Obra: nuestro tiempo y el de los terceros dedicados a la producción;

c) Gastos Generales: son los que no podemos diferenciar dentro del producto pero están, son denominados costos indirectos, como luz, gas y uso/desgaste de cocina. Estos costos son prorrateables en la totalidad de la producción.

¿Para qué sirve conocer el costo total de nuestro producto?

Para compararlos con los ingresos y saber si estamos obteniendo GANANCIAS, o en caso contrario, si estamos perdiendo dinero y debemos comenzar a hacer algo para revertir la situación.

Una buena ayuda, para conocer el costo total del producto que vamos a producir, sería el responder las siguientes preguntas:

. ¿Cuánto podemos producir?

. ¿Qué recursos necesitamos y qué cantidad de cada uno de ellos, para alcanzar la producción que pretendemos realizar?

. ¿Cuál es el costo de estos recursos?

. ¿Cuál es nuestra ganancia/utilidad? (para lo cual deberemos comparar el costo total con el precio de venta)

Bien, intentemos responder cada una de estas preguntas...

¿CUANTO PODEMOS PRODUCIR?

Lo primero que debemos definir es cuanto tiempo real vamos a dedicar a la realización de nuestro producto.

Luego deberíamos calcular cuanto tiempo nos llevaría realizar cada unidad de producto.

Productividad = tiempo máximo x eficiencia máxima

Si nos dedicamos a elaborar pulseras… Entonces preguntemonos: ¿Cuánto tardamos en hacer cada pulsera?¿Cuántas pulseras podremos hacer en un día de trabajo?¿Cuántas pulseras podremos realizar en el tiempo que pensamos dedicarle al trabajo? (ya sea en un día, una semana o un mes)

¿QUE RECURSOS NECESITAMOS Y QUE CANTIDAD DE CADA UNO DE ELLOS PARA ALCANZAR LA PRODUCCION QUE PRETENDEMOS REALIZAR?

a) MATERIA PRIMA E INSUMOS: son todos aquellos recursos que van “dentro” de cada una de las unidades que producimos.

b) MANO DE OBRA: Es difícil calcular el costo de la mano de obra propia, pero hay que calcularla de algún modo. Tal vez averiguando como se paga un trabajo similar o simplemente estimando una cantidad que nos parezca razonable.

c) GASTOS GENERALES: También tenemos que considerar los gastos generales, es decir, todas aquellas otras cosas que son necesarias para la producción como el alquiler, la luz y otros elementos. Con estos costos hay que tener en cuenta algunos detalles especiales. Estos elementos no se gastan con la primera o la décima unidad producida. Con la luz y el gas puedo hacer una estimación según las horas de uso para el emprendimiento.

¿CUAL ES EL COSTO DE NUESTRO PRODUCTO?

Conociendo el costo de la materia prima e insumos, de la mano de obra y de los gastos generales, podemos calcular el costo total de cada producto y el costo total de la producción por día, por semana y por mes…

COSTO TOTAL = MATERIA PRIMA + MANO DE OBRA + GASTOS GENERALES

Emprendimientos personales: Procesos de Adquisición y Producción

2008-05-26T18:12:00.000-07:00

PROCESO DE ADQUISICION O COMPRAS

Las adquisiciones pueden ser para cuatro fines:

1) Insumos de Producción: se utilizan en el proceso de producción por única vez, como por ejemplo: materias primas, materiales e insumos;

2) Insumos generales: son los necesarios para realizar las tareas generales en el emprendimiento. Ejemplos: papelería, talonarios de facturación, artículos de limpieza, etc.;

3) Inversiones en capital productivo: se utilizan en varios procesos de producción y están sometidos al desgaste con el tiempo (amortización). Acá tenemos utensilios, herramientas, maquinarias;

4) Otras inversiones: no se utilizan en el proceso de producción directamente, pero si son para el negocio. Ejemplo: carteles de publicidad, mostradores para el negocio, computadoras

Toda adquisición implica un intercambio de recursos, ya sea de de un tipo o de otro.

En el momento de realizar una compra debemos considerar diversas fuentes alternativas de obtención de fondos: venta de bienes, ahorros, préstamos, plazo de pago de proveedores, créditos a clientes, trueque.

¿Por qué es importante el proceso de adquisición?

a) Al realizar una adquisición permitimos que el control de la empresa dependa de factores externos, por ejemplo: el proveedor;

b) Parte de las adquisiciones se convierten en costos y es importante conocerlos para minimizarlos;

c) Otra parte de ellas se convierten en inversiones, y una larga vida útil es la mejor protección de nuestro dinero;

d) La calidad de nuestros productos depende de la calidad del material adquirido.

Por estas razones, antes de tomar la decisión de adquirir un insumo o una máquina, habrá que realizar un análisis. Esto es lo que llamamos el análisis de la gestión de compra, el cual podremos desarrollar basándonos en las siguientes preguntas:

1) ¿Cual es el fin de la adquisición?

2) ¿Es imprescindible?

3) ¿Con qué combinación de recursos (propios y/o de terceros) quiero y puedo comprar?

4) ¿Cuáles son las alternativas para la adquisición? (fabricarlo uno mismo, comprarlo o que lo fabrique otro)

5) ¿Cuál es la mejor alternativa? (combinando calidad y máximo beneficio)

PROCESO DE PRODUCCION

En este proceso se transforman los recursos en productos finales o servicios. Esto es: la materia prima con la mano de obra, la infraestructura, los materiales, la energía, el dinero, las ideas y los diseños se procesan a través del proceso de producción, y se transforman en el bien o servicio ofrecido al consumidor.

Para la gestión del proceso de producción, al igual que para el proceso compras, intentaremos aprovechar al máximo el uso de nuestros recursos actuales, tomando en cuenta lo siguiente:

1) utilizar al máximo la infraestructura ociosa del emprendimiento. Aprovechar de la mejor forma todo lo existente;

2) Tratar de combinar en el proceso de producción lo industrial con agregados artesanales que puedan ser aprovechados.

Al invertir los recursos en el proceso de producción, encontraremos tres grandes rubros de costos. Estos costos son:

. Materia Prima e insumos;

. Gastos Generales;

. Mano de Obra

Para realizar el diagnóstico de la gestión actual del proceso de producción, tomaremos diversos criterios de evaluación:

1) Evaluar la confiabilidad y flexibilidad del Sistema de Producción. Un sistema de producción es confiable cuando podemos estar seguros de no fallar, al menos en la mayoría de las veces; y es flexible cuando tiene la capacidad de adaptarse a los cambios del contexto, por ejemplo, para modificar las características del/los productos que se fabrica/n. Esta es la gran ventaja de la microempresa por sobre la gran empresa.

2) Análisis de Tecnología. Los cambios de tecnología y de mercado nos obligan a evaluar las posibilidades de incorporación de tecnologías nuevas, especialmente aquellas que nos permitan ahorrar sin perder calidad;

3) La relación de los costos de producción con el precio final del producto. Acá hay que determinar:

. La relación entre el costo materia prima principal / Precio de venta;

. La relación entre el costo de los insumos principales / Precio de venta;

. La relación entre el costo de mano de obra (propia y de terceros) / Precio de venta.

Estos puntos nos permitirán conocer la relación entre el uso de los recursos y el proceso de producción. Reflejan el rendimiento de nuestros recursos y al compararlos a lo largo de los meses nos indicará si hemos aumentado el costo en alguno de estos rubros. Reflejan el peso de cada uno de estos rubros en el producto final.

Por ejemplo: observamos que de un mes a otro la relación materia prima / precio de venta aumentó, podemos concluir que estamos consumiendo más materia prima de la necesaria, y al buscar la causa podemos detectar, entre otros casos, una falla en el proceso de producción. Esto nos permite poder hacer un control sobre la producción y nos permite tomar decisiones para que este se desarrolle de la mejor forma.

Emprendimientos personales: Diagnóstico empresarial

2008-05-19T14:18:00.000-07:00

¿Qué es el diagnóstico empresarial?

El diagnóstico es un proceso analítico que permite conocer la situación real de la empresa en un momento determinado. Permite descubrir problemas y áreas de oportunidad, con el fin de corregir los primeros y aprovechar las segundas.

Si tuviesemos que identificarlo con algo propio de la cotidianeidad de nuestras vidas, diríamos que se parece a una fotografía tomada al azar. ¿Por qué? porque esta congela la realidad en un instante de tiempo y con el diagnóstico sucede igual.

En el diagnóstico se examinan y mejoran no solo los sistemas y prácticas de la comunicación interna y externa, sino también la cultura que lleva intrínseca la empresa.

¿A qué llamamos cultura organizacional?
A los distintos modos de ser, hacer y pensar del grupo de personas que trabajan en pos de un objetivo general. Esto incluye: historietas, metáforas, símbolos, comentarios y costumbres, etc.

Bien. Ahora tomemos nuestro emprendimiento y tratemos de responder lo siguiente:

a) ¿Qué productos ofrecemos?

b) ¿Cuál es la ventaja competitiva de nuestros productos?

c) ¿Por qué la gente compraría nuestros productos y no los de la competencia?

d) ¿Qué valor agregado tendrían nuestros productos?

e) ¿Cuál es nuestra visión empresarial?

f) ¿Qué objetivo nos proponemos a largo plazo?

g) ¿Cómo imaginamos el negocio a futuro?

El diagnóstico interno implica determinar qué recursos necesitamos y qué procesos identificamos.

RECURSOS

Recurso es todo lo que necesitamos para desarrollar nuestro emprendimiento. Los recursos pueden ser:

Humanos: Todas las personas que trabajan en el negocio;
Financieros: el dinero en efectivo o en cheques, los créditos que se pueden conseguir o el plazo de pago que nos otorguen nuestros proveedores en la compra de mercadería;
Físicos: acá tenemos recursos de infraestructura (maquinarias, inmuebles, rodados, etc.);
Materiales (insumos y materia prima necesaria para hacer el bien y/o servicio, Ejemplo: pegamento, harina, cuero, etc.), y
El tiempo

Asimismo y dependiendo de donde provengan estos recursos, podemos identificar entre:

a) Recursos Propios: son los de nuestra propiedad que ponemos a disposición del emprendimiento;

b) Recursos de Terceros: pertenecen a otra persona, pero fueron puestos oportunamente a nuestra disposición

PROCESOS
Los procesos de una actividad pueden ser clasificados de la siguiente manera:

De Adquisición: Compras. Este proceso implica la obtención de insumos, materia prima, maquinarias, equipamiento, herramientas, utensilios, etc.;

De Producción: Trabajo transformador. Implica la transformación de los recursos humanos, financieros y físicos en el producto terminado;

De Comercialización y Ventas: Intercambio. Acá debemos definir productos (bienes o servicios), mercado, precio, estrategias de promoción y venta;

De Administración: es el soporte de las áreas de costos, recursos humanos, tareas generales y registración contable.

Es muy importante que cada emprendedor reconozca cada uno de los procesos de su microempresa, ya que en general nos concentramos solo en el de producción y nos olvidamos del resto.

¿Qué implica gestionar un emprendimiento personal?

2008-05-17T09:48:00.000-07:00

Al decidir trabajar con un emprendimiento personal debemos tener en claro 2 aspectos de suma importancia:

Por un lado: Cuál es el objetivo que nos lleva a trabajar sobre el emprendimiento en cuestión… ¿Generar el ingreso principal para nuestra familia? ¿Obtener un ingreso extra?

Luego debemos formularnos y trabajar sobre 3 preguntas:

1) ¿Qué haremos? Esto es, qué producto y/o servicio ofreceremos

2) ¿Con qué haremos? O sea, qué recursos necesitaremos para llevar adelante el mismo

3) ¿Cómo lo haremos? Lo que implica determinar los procesos y tareas que serán necesarios para desarrollar la actividad

En esencia, estas preguntas encierran los siguientes aspectos, sobre los cuales deberemos decidir:

1) Proceso de adquisición o compras

2) Proceso de producción / fabricación, el cual transforma los recursos en productos o servicios

3) Proceso de comercialización o ventas

4) Proceso de administración, el cual estudia los costos, el registro de operaciones, etc.

La sumatoria de todos estos ítems conforma la GESTION. Otro aspecto que debemos tener en cuenta es el CONTEXTO y sus variables de mayor relevancia.

En una entrega anterior dijimos que el contexto o entorno es el medio en el cual se encuentra inserto nuestro sistema (emprendimiento) influyéndolo y alterándolo, pudiendo este, a su vez –en mayor o menor medida-, producir influencia sobre aquel.

Bien… ¿Qué debemos analizar entonces del contexto? Debemos analizar variables tales como la competencia, el clima, las medidas económicas, los gustos y preferencias de los clientes, los usos y costumbres de la sociedad, el precio y la accesibilidad de los materiales, las leyes que eventualmente pudiesen frenar o impulsar una determinada idea, etc.

Imaginemos las siguientes situaciones:

La producción de vino, destinado al consumo local, en una comunidad abstemia;

La producción de chocolates caseros –sin una clara diferenciación de producto y a costos sensiblemente mayores que los manejados por la competencia- en una localidad con competidores fuertes y muy bien posicionados a nivel local y nacional;

La producción de velas en un momento en el que no se consigue su materia prima principal;

La producción de papel, cuando se encuentra prohibida la tala de árboles; etc.

No es difícil advertir lo que sucedería en estos casos. Por eso es importante no dejar nada librado al azar. Todo debe ser analizado, estudiado y proyectado para disminuir los márgenes de error y acercarnos al éxito que tanto esperamos.

Guía práctica para gestionar un emprendimiento personal: Economía Popular Solidaria

2008-05-12T07:20:00.000-07:00

Antes de avanzar con el tema de los emprendimientos personales, les propongo analizar -muy brevemente- estos 4 temas relacionados directamente con la economía:

ECONOMIA

La economía es el estudio de la forma en que las sociedades deciden qué van a producir, cómo y para quien, con los recursos escasos y limitados que poseen… por lo tanto, y tal como se desprende de su definición, no se opone a la “cuestión social”, por cuanto busca a través de la respuesta a estos interrogantes, el bienestar general de la misma.

El vocablo “economía” proviene del griego y quiere decir “cuidar la casa”… oikos-nomía. Pero, como a lo largo de la historia el término ha sido apropiado por los técnicos, los economistas y los grandes intereses financieros, se tornó un concepto “lejano” y causal de múltiples problemas sociales.

En la actividad económica se desarrollan los siguientes procesos:

1) Proceso de Adquisición y Consumo: Este proceso incluye todo lo relacionado con la consecución de lo que necesitamos para producir o para cubrir nuestras necesidades personales y familiares. Ejemplo: alimentos, ropa, calzado, etc.;

2) Proceso de Producción: Es todo lo que hacemos para transformar un insumo o materia prima en un producto final (bien o servicio). Ejemplo: el proceso –modo de cocción- que transforma la leche, la glucosa y el azúcar (materias primas) en dulce de leche (producto final);

3) Proceso de intercambio, comercialización: Es todo lo que hacemos para poder vender o intercambiar bienes y servicios. Ejemplo: venta directa; venta a través de negocios mayoristas o minoristas; ventas por internet; venta en ferias regionales; venta en exposiciones, etc.;

4) Proceso de acumulación/ahorro: Es todo lo que hacemos para conseguir el dinero, que nos permita volver a hacer los productos que necesitamos para el consumo, más lo que necesitamos para intercambiar. Ejemplo: reinversión de ganancias, aporte de los socios o integrantes de la empresa/emprendimiento (financiación interna); préstamos solicitados a entidades financieras o terceros (financiación externa).

ECONOMIA POPULAR

Son todas las “acciones de economía” que desarrollan las familias para poder llevar el sustento diario a sus hogares. Ejemplo: changas; huertas y granjas para autoconsumo y venta menor; participación en comedores; participación en algún plan del gobierno a cambio de horas de trabajo; trabajo en relación de dependencia con sueldo fijo…

De esto se desprende que, las familias y las organizaciones sociales y comunitarias también pueden -y deben- hacer economía en el sentido amplio de la palabra.

ECONOMIA SOLIDARIA

Son todas aquellas acciones y estrategias, que llevan adelante no solo los sectores populares para lograr su sustento, sino las relaciones de cooperación.

ECONOMIA POPULAR SOLIDARIA

Es el encuentro entre la economía, en su sentido más amplio, con lo popular y lo solidario. La economía neo-liberal prioriza las relaciones de intercambio mercantil, por encima de las relaciones de reciprocidad y de redistribución. Esto es, lo que más les importa es lo que se puede dar a cambio de algo. No se tienen en cuenta las relaciones solidarias, y las necesidades de las personas más allá de lo que puedan comprar o no…

Las relaciones solidarias de reciprocidad, ayuda mutua y donación se desarrollan entre las personas y el ámbito comunitario.

La Economía Popular Solidaria busca, para las personas y las comunidades:

Desarrollar el nivel humano de las comunidades locales;

Ejercitar la ciudadanía plena, tanto en cuanto a sus derechos económicos como sociales;

Fortalecer el tejido social;

Incentivar para que aflore lo mejor de las personas, su capacidad afectiva y solidaria por encima de la cultura individualista que distorsiona la naturaleza del hombre;

Optimizar el uso de los recursos que existen y están disponibles en un territorio determinado;

Propiciar el reconocimiento de la cultura del trabajo y rechazar la cultura rentista y especulativa.

Guía práctica para gestionar un emprendimiento personal. Introducción.

2008-03-03T05:15:00.000-08:00

En esta guía práctica, dirigida a todos aquellos que deseen gestionar por primera vez un emprendimiento de carácter personal, usted encontrará los diferentes aspectos que se deberán tener en cuenta a la hora de dicha ejecución.

Los seres humanos somos seres sociales, esto es, nacemos en una determinada sociedad y desarrollamos las diferentes etapas de nuestras vidas interactuando bajo diversos grupos de pertenencia, que nos imprimen -en mayor o menor medida-, un sello distintivo, ya sea en nuestro carácter, en nuestra forma de pensar, de hacer o de sentir...

De aquí que nuestras necesidades, gustos, preferencias, miedos y –porqué no- valores, sean sociales, o sea, provengan de esta convivencia cotidiana, y vayan cambiando conforme se suscite su evolución.

Negar que todo se encuentra interrelacionado, es negar el principio de sistematicidad que rige en las organizaciones.

Ahora bien, usted se preguntará qué son las organizaciones, qué son los sistemas y qué es esto del “principio de sistematicidad”.

Imaginemos por un momento el cuerpo humano. ¿De qué está formado? Del sistema cardíaco, del sistema inmunológico, del sistema pulmonar, del sistema gastrointestinal, del sistema hormonal, del sistema glandular, del sistema emocional, etc., etc. Todos sabemos que, para que el cuerpo se considere en estado de salud, todos sus subsistemas deben funcionar correctamente, cada uno en sí mismo y en relación con los demás. Si existe algún problema en alguna de sus partes (enfermedad), lo que se ve afectado es el todo, o sea, el cuerpo entero. Este cuerpo, a su vez, se encuentra inserto en un sistema mayor: una casa, un barrio, una ciudad, una provincia, un país…

Cualquier cosa que suceda en ese contexto, en ese entorno podría afectarlo de alguna manera y afectar su funcionamiento.

Con solo recordar la última gran crisis económica que sufrió nuestro país y los problemas cardiológicos que se derivaron de ella en la población, encontraremos un claro ejemplo de cómo afecta el contexto (sistema mayor) en el sistema menor.

Muy bien, ahora traslademos este ejemplo a una pequeña fábrica. ¿Qué subsistemas reconocemos en ella?

El sistema de producción/operaciones,
el sistema de recursos humanos,
el sistema de comercialización
y el sistema financiero, entre otros…

Cada uno de estos subsistemas (sistemas en si mismos) opera de manera independiente a los demás, con recursos y objetivos que le son propios, pero interrelacionado al resto de tal manera que todos juntos hacen al buen funcionamiento de la fábrica.

¿Podemos imaginar un sistema de producción operando sin recurso humano? ¿sin un correcto análisis de mercado que permita determinar las necesidades existentes y a partir de ellas las cantidades a producir? ¿Podemos imaginar todo esto funcionando sin recursos económicos/financieros? Claro que no…

El sistema de producción puede operar correctamente, pero sin la correcta interrelación con las demás áreas es trabajo perdido.

De esto podemos inferir que, un sistema es un conjunto de subsistemas independientes (o sistemas menores) que se encuentran interconectados/interrelacionados en pos de objetivos determinados para los cuales se valen de cierta cantidad de recursos, produciendo -la alteración de uno de ellos-, la alteración del todo.

Una característica de los sistemas es el efecto sinérgico que produce la conexión de sus partes integrantes. Estos es, el resultado final –obtenido de esta correcta relación- es mayor a la suma de los resultados parciales. Algo así como 2+2=5

Por otra parte, cada sistema se encuentra inserto en un sistema mayor, llamado meta sistema del cual se encuentra separado por un límite imaginario (o no). Existe un límite cuando el sistema comienza a ser contexto. Este meta sistema o contexto, influye en el sistema y a su vez el sistema es capaz de influir en el contexto. Esto puede suceder si los límites son abiertos (permite el intercambio con el contexto) y que el límite sea abierto depende de que lo sea el sistema. Y prácticamente todos los sistemas lo son por cuanto necesitan de recursos para subsistir.

Estas entradas (lo que ingresa del contexto al sistema) sufren un proceso de transformación interno para convertirse luego en salidas (lo que sale del sistema).

Los sistemas cerrados se autoabastecen, pero hoy en día son imposibles de concebir –al menos en el ámbito de los negocios-.

Volviendo al ejemplo de la fábrica, y para hacer manejable estos conceptos, consideremos estos ejemplos:

Sistema: Fábrica de chocolates
Subsistemas: Sistema productivo, sistema de comercialización, sistema de recursos humanos, sistema financiero
Contexto/meta sistema: Sociedad en la cual se encuentra inserto, provincia, país
Recursos: materiales, humanos, financieros, tecnológicos.
Entradas: Recursos, información
Salidas: productos terminados (chocolates, bombones)
Ejemplo de una relación: Producción transfiere a Comercialización 100 kg de chocolate. Comercialización capta en el contexto un aumento en la demanda e informa esta variación a Producción para que opere en consecuencia.

En definitiva, este enfoque sistémico sirve para explicar cualquier tipo de relación –humana, física, institucional, gubernamental, etc.- como si se tratase de un sistema (porque en realidad lo es).

A lo mejor usted se pregunte cual es la importancia de efectuar este análisis previo, cuando en realidad lo único que desea es producir chocolates. La respuesta es simple, uno necesita saber donde va a encuadrar su proyecto, necesita saber qué recursos precisa, cuales son las principales dificultades con las que se va a encontrar, cual es el escenario existente en ese momento, con qué posibles escenarios puede tropezarse…

En fin, el análisis debe ser exhaustivo para minimizar –en la medida de lo posible- los errores o desvíos que pudieran producirse y lograr que el proyecto sea exitoso.

Como primera medida es necesario que mire el contexto, y reconozca en él ciertas características generales, de vital importancia…

Alta complejidad;
Ingreso constante de nuevas variables de decisión;
Existencia de una gran cantidad de productos competitivos y suplementarios entre si;
Clientes cada vez más sólidos, informados, criteriosos, exigentes, selectivos e “infieles”;
Segmentos de clientes perfectamente diferenciables, desde sus características personales y necesidades;
Existencia de una economía fluctuante;
Inflación creciente;
Costos de producción/elaboración elevados;
Necesidades, gustos y preferencias cambiantes;
Sistema de valores sociales;
Sistematicidad;
Competencia agresiva;
Leyes que regulan la actividad

VOCABULARIO INCORPORADO EN ESTA ENTREGA:

Sistemas
Subsistemas
Contexto
Enfoque sistémico
Recursos
Objetivos
Entradas
Salidas
Retroalimentación

EJERCICIOS

1) Tome el proyecto que está por iniciar y trate de determinar los diferentes componentes del mismo, bajo este enfoque sistémico (entradas, salidas, susbsitemas, relaciones entre los mismos, etc.)

2) Trate de mirar el contexto, y –en un primer análisis del mismo- determine que variables podrían afectarlo

Proyecto de Gestión de Recursos Humanos en el Estado y Evaluación de Desempeño

2008-02-11T03:45:00.000-08:00

OBJETIVO

El objetivo es desarrollar la capacidad de gestión del Estado para el cumplimiento de sus obligaciones y además estimular y orientar a la sociedad hacia un crecimiento con mayor equidad, mediante la adecuada administración de sus recursos humanos.

DIAGNOSTICO

El recurso humano juega en este proceso un rol fundamental ya que en el ejercicio de su gestión o puesto debe decidir a diario en base a su compromiso, actitudes, estado motivacional e intereses sobre la aplicación de las políticas propias de la gestión.

La administración pública ha descuidado durante muchos años la organización, formación y desarrollo del personal que se desempeña en la misma, siendo estas las causas de las dificultades con que se encuentra diariamente el funcionario empeñado en hacer la mejor gestión de gobierno.

Administrar el recurso humano requiere, por ende, una política especial que debe figurar en la agenda de las grandes políticas organizacionales.

De lo que se trata ahora, es de sentar las bases para la iniciación de un proceso transformador de carácter permanente para dar inicio a una nueva cultura de la administración pública, orientada hacia la satisfacción de los ciudadanos.

ANALISIS DE ALGUNOS ASPECTOS IMPORTANTES

Las oficinas de personal de los organismos deben continuar con sus funciones tradicionales de control de ausentismo, vacaciones, legajos, etc. y deberían concentrar sus esfuerzos en el diseño e implementación de políticas sustantivas de personal, que encaren los problemas de fondo que afectan la productividad, y se orientarse a desarrollar a mediano y largo plazo el potencial humano de la organización.

Deberían por consiguiente, tener una elevada jerarquía organizacional, con relación directa con los más altos niveles de decisión.

Entre sus funciones esenciales debería incluirse la de estructurar una política activa de participación de los funcionarios.

Otro de los aspectos básicos de la política global de personal debería ser el denominado "desarrollo de los recursos humanos" de la organización

Esta política busca aumentar la capacidad de gestión evitando el síndrome "sobra-falta" (abundancia de personal no calificado y ausencia de funcionarios capaces en cargos críticos) que afectan las prestaciones del estado, las inversiones y gastos de funcionamiento.

En lugar de percibir el adiestramiento como una vía para proporcionar habilidades específicas y acotadas, tendría que verse como un formidable instrumento para el desarrollo de capacidades en función de la prospectiva de la organización y de un crecimiento permanente del individuo.

Se transformaría, así, en una herramienta relevante de política de estado, y al mismo tiempo en un medio de incrementar un activo crucial para la organización como es el constituido por las capacidades humanas disponibles.

El personal de la Administración debe recuperar su autoestima y el sentimiento de servidor público

Los empleados deberán ser invitados a sumarse al esfuerzo en el entendimiento de que así estarán contribuyendo a la jerarquización de la función pública, lo que incluye su propia jerarquización.

Ello requiere instrumentar un proceso de cambio que agilice y transparente procedimientos, que establezca una carrera administrativa y que incorpore la planificación estratégica, capacitación y técnicas gerenciales.

Al cambio en las estructuras debe sumarse la optimización en la gestión del estado

¿La obtención de eficiencia de un organismo ministerial depende, fundamentalmente, de un buen organigrama, detenidas descripciones de puestos y detallados manuales de normas?

Rediseñar las estructuras, asignarles competencias, refuncionalizar los niveles jerárquicos políticos y técnicos, determinar claramente qué funciones deben estar en la órbita de cada estructura y qué se pretende lograr a través de ellas, es un objetivo central.

La presunción de que por allí pasa la vía central del cambio administrativo es un enfoque que supone la noción de que la organización así programada funcionará ajustándose al plan previsto.

Pero en la práctica se ha demostrado que las cuestiones son más complejas, por situaciones que surgen de las diferentes conductas de los actores y que no alcanza con definir el organigrama.

Una de estas cuestiones es la dicotomía entre política y administración supone que existe un campo de acción bien definido, "el político", donde se fijarían los objetivos y estrategias de acción del aparato público y habría otro totalmente diferenciado, "el administrativo", dedicado puramente a su "ejecución" y carente de todo contenido político.

El funcionamiento efectivo de los organismos públicos tienden a orientarse hacia objetivos que difieren muchas veces en medida considerable de los establecidos en el campo político.

Generalmente se busca la solución del "compromiso político" para superar esta distancia entre lo "político" y lo "administrativo" lo que solo da resultado por cortos períodos de tiempo.

ACCIONES SUGERIDAS EN EL AREA DE LOS RECURSOS HUMANOS

Rediseñar las estructuras, asignarles competencias, refuncionalizar los niveles jerárquicos políticos y técnicos, determinar claramente qué funciones deben estar en la órbita de cada estructura y qué se pretende lograr a través de ellas.

Determinar los puestos de trabajo necesarios para cada una de las estructuras asignándoles el correspondiente nivel escalafonario.

En una primera instancia los puestos así definidos serían cubiertos preferentemente por los funcionarios que históricamente venían actuando en el área, pero cuando ello no resultare posible o no se estimare conveniente se abrirían como vacantes a cubrir.

Deberán desplegarse acciones que apunten a mejorar y dignificar el papel de los empleados de la administración pública. Para ello deberá desarrollarse el régimen de carrera y profesionalización con base en el mérito, la transparencia y el respeto a la ética pública.

Todas las vacantes que se produjeran desde entonces en adelante deberían ser cubiertas mediante concursos de antecedentes y oposición, a cuyo efecto se constituirían tribunales evaluadores independientes.

Debería haber concursos abiertos y otros reservados a empleados que revistan en la planta de la administración provincial, ya sea en carácter de permanentes como en el de contratados o por reconocimiento de servicios.

Formular un plan de entrenamiento y capacitación permanente de los funcionarios (entendiéndose por tal la adquisición de la aptitud o idoneidad específica que requiera el perfil de los distintos cargos a proveer), el que debería comprender cursos de distintas características y duraciones, destinados a los más diversos tipos de personal, incluidos los de nivel gerencial con énfasis en la utilización de las tecnologías de información.

Debería crearse a estos fines la Escuela de la Administración Pública para brindar capacitación permanente y continua convocando a los propios empleados públicos para dictar las clases e incorporar a las Universidades y Centros de Altos Estudios locales a colaborar con este perfeccionamiento del sector público.

Procurar la organización de una gestión participativa, motivando y asignando una mayor responsabilidad a los empleados, y preparándolos para el trabajo en equipo.

Establecer un sistema para la evaluación anual del desempeño de todos los empleados de la administración provincial.

Este sistema debería aplicarse a todos los funcionarios de la Administración Central, permanentes, contratados, mensualizados o que se hallen bajo el régimen de reconocimiento de servicios.

ANEXO: EVALUACION DE DESEMPEÑO DE CONTRATADOS

Se busca evaluar:

el comportamiento individual y en el grupo;
el desempeño en el trabajo en relación al puesto que ocupa.

Características a evaluar del desempeño para realizar el trabajo en el puesto de trabajo:

Calidad en la ejecución de su trabajo: Exactitud, esmero y orden en el trabajo ejecutado. Es muy cuidadoso en cuanto a la prolijidad, detalles y presentación de los trabajos. Comete pocos errores. Es ordenado en su puesto de trabajo
Iniciativa para realizar tareas: se trata de una persona que sugiere ideas, propone soluciones a los problemas, no espera de su jefe que le diga que debe hacer.

Conocimiento del trabajo y de normativas: Grado de conocimiento de su trabajo. Conocimiento de leyes, resoluciones y disposiciones de su trabajo. Interés por conocerlas.

Nivel de actividad: Volumen y cantidad de trabajo ejecutado. Se refiere a la velocidad para terminar los trabajos encomendados.

Competencias relativas al puesto de trabajo: Conoce perfectamente las normativas, procedimientos, y sistemas informáticos de su puesto de trabajo. maneja adecuadamente los equipos puestos a su disposición (computación en general, word, excel, e mail, intranet, fax, etc ), conoce como armar expedientes, controlar documentación, foliar, etc .

Presentación personal: impresión causada por su forma de vestir: limpia y prolija. Higiene personal: pelo, barba, maquillaje, etc.

Características a evaluar respecto al comportamiento individual y en grupos

Asistencia y puntualidad: Hábito y cumplimiento con el horario de trabajo. Tener una buena asistencia al trabajo, no faltar con excusas poco creíbles, ser puntual en el horario de ingreso y salida de su puesto de trabajo, no retirarse en horario de trabajo en forma reiterada. Utiliza artículos que autorizan ausencias.

Disciplina: no tener comportamientos hostiles con sus superiores o compañeros y comportarse dentro de lo que establece el Estatuto en el tema disciplina.

Espíritu de colaboración: Actitud hacia la Institución, sus jefes y compañeros de trabajo. Disposición, entusiasmo y actitud para colaborar.

Compromiso: actitudes y desempeño que reflejen el nivel de compromiso con la institución y su trabajo.

Responsabilidad: Dedicación al trabajo y realización del servicio dentro del plazo estipulado

Integración al equipo de trabajo: integración activa al equipo de trabajo manteniendo buenas relaciones con ellos con una excelente comunicación.

Orientación a la atención al público: proactivo en sus relaciones terceros, con buena capacidad de comunicación y sensibilidad.

Consejos para combatir el Estrés Laboral

2008-01-31T23:10:00.000-08:00

En la actualidad, la gran mayoría de los trabajadores de nuestro país sufren –de acuerdo a recientes encuestas efectuadas por consultoras dedicadas a analizar el comportamiento del recurso humano dentro de las organizaciones-, de este “mal social”, que se ha tornado el origen de múltiples problemas.

“Como reacción física y mental ante una amenaza, el estrés es un fenómeno normal del organismo que nos permite adaptarnos a distintas circunstancias. Por eso, en un principio aumenta el rendimiento, pero hay un punto a partir del cual se transforma en distress. Es entonces que las personas comienzan a sentir malestar emocional y físico, y su eficacia se reduce”, explica Daniel López Rosetti, presidente de la Sociedad Argentina de Medicina del Estrés.

El estrés no es una enfermedad inevitable del siglo. Tampoco es un malestar pasajero, por eso debe ser tratado con rigor.

No olvide que su cuerpo, su espíritu, constituyen su principal capital profesional. Sin ellos usted no es nada, no puede nada.

Un mínimo de reflexión para adoptar medidas preventivas lo pondrá al abrigo de este flagelo. Si a pesar de todo, este lo sigue afectando, ¡reaccione! ¡luche contra él!. Usted tiene derecho a vivir...

Veamos algunos datos de interés inherentes al tema:

Disparadores del Estrés

Exceso de trabajo, medido en cantidad, calidad y tiempos;
Clima laboral desfavorable;
Maltrato de superiores;
Expectativas no satisfechas, debido al desfasaje entre objetivos organizacionales y personales;
Falta de identificación de los empleados con la organización;
Falta de objetivos claros de la organización;
Carencia de una conducción clara, que contenga al grupo de empleados;
Desconocimiento del trabajo a efectuar, falta de capacitación;
Falta de una rotación oportuna; Etc.-

Indicadores

Ausentismo reiterado;
Llegadas tardes;
Incrementos de enfermedades –desde las simples hasta las de mayor complejidad, sin causa aparente-;
Retiros esporádicos;
Menor dedicación al trabajo;
Disminución de la productividad;
Mayor cantidad de accidentes;
Incremento de demandas por parte de los empleados;
Creciente cantidad de quejas por parte de los usuarios/clientes finales;
Y por ende.. el deterioro de la imagen institucional.

Efectos del Estrés en el plano físico

Dolor de cabeza;
Contracturas;
Nerviosismo y ansiedad;
Ataques de pánico;
Fallas en la memoria;
Trastornos alimenticios o del sueño;
Depresión;
Incremento del colesterol malo en la sangre;
Hipertensión;
Diabetes;
Enfermedades neurológicas;
Otras.

A la luz de todos estos indicadores, resulta clara la inmediata necesidad de comenzar a combatir esta epidemia mundial, que se cobra nuevas víctimas día tras días…

Estrategias contra el Estrés Laboral

Asignar clara y adecuadamente roles y responsabilidades, para evitar la sobre exigencia y superposición de tareas
Realizar ejercicios aeróbicos, ya que el estrés tiene un emergente físico vinculado con la liberación de la adrenalina;
Cambiar hacia una alimentación más saludable;
Practicar yoga;
Ordenar oficinas, cajones y actividades... el desorden produce estrés

Grandes Compañías versus el Estrés de su Recurso Humano

Dada una cierta cantidad de recursos, indiscutiblemente el humano es el que marca la diferencia en toda organización a través del incremento –o disminución- de su productividad dentro de la misma.

Siguiendo el análisis efectuado hasta el momento, podemos advertir rápidamente que, un conjunto de trabajadores desmotivado, estresado, sobre exigido y enfermo, podría llevar a la quiebra a la mejor de las organizaciones.

Por ello, compañías como “Three Balance”; “Microsoft”; “Cargill”; “Electronic Data Systems” entre tantas otras, han dimensionado la necesidad de tomar cartas en el asunto, y promover desde sus oficinas de Recursos Humanos estrategias para combatirlo...

“Three Balance”, por ejemplo, ofrece un programa antiestrés y de salud que abarca desde actividades físicas en el mismo lugar de trabajo, hasta la promoción de una alimentación saludable. Con un profesor se realizan sesiones de 15 minutos de gimnasia laboral, masajes shiatzu, ejercicios de relajación y estiramiento sobre una pelota gigante.

“Microsoft” implementó un programa que incluye fútbol, yoga y aparatos en el gimnasio que montaron dentro de la empresa.

Estos son tan solo algunos ejemplos que se suman a diario en el mundo, porque ya nadie ignora que el capital humano es un capital que debe cuidarse y potenciarse para optimizar los resultados esperados...

Estos son algunos consejos de la Dra Ruth Méchali y Gilbert Rozés para controlarlo...

Seis ideas falsas sobre el Estrés

1) Las vacaciones: Las vacaciones son indispensables para tomar un respiro y descansar. El estrés no existe naturalmente en las vacaciones. ¡Cuidado con el regreso! Huir del estrés, no lo resuelve.

2) El Alcohol: Este permite relajar la tensión por un tiempo sin cambiar la realidad. Beber no resuelve ninguna dificultad.

3) Los Medicamentos: La farmacopea existente permite reducir los efectos del estrés, salir del problema momentaneamente. No tiene efecto sobre las causas. ¡OJO!

4) SI...: Si yo tuviera más dinero; más tiempo, etc. ¿Por qué no disfrutar ahora mismo de la vida?

5) CUANDO...: Cuando no tenga más problemas, cuando todo vaya bien, cuando las cosas se encaminen, etc. La vida está hecha de problemas y dificultades. Esto no termina nunca.

6) “Los demás”: La vida en sociedad es el contacto con otros, incluidos quienes no nos gustan. Entonces... ¿Por qué malograr la vida por culpa de los otros?

Catorce señales de alarma

Usted cree que nunca tiene tiempo suficiente o que nunca va a llegar;
Está a menudo angustiado;
Suele tener la garganta oprimida, un “nudo” en la garganta;
Se vuelve impulsivo, agresivo, insatisfecho;
Comete cada vez más excesos con el cigarrillo, el alcohol, el café o la comida;
Tiene hormigueo en los miembros cuando trabaja;
Tiene malestar;
Duerme muy mal y por la mañana está cansado;
Pierde el gusto de vivir y el apetito, o bien tiene crisis de bulimia;
Se siente débil;
Es vulnerable a infecciones estacionales (gripe, reuma, anginas, gastroenteritis);
Tiene vértigos, dolores de cabeza, palpitaciones cardíacas;
Le cuesta digerir, le arde el estómago;
Tiene problemas en la piel: eczemas, psoriasis, etc.

La verdadera solución para el estrés es aprender a administrarlo.

Trece acciones inmediatas antiestrés

No se asuste y reconozca honestamente la causa de su malestar;
En lo posible tome unas vacaciones;
Descanse. Disminuya su ritmo de trabajo;
Tómese más tiempo para sus ocios porque los necesita;
Revise la organización de su trabajo y sus compromisos. No pretenda hacerlo todo y triunfar en todo;
Delegue en sus colaboradores, confíe en ellos;
Visite a su médico, pero no crea que la solución está en los medicamentos. Solo constituyen una ayuda pasajera, a veces indispensable, pero a largo plazo ineficaz;
Descanse. Duerma más horas. Acuéstese más temprano;
Ingiera vitaminas;
Haga ejercicio y tome aire;
Vigile su alimentación y sus bebidas. Coma para alimentarse, no para compensar su angustia;
Coma lentamente, mastique;
Reduzca o elimine las especias, el tabaco y el café.

Diez Hábitos para prevenir el Estrés

Descanse con la mayor frecuencia posible para recargar “sus baterías”. Diez minutos de relajación en medio de su jornada laboral serán de vital importancia;
Prevea siempre márgenes de seguridad en su planificación, porque si sobreviene un contratiempo lo abordará con serenidad. Evite el estrés de verse acorralado por el horario a cumplir;
No se empeñe en hacer demasiado;
Póngase como objetivo el logro, no la perfección, porque el ideal es casi imposible de alcanzar;
Ponga en objetivos sus fracasos, saque la lección del fracaso para integrarlo en su experiencia y tenerlo en cuenta la próxima vez, no piense más;
Disfrute sus logros, ya que no se deben a la suerte, sino a su valor, a su acción, a su oficio;
Prevea tiempo para Usted, para su vida personal, familiar;
¡Dese los gustos!
Sepa decir que NO, esto implica no decir que si cuando tiene ganas de decir que no y asegurese de que podrá cumplir su compromiso y de que realmente lo desea;
Evite a las personas pesimistas, porque usted no puede cargar sobre sus hombros la desesperación del mundo entero. Quienes ven todo negro socavan su moral y lo vuelven vulnerable al estrés.

Seis hábitos para hablar por teléfono

Coloque el teléfono a su izquierda (a la inversa si es zurdo), para tomar las notas con más facilidad;
Niéguese a atender llamadas en una reunión;
Sea Usted el que llama, no espere a que lo llamen;
Regule su tráfico telefónico, especificando en qué horario estará disponible cada día, y en qué horario no lo estará;
Sepa negarse por teléfono;
Agrupe sus llamadas, previendo un día o un momento del día para hacer sus llamadas.

Siete consejos para comunicarse mejor

Acepte los cumplidos;
Dedique cumplidos;
Exprésese de inmediato;
Pida explicaciones;
Diga YO, manifestando su existencia expresando su opinión;
Sea preciso;
Exprésese positivamente, evitando las formulaciones negativas o interrogativas/negativas.

Recuerde: una mala comunicación genera estrés. Si usted no se expresa, cuando hubiera querido hacerlo, se siente frustrado. La reiteración de estas frustraciones a largo plazo genera estrés.

Nueve consejos contra el Estrés en la oficina

Con estos consejos, Usted conseguirá un máximo de concentración con un mínimo de cansancio.

Arregle su espacio, aunque sea limitado;
Aíslese del ruido: el de sus colaboradores y sobre todo de las máquinas (télex, impresoras, teléfonos, etc.)
Combata el desorden: tome notas en una libreta o cuaderno antes que en hojas sueltas, no conserve sobre su escritorio más que los documentos útiles para su trabajo en curso, siga su orden del día tachando cada tarea realizada;
Vigile la iluminación: debe ser homogénea en toda la oficina, evite las sombras, evite la iluminación demasiado intensa;
Organícese en función del papel;
Haga pausas: breves cada ¾ de hora, durante la cual podrá beber, fumar, conversar con sus compañeros;
Vigile la ventilación: el cansancio y la irritabilidad se deben a menudo a una atmósfera cargada;
Cuide su comodidad física: opte por un asiento firme, de 5 patas, giratorio, adaptando su altura para tener sus muslos en posición horizontal, los pies en el suelo y la espalda apoyada;
Cuidado con el cigarrillo: el tabaco disminuye sus facultades de reflexión al reducir el riesgo cerebral por desprendimiento de óxido carbono en la sangre.

Nunca pierda de vista que, Usted tiene derecho a optimizar su trabajo y a la felicidad de vivir sin estrés, pero el principal remedio contra él es Usted mismo... Por eso … ¡ACTUE!

Modernización Estatal

2008-01-24T06:25:00.000-08:00

....Un objetivo a priorizar para estar a la altura del mundo y de cada necesidad...

Partiendo de la concepción que nos lleva a aseverar que, la Administración Pública es el conjunto de funciones que ejercen quienes -dentro de un sistema democrático, republicano, representativo y federal-, han sido o elegidos a nivel político, o designados o contratados a nivel administrativo, para participar en la fijación y consecución de los objetivos; gestionar la obtención, distribución y asignación de los recursos de los administrativos y controlar que todas las gestiones llevadas a cabo para el logro de los objetivos se encuentren encuadradas legal, técnica y operativamente dentro de los deseos de la comunidad a la que sirven, procurándoles la máxima satisfacción con el menor costo posible; también podemos decir, tal como lo expresaran oportunamente Felcman y Krieger que, “Una Administración Pública ineficiente podría ser la causa del fracaso de las mejores concepciones de gobierno, y el cuello de botella de cualquier intento de desarrollo y modernización económica social”.

No debemos olvidar que la Administración Pública es el brazo ejecutor del estado, a través del cual se instrumentan las políticas públicas y se canalizan las demandas sociales.

De aquí la importancia de buscar la forma de mejorar los recursos disponibles, agilizar los sistemas operativos y administrativos e introducir nuevas tecnologías de gestión, porque indefectiblemente, la administración Pública debe existir, ya que la comunidad autogestionaria es imposible de concebir; la Administración Pública debe ser eficiente y no constituir una carga social, sino un beneficio para la sociedad a la cual pertenece. Por
eso, la tendencia a nivel mundial, nacional y provincial es: MODERNIZARLA.

En la actualidad existe, a nivel mundial, una marcada tendencia al cambio por parte del Estado. Este, en un intento por acomodarse a las nuevas necesidades contextuales, comenzó a modificar sus ejes de acción, para encauzarlos por caminos más coherentes con dichas necesidades.

Así podemos observar cómo, en los últimos años, se fueron suscitando en América Latina y el resto del mundo, múltiples procesos de cambio e innovación, los cuales -generadores de importantes inquietudes- se hicieron extensivos al día de la fecha.

La creciente preocupación por el funcionamiento del Estado, ya no encuentra sustento en la urgencia por recortar sus gastos, sino en el afán de mejorar, día tras día, el uso de los recursos públicos y por elevar la calidad de su acción.

En esta nueva etapa, quien pasa a consolidarse como una pieza clave en la nueva forma de entender la modernización mencionada es, precisamente, la Gerencia Pública.

Hoy por hoy, se busca cambiar el rol y el perfil de los directivos públicos, privilegiando en ellos sus capacidades gerenciales y de liderazgo, para acercarlos de alguna manera al rol que ocupan los Gerentes de entidades privadas, como conductores de unidades productivas o prestadoras de servicios.

Este conjunto de ideas se ha difundido entre países de todos los continentes, y ha sido aplicado no solo en el ámbito restringido de los gobiernos centrales y sus servicios, sino también en los gobiernos subnacionales y municipales.

La globalización económica y la revolución de las tecnologías de información y comunicación, hacen que, la racionalidad económica subyacente en los modelos de administración pública, deban comenzar a regirse por principios orientados al logro de la eficiencia y eficacia, mediante la aplicación de métodos, técnicas y sistemas de administración privados.

Así, nuestro país, haciendo eco a esta tendencia actual, está trabajando en un plan de modernización estatal, que, pone en marcha 2 mecanismos:

Uno horizontal, que diseña herramientas que involucran a toda la administración pública, como ser: Proyecto de Ley de Compras y Contrataciones del Estado; Premios y castigos para la administración de recursos humanos; Mejora del sistema de administración de los bienes del estado y Fortalecimiento y mejora en el acceso a la información pública

Y otro vertical, que aporta herramientas de gestión para la reingeniería de una organización. Esto es: Gestión por Resultados y Carta Compromiso con el ciudadano

La Gestión por Resultados busca mejorar la calidad del gasto público, para que los recursos que aporta la sociedad le sean devueltos en más y mejores prestaciones y servicios. Esto requiere optimizar la producción y centrar la evaluación en los resultados obtenidos y en la responsabilidad de los funcionarios, y no solo en el cumplimiento de normas y procedimientos.

Por otra parte, la Carta Compromiso con el ciudadano busca garantizar estándares de calidad, en términos de rapidez, accesibilidad, precisión y continuidad de los servicios, en un marco de transparencia en la gestión e igualdad en los derechos.

Con esto, el gobierno nacional, promotor del desarrollo económico y social, y responsable por la atención de los sectores más postergados, apunta a la actualización de su compromiso con la sociedad, impulsando un estado capaz de prestar servicios de calidad.

También busca una administración pública al servicio del ciudadano, con organizaciones flexibles orientadas al logro de resultados, capaz de rescatar el concepto de servicio público como un valor social. Para esto, requiere una gestión de los asuntos públicos, que rescate como principios la ética y la transparencia.

Haciendo un breve resumen, prodríamos decir que, las ideas claves a nivel nacional, en el tema de modernización son:

Reforma Administrativa;
Resultados mensurables y cuantificables;
Eficiencia, eficacia y transparencia en las acciones;
Calidad en los bienes y servicios estatales ofrecidos al ciudadano;
Incremento de la Información pública y libre accesibilidad;
Consumidor / usuario/ ciudadano como centro de atención y decisión;
Administración de los recursos humanos;
Desarrollo de capacidades, entre otras cosas, para incrementar la producción, a través de compromisos medibles y cuantificables;
Uso responsable de los recursos;
Control de calidad;
Reducción del gasto;
Gestión por resultados y
Carta compromiso al ciudadano, entre otros.

La Administración Pública (hoy en día sinónimo de administración burocrática) necesita un Ajuste estructural; una Nueva gestión pública y Reformas institucionales.

Entonces, y porque es hora del cambio, con políticas orientadas a:

conocer cuantitativa y cualitativamente la dimensión de los recursos humanos;
implementar procedimientos tecnológicos para optimizar la dinámica operativa, interna y externa (digitalización de legajos, organización informática de mesa de entradas, etc);
acercar el estado a los ciudadanos a través del e-gobierno;
planificar y organizar el servicio de las unidades automotrices oficiales de acuerdo a necesidades y prioridades;
e implementar nuevas tecnologías, nos encontramos frente a un gobierno que, busca otorgar una fuerte capacidad de respuesta, por medio de una administración menos jerárquica y más preocupada por ser útil a los ciudadanos, atacando fundamentalmente sus necesidades básicas.

De todo esto, podemos inferir que, los ejes de la modernización son:

El Rediseño de la estructura organizacional;

Transparencia en la Gestión Pública;

Desarrollo de Procesos de Gestión basados en Resultados y orientados al ciudadano (busca incrementar la calidad del Servicio Público), y la

Optimización del sistema de administración de los recursos humanos, financieros, materiales y tecnológicos (busca aumentar la eficiencia y la eficacia)

Toda Gobierno Provincial que acompañe al Gobierno Nacional debe trabajar arduamente en estos aspectos. No solo porque las políticas provinciales deben acompañar las nacionales, sino porque la sociedad requiere un estado eficiente, capaz de entender las demandas y necesidades suscitadas a diario por sus representados. El gobierno debe dejar de ser una carga, para pasar a otorgar un verdadero servicio, ágil, oportuno, eficiente y transparente.

A la pregunta:

¿Qué requieren las instituciones públicas para comenzar a modernizarse, conforme a lo dicho precedentemente?

Podemos decir que, sin entrar a analizar las particularidades de cada institución, estas deberían trabajar sobre los siguientes aspectos:

1) CAMBIO EN EL MODELO DE GESTION POR PARTE DE LA GERENCIA GENERAL

La Gerencia General debe elevar la calidad de su desempeño ante demandas sociales crecientes

2) TRANSFORMACION INSTITUCIONAL

Hay que optimizar la gestión para mejorar la calidad del servicio ofrecido

Hay que escuchar a cada usuario/ciudadano, informar en lenguaje simple (amigable) y otorgar respuesta ante cada queja o reclamo

Hay que presentar una carta compromiso, explicitarles lo que deben esperar de la institución y mostrarles estándares que permitan medir y controlar las prestaciones

3) GESTION POR RESULTADOS

Esto es fundamental para lograr eficiencia, eficacia y transparencia. Este modelo requiere usar herramientas del planeamiento estratégico, de reingeniería y de los sistemas de alta dirección.

Cada actor debe saber que se espera de su gestión, cómo van a alcanzar los objetivos propuestos y cuales serán los beneficios o penalizaciones que acompañarán su desempeño.

También hay que revitalizar los mecanismos de control de gestión y de petición y rendición de cuentas; y

.. formular planes estratégicos

.. realizar ingenierías de procesos

.. desarrollar sistemas de control de gestión operacional

.. diseñar un sistema de entrenamiento y capacitación para todos los niveles del organismo

4) GESTION DEL CAPITAL HUMANO

Es hora de dejar atrás el déficit en la gestión de los recursos humanos. ¿Cómo? A través de una comprometida administración de los mismos.

5) NUEVO SISTEMA DE COMPRAS

Hay que dejar atrás la deficiencia en las compras, y aprovechar las posibilidades que dan las comunicaciones, la ciencia, la tecnología y el desarrollo cibernético; procurando trabajar con instrumentos legales y técnicos, adecuados a la realidad actual.

La transformación de la gestión de compras y contrataciones debe conformar un instrumento idóneo para obtener bienes y servicios que garanticen las prestaciones del sector público

6) SISTEMA DE ADMINISTRACION FINANCIERA

Se debe actualizar el desarrollo informático que la sustenta, usando tecnologías de punta.

7) GOBIERNO ELECTRONICO

El uso de recursos informáticos facilitaría la interacción del ciudadano con la institución, e indirectamente con el gobierno. Para esto, hay que contar con un centro de cómputos orientado a este objetivo y lograr, entre otras cosas:

desarrollar una red que permita intercomunicaciones rápidas y eficientes, entre distintos departamentos y organismos

consolidar una infraestructura de firma digital

instrumentar procedimientos administrativos digitalizados, que eliminen progresivamente el uso del papel como portador de información

diseñar e instrumentar un sistema único de seguimiento de expedientes

implementar el uso generalizado del e-mail

desarrollar portales

8) ELIMINAR SUPERPOSICIONES

Los usuarios deben dejar de concurrir a distintas ventanillas para que sus demandas sean atendidas y deben dejar de recibir servicios sin coordinación. Para esto se debe realizar un diagnóstico y ver cada punto crítico para reasignar responsabilidades y diseñar nuevos circuitos, asignando a cada nivel sus responsabilidades.

9) ADECUAR LA ESTRUCTURA A LAS NUEVAS REALIDADES

Este rediseño implica rediseñar la estructura formal, asignando nuevas competencias

Lograr una Administración Pública eficiente es posible, en tanto y en cuanto exista voluntad por parte del gobierno de lograrlo.
Solo es cuestión de dar el primero paso hacia el cambio...

Lic. María Alejandra Jorge

Claves para una buena atención telefónica

2008-01-22T20:13:00.000-08:00

El teléfono es un medio directo para lograr distintos objetivos, conformando muchas veces el primer contacto que los clientes poseen con toda organización/empresa.

Pero, en muchas oportunidades, encontramos al mismo en manos de las personas equivocadas. Esto sucede, indiscutiblemente, porque no todos comprenden su real importancia.

Una buena o mala llamada es el punto de inicio de un buen o mal servicio, por ello no debe quedar librada al azar.

Hoy le propongo recorrer los diversos aspectos a tener en cuenta, para que su comunicación telefónica sea eficiente, eficaz y le permita potenciar los resultados que espera.

¿Para qué sirve una comunicación telefónica?

Concretar encuestas/entrevistas;
Dar a conocer los productos ofrecidos por la organización/ empresa (bienes o servicios);
Efectuar ventas;
Otorgar servicios a clientes externos e internos;
Mantener “VINCULOS”;
Realizar encuestas de calidad y servicios;
Realizar invitaciones a eventos, conferencias o debates;
Actualizar información / Bases de datos;
Resarcir errores;
Gestionar cobranzas.

Y así la lista podría extenderse tanto como Usted lo imagine...

Tipos de llamadas

Si tuviésemos que clasificar las llamadas telefónicas en “tipos de llamadas”, podríamos decir que existen:

Llamadas de salida: que son las generadas por su organización;
Llamadas de entrada: que son las generadas por actores de su contexto (clientes reales y potenciales; proveedores, etc.)

Actitudes frente al teléfono

Para que la comunicación generada sea exitosa, deben potenciarse...

La actitud (transmitida por el tono de la voz);
El entusiasmo;
La confianza en lo que se transmite;
El deseo de ayudar a encontrar soluciones;
La formalidad;
La sinceridad, evitando ser jactancioso y admitiendo errores;
La actitud positiva.

La voz

Toda comunicación está compuesta por lo que se dice, pero también en cómo se lo dice. La Voz transmite mucho más de lo que podamos imaginar, por eso, los primeros segundos de toda conversación son esenciales para causar una buena impresión.

¿Cómo debe ser la voz?

Agradable;
Cálida;
Natural;
Clara, con suficiente intensidad y volumen para que se oiga sin esfuerzo;
Armoniosa, especialmente si la conversación es entre personas con ánimos agitados.

Buenos modales...

Otro aspecto a tener en cuenta, e incluido en los “cómo” de la comunicación, son los Modales. La cortesía es esencial. Estas son solo algunas sugerencias al respecto:

Identificarnos e identificar nuestro departamento/ área/ sector dentro de la Organización/Empresa;
Hablar con cortesía (“¿Podría por favor comunicarme con ...?” y “Muchas gracias”);
Terminar la conversación con una nota agradable (“Gracias por su llamada”);
Dejar que la otra persona cuelgue primero;
Colgar el teléfono con suavidad.

Condiciones a tener en cuenta

1) SABER ESCUCHAR:

Hablar lo necesario.
Pensar como un prospecto.
Saber preguntar.
Mantener alto grado de concentración.
Escuchar las ideas.
No discutir.
Usar interjecciones.

2) SABER PREGUNTAR:

Preguntas Cerradas (dicotómicas). Ej.: ¿Tiene su tarjeta de crédito?
Preguntas Abiertas. Ej.: ¿Qué documentación tiene?

3) CALIDAD DE VOZ Y FONACION QUE TRANSMITAN:

Sinceridad.
Cordialidad.
Receptividad.
Confianza
Cortesía.
Ubicuidad y ritmo en el diálogo.

4) ACTITUD MENTAL:

Capacidad de improvisación para manejar objeciones.
Creatividad para minimizar respuestas negativas.
Personalidad comprometida con el sistema de trabajo.

¿Cómo manejar las objeciones?

Escuchar qué es lo que se objeta;
Entender la objeción, no poniéndose a la defensiva;
Demostrar comprensión dando a entender que no solo se escucha, sino que también se entienden los motivos;
Contestar la objeción con tacto;
No presionar pero ser persistentes con nuestros argumentos.

¿Cómo manejar casos difíciles?

El gracioso: No lo estimule;
El conversador: Diga inmediatamente el motivo de su llamada;
El extranjero: No se desespere, si no entiende reformule la pregunta;
El andrógino: No pida disculpas, ya es tarde simplemente readapte su discurso;
El responsable de alto nivel: Actúe con naturalidad;
El desconocido: Busque información por medio de preguntas;
El contestador automático: La preparación sistemática de llamadas le permitirá dejar un excelente mensaje en todos los casos y es el método más rápido para establecer un contacto personal.

Palabras y frases prohibidas en la comunicación telefónica

Costo.
Lo molesto / Interrumpo.
Le robo / Saco / Quito.
¿Le interesa?
No / No se.
Problema / Inconveniente / Duda.
Diminutivos.
Disculpe la molestia.
Si no le molesta.
Le explico.
Sacarle algunas dudas.

Claves para una comunicación telefónica eficaz

Lograr una buena Organización / Planificación de la misma;
Tener un objetivo claro antes de llamar;
Utilizar guiones solo como “GUIA”;
Comunicar;
No obviar la presentación;
Pedir tiempo para hablar;
Informar el motivo de la llamada;
Pedir permiso para hacer preguntas;
Modular;
Tener un buen ritmo;
Variar el tono de la voz;
Poner una sonrisa en la voz;
Tener Cortesía / Amabilidad;
Mostrar interés;
Poseer buena predisposición
Evidenciar buen humor;
No tutear;
Ofrecer alternativas;
Controlar o “manejar” la llamada;
Esperar el éxito en cada llamada;
No dar información a la persona equivocada;
Reformular;
Pedir ayuda a los filtros (secretarias);
Evitar palabras técnicas de uso interno;
Manejar adecuadamente los silencios;
Personalizar 3 veces: principio, medio y fin;
Ser creíble;
Ser flexible;
Tener un modelo de atención homogéneo (atender a todos con un estilo).

Por último recuerde, su organización/empresa es su responsabilidad, por eso no deje librado al azar ningún aspecto inherente al servicio que ofrece.

Cada lugar merece la mejor persona. Llegar a tener las mejores personas en cada puesto de trabajo depende, entre otras cosas, de la periodicidad con que se las capacite.

Invertir en el recurso humano que sostiene su proyecto, es invertir en Usted mismo.

Lic. María Alejandra Jorge

La administración de archivos. Experiencia en el ámbito público. (Entrevista efectuada al Arch. Federico Taboada Cardoso)

2008-01-17T07:41:00.000-08:00

"La organización de los archivos es la clave de toda estructura"

Federico Taboada Cardoso (Córdoba, Argentina), archivero egresado de la escuela de Archiveros de la Facultad de Humanidades de la Universidad Nacional de Córdoba, presentó el libro denominado "Archivística y Normalización - Norma ISO 15489", primero en su especie en Castellano, escrito conjuntamente con la Archivera Mónica Nielsen de Allende, quien ejerciera su profesión en el periódico "La voz del Interior" de la provincia de Córdoba.

Taboada, se encuentra trabajando -en la actualidad- en el Instituto de Seguridad Social y Seguros de la provincia del Chubut. Desde ese espacio comparte su experiencia...

Desde la óptica que aporta su profesión, ¿qué rol juegan los archivos en la Organizaciones, llámense Instituciones Públicas, empresas privadas, cooperativas, ONG (Organizaciones no Gubernamentales)?

"En la actualidad existe un firme consenso de que vivimos en la era de la información, por lo tanto la información es protagonista de todos los procesos, y las Instituciones -evidentemente- no se encuentran ajenas a eso. Estas, recién ahora están comprendiendo que, todo nace en los archivos y que estos son la base de la buena organización documental.

Por otra parte se encuentra flotando la idea de que un buen parámetro para determinar la salud de las Organizaciones es el grado de control de su documentación."

¿Qué implica controlar los documentos?

"Mantener bajo control los documentos no es solo procurar para ellos un buen lugar. No es sólo lograr su digitalización. Son muchos los factores que influyen y que deben ser tenidos en cuenta. Nosotros venimos de una tradición hispánica muy burocrática, por medio de la cual, cada palabra necesita documentarse. Por lo tanto, el desafío es manejar toda una política en la gestión de la documentación, que abarque desde el nacimiento del mismo, hasta su selección y eliminación, o su archivo en un archivo histórico."

¿Entonces, cómo debería ser un archivo en la actualidad?

"Sin lugar a dudas debe ser un archivo integral, y no un mero depósito. Poner un archivo a la altura de las instituciones del 2008 requiere tener en cuenta no solo a las Instituciones, sino a las exigencias de una sociedad cada vez más informada y de usuarios cada vez más exigentes."

¿Con qué dificultades se encontró al comenzar su trabajo?

"Bueno, las dificultades fueron y siguen siendo múltiples. Por una parte es difícil encontrar fronteras profesionales; las instituciones grandes poseen vicios de años; existen estructuras viejas muy arraigadas y difíciles de modificar; existe una marcada falta de legislación en la materia, que sirva de base y el recurso humano es un factor que debe ser apuntalado en cada etapa del proceso, con firme decisión."

¿Qué aportó a su experiencia el trabajar para una Institución de la Provincia del Chubut?

"El Archivo del Instituto de Seguridad Social y Seguros es un área en la que nos paramos y nos olvidamos del pasado. Aunque no sea ésta una frase que identifique a los archivos; en este caso no nos referimos a los documentos, sino a la gestión.

Cuando se comenzó con todo esto, el panorama no parecía muy claro. El principal objetivo -al pensar en el archivo- fue el de solucionar el problema de espacio planteado por el gran volumen de documentos. La primer solución se pensó en términos de un nuevo alquiler, logrando así un tercer local de archivo. Luego se decidió eliminar documentos. Pero como es costumbre, esta gestión de gobierno pensó en los profesionales y es así como ahora se cuenta con toda una serie de cambios que conforman una verdadera reorganización del área.

Imaginemos este cuadro: el archivo era un depósito en el que trabajaban entre tres y cinco personas almacenando cajas y cuyo principal motor era la administración de los expedientes de mesa de entradas.

Hoy por hoy el archivo cuenta con una planificación por objetivos en forma anual, un organigrama definido, procedimientos escritos, y el objetivo principal es la administración de la información de los documentos; en fin, ahora el archivo se ha convertido en un área de servicio que brinda información.

Ningún cambio es fácil de abordar. Mucho menos un conjunto de cambios. Sin embargo se han abordado modificaciones en la técnica de administrar los documentos, en la estructura orgánica de la institución, en los procedimientos y, por sobre todo, en la forma de confiar en los recursos humanos.

El camino se hizo tedioso, pero valió la pena arriesgarse.

El archivo, como depósito, siempre ha albergado mucha documentación y esto es algo que hay que reconocer. No es algo nuevo. Lo nuevo es la forma de administrarla.

El "proceso de archivo", compuesto por las tareas que hacen de la caja una unidad localizable, tiene como producto principal la "información contextual" de los documentos para su correcta gestión. A esto se agrega un segundo proceso, el de "control de consultas", compuesto por la tarea de registrar los movimientos de la documentación. Para traducir todo esto a datos concretos, podemos afirmar que existe un aumento demostrable en la productividad del área en aproximadamente un 1550% (desde junio de 2006 a julio de 2007).

¿Cuál fue el motivo por el cual se encaminó la simple iniciativa de eliminar documentos por este camino tan difícil?

Simple. Creemos que como institución debemos ofrecer garantías a nuestros beneficiarios y afiliados; y la mejor forma de hacerlo es mejorando nuestra gestión. Sólo de esta manera podemos asegurar que las futuras eliminaciones de documentos sean de forma responsable y que su registro no sea subjetivo. Siempre han existido eliminaciones en el ISSyS, desde los años '70, según consta en nuestros registros. Sin embargo nunca han sido como ahora un proceso automático, controlado y seguro.

El compromiso del archivo es siempre con el usuario. Al archivo del ISSyS no sólo recurre la administración interna, sino también usuarios de otras instituciones en busca de información para el trámite jubilatorio de los agentes públicos. Actualmente se reciben en promedio unas 500 consultas de este tipo por mes.

También estamos tratando de organizar la sección histórica del archivo. En ella se albergarán documentos que por ningún motivo se podrán eliminar y que describen la historia de la institución y la historia de la misma en la provincia.

Dicho en otros términos, se ordenó el área en general, se establecieron normas de seguridad ambiental, se capacitó al personal, se instauró el concepto de usuario/cliente, se definieron puestos de trabajo, un organigrama y procesos y se redactaron procedimientos. Hoy se cuenta con dos auditorías diarias de dichos procesos y esto cierra el círculo del sistema de calidad planteado en el archivo. Este es un gran acierto, ya que con la base de un sistema de calidad en pleno funcionamiento, podemos avanzar con la implementación de estándares internacionales como las ISAD(G) para describir los documentos y pensar en utilizar elementos de las ISO 15489 para la interacción entre el archivo y la administración, entre otros.

Todos los esfuerzos del año pasado estuvieron puestos en lograr la afirmación sobre una base institucional sólida, que sumada al apoyo de herramientas de gestión como redes y sistemas informáticos adecuados, nos permitan en un futuro muy próximo hablar de proyectos más grandes como digitalizar nuestros documentos, sustentar el trámite electrónico online y permitir la consulta remota, garantizando rapidez y seguridad en la información.

No estamos muy lejos de lograrlo. De hecho, ya se está trabajando en un software que nos permita administrar las casi 26500 cajas, los 42600 documentos individuales que ya han sido descriptos y registrar correctamente las 1580 consultas mensuales. La nueva base de datos del archivo está pensada para lograr el registro y control de la documentación, de su consulta, de su auditoría diaria y lograr así estadísticas que nos permitan seguir creciendo.

¿Qué puede decirnos de su libro Archivística y Normalización?

"La normalización es un aspecto importante en la vida de los documentos. Tanto para el documento en gestión como para el documento conservado definitivamente, se encontraba pendiente en el ámbito internacional el establecimiento de pautas generales, como normas de acatamiento voluntario.

La aplicación y certificación de las ISO 15489 garantiza que una institución cree, capture y administre los documentos adecuados.

La archivística no está ausente en los métodos y procesos aplicados en la gestión de documentos. Por su índole requieren en su fase prearchivística un tratamiento más ágil y controlado, de manera que el documento se convierta en parte integrante y en factor condicionante de la administración de una institución.

La archivística ha desarrollado técnicas de tratamiento documental que no pueden ser pasadas por alto por los gestores de documentos.

El libro que presentamos en esta oportunidad tiene por objetivo presentar una interpretación explicativa en idioma español de las normas internacionales ISO 15489, de reciente aparición".

Federico Taboada Cardoso desarrolló su actividad profesional en archivos del ámbito gubernamental, eclesiástico y de empresas.

Contacto: fts@argentina.com
“Archivística y Normalización. Norma ISO 15489. Alfagrama Ediciones. Edición 2006”

Lic. María Alejandra Jorge

michela.vidamagica@gmail.com

Del liderazgo al coaching

2008-01-17T06:00:00.000-08:00

Una pregunta frecuente que se formula en nuestro medio es: ¿Qué aspecto determina el desarrollo de las empresas y organizaciones en general?

La respuesta es, sin lugar a dudas y entre otros factores, la calidad de sus líderes, es decir de aquellas personas que son capaces de movilizar y orientar el talento, la inteligencia, el compromiso, la energía y los sentimientos de un equipo hacia el logro de un objetivo común.

Pero el concepto de liderazgo ha ido evolucionando hacia el concepto de coach, en una analogía al estilo implementado por los directores técnicos o entrenadores de equipos deportivos altamente, competitivos en el mundo.

Bien, la pregunta ahora es: ¿y qué es un coach desde esta concepción?

Un coach es quien busca el mejoramiento permanente de las personas, reestableciendo, a modo de ejemplo, la labor de ventas.

El coaching, por lo tanto es un sistema y una filosofía de dirección para crear equipos ganadores de ventas, equipos de alta competitividad. ¿De qué manera?

Liderando mediante el ejemplo; seleccionando talentos, capacitando, y entrenando a su equipo de manera continua, individualizada y en trabajo de equipo con orientación hacia el desempeño, garantizando que el desarrollo de conocimientos, habilidades, actitudes, comportamiento ético del grupo se convierta en una acción real en el trabajo diario.

Por otra parte, el coach establece valores, normas de comportamiento y disciplina, reglas de juego; motiva desarrollando personas autónomas, profesionales integrales, empleados capaces de generar valor agregado a la organización, toda vez que se potencia su crecimiento personal; estabiliza el trabajo en equipo para que la visión sea compartida, para que los objetivos y las metas del equipo sean de todos.

Para lograr esto existe una serie de herramientas que todo empresario, y dirigente organizacional no puede desconocer, si desea crecer en un contexto altamente competitivo, en un mercado cada vez más exigente.

Como corolario los invito a la siguiente reflexión: Son más costosos y dolorosos…

1) la ignorancia que la educación;

2) el mantenimiento del statu quo que el cambio y la innovación;

3) el desperdicio del talento humano que un buen liderazgo,

4) la competencia que la competitividad,

5) el individualismo que el trabajo en equipo.