Monos y Cultura Corporativa

¿Recordamos juntos esta vieja fábula que nos habla mucho del comportamiento actual de nuestras organizaciones?


1. Metés 20 monos en una habitación cerrada.

2. Colgás una banana del techo y ponés una escalera para poder alcanzarla. Asegurándote de que no exista ningún otro modo de alcanzar la banana que no sea subiendo por la escalera.

3. Instalás un sistema que haga caer una lluvia de agua helada en toda la habitación desde el techo cuando uno empiece a subir la escalera4. Los monos aprenden rápido que no es posible subir la escalera evitando el sistema de agua helada.

5. Luego, reemplazar uno de los 20 monos por uno nuevo. Inmediatamente, va a intentar subir la escalera para alcanzar la banana y sin entender por qué, será molido a palos por los otros.

6. Reemplazar ahora uno de los viejos monos por otro nuevo. Entonces será molido a palos también y el mono introducido justo antes que este será el que más fuerte le pegue.

7. Continuar el proceso hasta cambiar a los 20 monos originales y que queden únicamente monos nuevos.

8. Ahora ninguno intentará subir la escalera, y más aún, si por cualquier razón a alguno se le ocurre pensarlo, este será masacrado por el resto de los monos Y lo peor es que ninguno de los monos tendrá la menor idea del por qué de la cosa.

¡Es así como nace el funcionamiento y la cultura de la empresa!

Emprendedores versus creatividad

¿Conocen a un tal Dick Fosbury?

Probablemente no. A menos que seas un experto en conocimiento del deporte mundial. Más aún, del atletismo. ¿Que tiene que ver el atletismo con la creatividad?... ¿El autor del artículo se volvió loco?. No creo, veamos…

Desde cualquier ámbito se aprenden lecciones de creatividad. Cualquier ámbito las necesita.

Dick Fosbury comprobó que su cuerpo, a pesar de tener muchas condiciones, no era el de un superatleta. Unos cuantos tenías más talento que él. Era saltador en alto, un apasionado.

Dick fue el triunfador de salto en alto en las Olimpiadas de México 68. ¿Qué tiene de notable esto más allá del logro deportivo? Hasta ahora… poco.

Ganó la medalla de oro imponiéndose a sus competidores con un nuevo estilo innovador: el Fosbury flop. Su innovación radicaba en un planteo en el que nadie había pensado hasta el momento. ¿Porque saltar el listón de manera ventral como todo el mundo lo hacía hasta ese momento? ¿Qué pasa si lo saltamos de espaldas?.

Su invención la estuvo planeando y desarrollando durante seis años antes de ganar la medalla olímpica. Fosbury aplicó (¡¡probablemente sin saberlo!!) una de las técnicas de creatividad más utilizadas: la inversión. Esta técnica te aportará una perspectiva completamente diferente de la actual al realizar el análisis de tus servicios o tus productos.

Su invención fue tan “radical” que en principio fue descalificado por alejarse de las “prácticas ortodoxas” (es obvio, los campos siempre responden rechazando la “novedad” que viene a romper el orden establecido, el status quo).

Pero como toda innovación con “valor agregado” (hablemos en lenguaje “business”) finalmente termina imponiéndose, siendo aceptada y valorada hasta que una nueva innovación venga a ocupar nuevamente el trono.

Como se imaginarán queridos emprendedores a Dick Fosbury finalmente se le reconoció su logro (¡no había nada de trampa en su técnica!) y su medalla pudo colgarse del pecho. Aún hoy la técnica Flop Fosbury sigue aplicándose con éxito permitiendo superar las marcas mundiales y olímpicas. Fíjate que se llama Flop… ¡Fosbury!; no solo ganó la medalla olímpica, sino que su nombre se inmortalizó en el mundo del deporte (claro… no fue siguiendo el camino de todos… sino el de ¡uno mismo!)

Pueden disentir conmigo pero Dick saltó en alto… ¡¡¡con su cerebro!!!, mientras sus competidores lo hacían con sus piernas.

“Fosbury Flop” se traduce a nuestro idioma como el “Salto Fosbury", pero Flop en inglés significa Fracaso. Curioso nombre para un estilo que permitió ganarle una medalla de oro. ¿No?

Emprendedor … ¿Qué ocurriría si comienzas a “Fosburizar” tu emprendimiento?


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Las Relaciones Publicas Internas

Siempre hemos escuchado hablar de las Relaciones Públicas, ya sea con los usuarios o consumidores de nuestros productos. También hemos participado de estrategias relacionadas con los medios masivos de comunicación.

Hemos sido testigos en muchas ocasiones cómo se realizan actividades de lobby y cabildeo con organizaciones y estamentos políticos, estatales y sociales o hemos realizado o gestionado patrocinios a certámenes de alto impacto para los públicos externos.

Todo esto es real y son relacionas públicas, pero ¿Por qué se utiliza tan poco este tipo de estrategias coherentes? ¿Por qué no se desarrollan programas de relaciones públicas en el interior de las organizaciones? Desde luego, algunas de estas acciones se ejecutan dentro de las fronteras corporativas, pero rara vez partiendo de un plan o una estrategia que responda a unas necesidades particulares y precisas.

Es común subestimar el recurso interno, privilegiando a públicos externos a la empresa, creyendo que es posible construir buena imagen sin antes vigorizar la identidad de la empresa, reforzando así su cultura corporativa”

PARTICULARIDADES

El término “públicas” se ha comprendido desde la perspectiva popular. Desde el significado común que se le ha dado a lo público. Se escucha recurrentemente que los asuntos públicos son los hechos visibles a todo el mundo. Pero esto no es así. Lo público no deja de ser público por no ser de uso y conocimiento común. Tampoco lo público se limita a un interés que es general, y mucho menos lo público se reduce a lo estatal o gubernamental.

Mirándolo desde un sentido amplio, lo público es todo lo que afecta por lo menos a un grupo de interés. Incluso a un individuo que determinamos y caracterizamos como estratégico e importante por los intereses que compartimos y otras particularidades sociales, empresariales, políticas, laborales, normativas y otras que son comúnmente valoradas.

EN EL INTERIOR

Las organizaciones, como cuerpo (Corporativo), están compuestas por diferentes áreas (Órganos) y personas con características e intereses específicos, con vínculos profesionales y personales, materializados en una interdependencia laboral y económica que tienen efectos directos en la vida familiar. Pero la unión contractual entre las partes no es suficiente para mantener unas relaciones óptimas y duraderas para garantizar un eficiente funcionamiento y un clima organizacional acogedor y productivo.

Las empresas en su interior están habitadas e impulsadas por individuos sociales que necesitan establecer relaciones sanas, amables, agradables y por supuesto afectivas. Es imposible obviar la importancia de las relaciones públicas con los públicos internos en nuestras empresas.

LOS PUBLICOS

Es fundamental reconocer y caracterizar los diferentes tipos de intereses, necesidades y rasgos de cada público potencial de la organización. “La audiencia (públicos) de cada organización varía de acuerdo con la naturaleza de gobierno de la organización”. Es recomendable identificarlos, plantearlos y tenerlos presentes en los diferentes planes que tiene una empresa. Partiendo de las áreas de comunicaciones corporativas y relaciones públicas, pasando por las de gestión humana, producción, financieras, calidad y mercadeo, hasta estructurar planes de relaciones públicas internas acordes con las necesidades encontradas.

La interacción entre las áreas, el intercambio laboral y cultural entre las personas y el trabajo en equipo: son procesos humanos y sociales.

Hay que seguir unos pasos básicos para reconocer los públicos internos de la organización y diseñar un plan de este tipo. Primero se debe formular y aplicar una investigación muy juiciosa sobre la estructura organizacional, la composición de las áreas, los grupos, la cultura organizacional, los códigos, los lenguajes, los tipos de liderazgo, las características sociales, las exigencias mismas del trabajo y de las profesiones, el clima laboral, el entorno y mercado y la historia corporativa.

Para ello se deben aplicar algunas herramientas investigativas acordes a la información que se va a levantar.

Luego, y en base a los resultados obtenidos, se deben establecer claramente los intereses, las necesidades y las características sociales, para segmentar cada público.

No necesariamente hay un público por área, pues no es igual el grupo de venta institucional, al de servicio posventa; o el de contabilidad que el de entorno económico.

Para efectos prácticos y didácticos se debe establecer un mapa real con los diferentes
públicos, reconociendo las características de cada uno y sus necesidades relacionales y de comunicaciones.

Las relaciones públicas, están más enfocadas a las acciones y a la coherencia de estas con las promesas comunicadas y la interacción entre los actores. Por ello, lo recomendable es que se conforme una estrategia global de comunicaciones y relaciones públicas internas. La comunicación es acción y esta a su vez es comunicación.

La acción y la imagen pública viajan en dos vehículos: el actuar y el comunicar. La perspectiva del público es privilegiada, pues es en ella donde se materializa y se interpreta nuestra imagen. También es el lugar donde se captan las contradicciones e incoherencias. Donde se pierden los niveles de confianza y donde se perjudican, en gran medida, nuestras relaciones.

Para la formulación del plan y sus estrategias hay que homogenizar grupos relacionales para ubicar sus ejes temáticos y niveles de interacción. También, si lo amerita, se debe priorizar las temáticas y las necesidades de segmento para obtener resultados concretos e impactantes.

Cada estrategia y táctica hay que ejecutarlas con minuciosidad, involucrando a los líderes organizacionales y a los voceros. Así mismo la gerencia debe protagonizar estas acciones. Las formas son variadas y pueden ser similares a las acciones tradicionales de relaciones públicas, pero entendamos que lo interno es más cercano, con más confianza, más informal y ojalá, más amigable.

Es indispensable tener en cuenta las agendas por áreas, los cronogramas corporativos, los niveles informativos, las actividades lúdicas, la inclusión y la participación dentro y entre las áreas. Cada público es importante.

Los planes deben perfeccionarse en su marcha, pero al finalizar el ciclo hay que ejecutar las respectivas auditorías y consolidar unos indicadores. Esto nos emitirá información importante para ajustar, cambiar, fortalecer y continuar cada plan.

Se debe evaluar el presupuesto y ajustarlo. Los resultados cuantitativos nos ayudarán a dimensionar y visualizar el plan, pero el balance cualitativo será nuestro principal insumo para sacar las conclusiones y actuar nuevamente dándole continuidad a este programa.

CONCLUSIONES

La identidad de la empresa viaja por los caminos de las relaciones internas y se extienden hacia el exterior. Cada nivel de relación trasmite mensajes y experiencias que suman a la hora de definir la imagen corporativa de cada empresa y su identidad.

Estas percepciones no sólo se anidan fuera de la empresa. Por el contrario, tienen mayor incidencia dentro de la comunidad interna.

Así mismo, las calidades de las relaciones dejan una huella muy fuerte en la identidad corporativa y en la mente de cada funcionario. Las relaciones públicas internas afectan todos y cada uno de los empleados e influyen determinadamente en las percepciones que se tienen de una organización. Cada empleado cuando está es su círculo familiar, de amigos, profesional, religioso o cualquiera que este sea, se convierte en vocero de la institución. Y esta posición determina hacia muchos objetivos la imagen de la empresa.

Pero sin duda, lo más importante es facilitar unos escenarios de relación saludables y fecundos para la realización personal y profesional, el entendimiento y satisfacción entre públicos y sobre todo un campo fértil para la productividad.

Unas relaciones internas estratégicas, pertinentes e incluyentes dan fluidez a las dinámicas propias de una compañía y dan un toque trascendentalmente positivo al ambiente de trabajo y a la cotidianidad social y laboral.

Ariel Jiménez Gil
Comunicador Social
Especialista en Mercadeo

¿Su Sistema de Calidad falló?

“Los sistemas de gestión de la calidad no solucionan los problemas de las organizaciones, es usted quién los soluciona con la aplicación eficaz de los mismos.”

La implementación de sistemas de gestión de la calidad bajo la serie de normas ISO 9000 se ha ido propagando de manera exponencial durante estas últimas dos décadas en Latinoamérica. Es cada vez más común encontrar organizaciones con sistemas de gestión de calidad certificados.


La Alta Dirección, de cada organización, promueve su implementación bajo la esperanza de poder contar a mediano plazo con procesos más competitivos, que puedan generar mayores ingresos, y clientes más satisfechos.


Las organizaciones suelen designar un responsable para la implantación, por lo general un profesional con conocimientos en organización y métodos y dominio
de las normas referenciales.


Esta persona suele preparar una planificación del proyecto, incluyendo la elaboración de los procedimientos, los programas de capacitación y las auditorías internas previas a la de certificación.


Iniciado el proceso, el funcionario responsable, que desde aquí denominaremos “Responsable de Calidad”, se convierte en un policía que suele estar sobre el personal controlando la elaboración y cumplimiento de los procedimientos, revisando los registros y su correcta aplicación.


Luego de un par de meses de trabajo arduo, donde todo el personal se siente agobiado por la exigencia y control permanente del Responsable de Calidad, la empresa logra la esperada certificación de su sistema de gestión de la calidad.


La Alta Dirección celebra intensamente y hace partícipe a todos sus funcionarios.


El reconocimiento se amplía a individuos que, no habiendo estado involucrados, también reciben los beneficios de ser identificados con la organización.


La organización en general le da una gran publicidad al logro y crea un ambiente de celebración constante e incesante. Pero después de algunos días, cuando va disminuyendo el fervor de la celebración, y todo el trabajo intenso de tiempo atrás comienza a caer en el olvido, se vuelve al mismo ritmo de antes del inicio del proyecto. La Alta Dirección se frustra por los resultados, que no van más allá que la mejora de la imagen corporativa; y sus ejecutivos van a engrosar la gran lista de aquellos que opinan que los sistemas de gestión no son más que mercadotecnia
para la organización.


¿Por qué sucede esto?, ¿realmente los sistemas de gestión de la calidad no traen los beneficios que dicen que traen?, ¿no estaremos preparados realmente para este tipo de gestión? e incluso hay quienes llegan a pensar que escogieron una empresa certificadora muy benevolente.


Nada de lo anterior podría ser la razón fundamental por lo cual su sistema de gestión no le trae los beneficios prometidos; el motivo es que se toma al sistema de gestión de la calidad como una meta o fin a alcanzar que termina al momento que obtiene la certificación.


Pero los sistemas de gestión no son un fin, más bien son un medio para alcanzar la eficiencia y la mejora de nuestros procesos.


Con la implantación y certificación del sistema de gestión de la calidad lo único que estamos obteniendo es la herramienta para la mejora, el siguiente paso es empezar a utilizarla a diario.


El problema se centra en la espera que el Responsable de Calidad mantenga el sistema de la misma forma que logro implementarlo, y esto no funciona de esa manera. Cada uno de los integrantes de la organización, empezando desde la Alta Dirección, deben hacer que el sistema funcione, pero tomando a la calidad como una forma o filosofía de trabajo y no así como un fin a alcanzar.


Nadie más que cada funcionario puede hacer el trabajo que se le ha asignado, entonces no se puede deslindar la responsabilidad de la calidad de la organización a una persona específica, cada uno es responsable de realizar su trabajo en función a los requerimientos establecidos.


Debe concientizarse que la calidad es el camino para ser más competitivos y lograr clientes satisfechos, y no así una meta.


Los sistemas de gestión de la calidad son herramientas que permiten a la organización transitar por el camino de la calidad para alcanzar los beneficios esperados; y los primeros que deben concientizarse de eso son los líderes de la organización.


La Calidad comienza en cada una de las personas, con la actitud y compromiso que tengan para con el cambio e innovación continúan mediante la aplicación permanente de la herramienta denominada sistema de gestión. Con la implantación del sistema de gestión de la calidad, el trabajo no ha terminado, sólo ah iniciado.



Marcelo Vásquez Lema
Ingeniero Comercial, Máster en Administración, Especialista en Gestión de la Calidad, Medio Ambiente y Seguridad, Gerente Nacional de Calidad y RRHH

Vivimos en una “Sociedad Híbrida” que marca tendencias

"Cada vez que cambia nuestra mirada sobre nosotros mismos, nuestro entorno y nuestra historia, tenemos la impresión de que el mundo antiguo ha caído arruinado y que no hay nada que pueda reemplazarlo. Eso es lo que hoy sentimos, pero, como hicimos en el pasado, intentaremos construir una nueva representación de la vida social y escapar así a la impresión angustiosa de la pérdida de todo sentido... el final de un mundo no es el fin del mundo".

Alain Touraine

Reconocernos dentro de un contexto implica, de cierta manera, reconocer como nuestros comportamientos, creencias, valores, modos de pensar, decir y hacer, se interrelacionan incesantemente con los comportamientos, creencias, valores, modos de pensar, decir y hacer de los demás.


De esta manera, todos juntos conformamos una gran realidad. Una realidad que no puede medirse ni percibirse bajo términos absolutos. Una realidad en la cual, 1 más 1, siempre es mucho más que 2, ya que son nuestras individualidades las que le imprimen el sello distintivo, y esa cuota de valor agregado, que siempre lleva a percibir un poquito más.


El transcurso de los años lleva consigo el peso de la evolución. Evolucionar implica, entre otras cosas, cambiar de un estado a otro... ¡Y todos sabemos que lo único que permanece estable en el contexto actual es justamente este concepto de mutabilidad, cambio y revolución constante!...


Entonces, para entender el porqué de ciertas reacciones debemos entender primero qué acciones le dieron lugar. O sea, para entender porqué fracasan ciertas decisiones tomadas en nuestras empresas, organizaciones, emprendimientos, etc... debemos pensar en todo aquello que, al momento de decidir, olvidamos mirar, contemplar y ponderar...


ASI COMO ES AFUERA ES ADENTRO

“Así como es arriba es abajo”, así como es afuera es adentro. ¿Qué nos sugiere esta afirmación? Dos cosas.


La primera: que muchas veces decidimos sin tener todas las cartas (variables) sobre la mesa. Decidimos sin mirar el contexto y sus características distintivas.


Y la segunda: que, por estudiar el árbol, nos olvidamos de estudiar el bosque. ¿Qué es lo que quiero decir? Que no podemos ver la realidad solo a través de nuestros paradigmas, porque estos están fuertemente sesgados por nuestras profesiones, modos de vida o capacidades adquiridas a lo largo de nuestras vidas. Sino que la realidad solo puede ser comprendida tras una correcta interrelación de las distintas disciplinas que la conforman, como por ejemplo, el entretenimiento, la psicología, la filosofía, las neurociencias y la tecnología entre otros. ¿Y para qué nos sirve analizar esta interrelación? Para tener una visión sistémica del contexto en el cual nos movemos y ejercemos influencia, desde nuestro negocio.


Sin ir muy lejos veamos lo que sucede con el marketing. Si armamos un plan de marketing alejado o desfasado de las caracteristicas particulares del contexto en el cual se quiere insertar, podría lograr un perfecto fracaso. ¡Sus mensajes no llegarían a ninguna parte!


Bien... ¿Alguna vez nos preguntamos porqué las marcas apuntan al individualismo? ¿O por qué se intensifica la necesidad de diversificar las ofertas y los mensajes?


Estas, y muchas otras respuestas relacionadas con el mundo del marketing, encuentran respuesta en las características de una nueva sociedad que viene gestándose desde hace tiempo, y que no podemos desconocer. Una nueva sociedad que aún convive, y comparte terreno, con los valores de la vieja sociedad: las sociedades híbridas.


SOCIEDADES HIBRIDAS

Según el diccionario, híbrido es un adjetivo que se aplica a los animales o vegetales procreados por individuos de distinta especie y también alude a todos los productos que poseen diferentes naturalezas.


¿Cuales son los ejes centrales de la sociedad híbrida? Libertad, responsabilidad y angustia.


Entonces, el desafío para las empresas/organizaciones/sociedades, y las marcas asociadas a ellas, es ver si están preparadas para comprender que productos requieren los distintos segmentos del mercado en que operan, como asi también qué códigos valora cada uno de ellos a fin de operar en consecuencia.


A raiz de esto las empresas tienen la necesidad de:


1) Personalizar sus productos: pero como no pueden cambiar todos los días la fabricación, aparece una gran tensión entre la oferta y la demanda;


2) Dar más valor: sin que se pague por eso.


3) Ofrecer un mensaje de libertad: La libertad/liberación es el valor central de este tiempo, concepto que toman las marcas con diferentes propuestas. Algunos casos de marcas con sus slogan adaptados a los nuevos tiempos son: Las zapatillas All Star: “hace lo que quieras”; La cerveza Iguana: “capacidad de elegir”; Visa: “porque la vida es ahora”; Key Biscayne: “pensar menos sentir más”.


La contracara de los nuevos códigos de la sociedad es que, elegir y ser libre implica un aumento de la responsabilidad, y por ende crece la angustia. Con el vacío de valores las marcas trabajan transversalmente actitudes y hacen extensiones de marca en diferentes rubros.


En la sociedad actual conviven ambos modelos repartidos casi por igual y aún en los propios individuos coexisten con mayor o menor paz ambos enfoques sobre la vida. Y algo parecido le pasa a las marcas. Una misma marca de jabón para lavar la ropa le tiene que hablar a la mujer tradicional tanto como a la representante de las nuevas tendencias. Ya no se trata de la división simple entre el ama de casa y la que trabaja afuera, se trata de algo más profundo que remite a la postura frente al mundo


Presente, disfrute y libertad son los mantras de la cultura híbrida, aún a costa de temores y angustias.


VEAMOS ALGUNAS DIFERENCIAS ENTRE UNA SOCIEDAD Y LA OTRA...

La consultora CCR realizó un estudio de esta nueva realidad... Los invito a conocer algunas de sus conclusiones:


Mientras la sociedad absoluta se carcateriza por el apego a los límites claros, adopta formas puras y adhiere a la lógica lineal donde todo puede ser catalogado en términos de blanco y negro, la sociedad híbrida es más difusa en cuanto a los límites, adopta una lógica de red y permite ver el mundo en múltiples tonalidades de grises.


El precio de la libertad, el miedo: La gran disputa del momento pasa por la disyuntiva entre adherir a un mundo con reglas fijas que nos den contención pero con pocas libertades para elegir, o bien a una estructura donde existan pocas reglas que nos orienten sobre lo que está bien o mal pero que den más posibilidades para actuar y elegir. Mientras el primero modelo, sinónimo de la sociedad absoluta brinda contención, el segundo, descriptivo de la sociedad híbrida, genera libertad pero también iguales dosis de angustia. Entre estos dos ejes, y polaridad de discursos, se mueven los valores sociales.


“Quiero ya”... por esto de vivir el “aquí y el ahora”: ¿Qué prefiere nuestra sociedad? ¿Trabajar, trabajar y trabajar hoy, a fin de procurar su estabilidad futura? ¿O dejar de pensar en el mañana para vivir más y mejor en el presente? No me cabe la menor duda que a todos nosotros nos ha llegado, -de una u otra manera-, el mensaje de que lo único que poseemos es el presente y que el mañana no existe. Eso genera un fuerte movimiento inconciente en nuestras decisiones. Un modelo comienza a ceder su espacio al otro.


Libre albedrío: El tema de la elección también alcanza gran protagonismo en este contexto. El hecho de elegir libremente, un paradigma de la sociedad híbrida, es algo que entra en sintonía con la reafirmación de las individualidades. Paradójicamente el nuevo mensaje es que, no hay que perderse en la masa sino que, hay que resaltar las diferencias e individualidades. “¡Se vos mismo!” dicen ahora sin tapujos después de décadas de bajar línea con la uniformización. una mejor calidad de vida personal: Dichos que pregonan cosas tales como: “de la casa al trabajo y del trabajo a la casa”, o “al que madruga Dios lo ayuda”, hoy generan dudas. Cada vez son más los que adhieren al esquema de: menos esfuerzo en el trabajo, con menores logros profesionales y económicos, pero con más tiempo para el disfrute de la vida personal.


Ambigüedad protagónica: En algunos anuncios publicitarios resulta difícil distinguir quién representa la figura femenina y quien la masculina. Las formas y las curvas no siempre están presentes y los rostros y los peinados son lo suficientemente ambiguos como para generar dudas. Esto es tan solo un reflejo de lo que sucede en nuestra sociedad. Tampoco es novedad hablar del crecimiento de la cosmética masculina o ver imágenes que insinúan apetencias homosexuales. Los piquitos y arrumacos entre mujeres ya no son poses zarpadas de las vedettes sino que llegaron a las modelos top.


El glamour bizarro: La nueva sociedad ha roto los límites y lo bizarro u ordinario pueden ser barnizados con el “charme del glamour”. Lo nuevo y lo viejo se resignifican bajo el nuevo escenario. La cuestión es hacer equilibrio sin verse encorsetados. Si se juegan de lleno a los nuevos valores harían agua porque la sociedad aún necesita estar aferrada a ciertos salvavidas del viejo modelo.


Vivir en flash: La aceleración del progreso potenciada por la tecnología se trasladó al nuevo estilo de vida. Queremos ir cada vez más rápido, necesitamos más velocidad. El vértigo es algo propio de la humanidad actual.


I love me: Aquí observamos el fin de lo social como modelo organizador de la cultura occidental y el surgimiento de un nuevo mundo en el que la subjetividad del individuo es la que define los marcos de referencia.


Mujeres al poder: Las mujeres son las que más compran y, sin embargo, la publicidad y el mercado no las está sirviendo adecuadamente. Con la impronta femenina, llega la estética de lo suave, de las superficies redondeadas, de la belleza como parámetro rector. En el nuevo contexto la mujer se ubica en un lugar de mayor libertad y poder de decisión. Las marcas advirtieron el cambio y la mujer es protagonista de campañas publicitarias. En el caso de Adidas, con su slogan: “la nueva mujer. Impossible is nothing”, o el comercial de Gancia donde la mujer tira la flecha: “Principio del juego”.


Ohm: La búsqueda de la espiritualidad es la mayor megatendencia de nuestra era.


CONCLUSIONES

“Así como es arriba es abajo”, así como es afuera es adentro...

Comprender nuestro entorno, sus caracteristicas particulares, los nuevos valores y las nuevas cosas valoradas y queridas por la sociedad, es el primer paso para ofrecer un producto (bien o servicio) acorde a las espectativas de la población, o emitir un mensaje que nos devuelva la mirada y nos ayude a posicionarnos en la mente de nuestros clientes.


El tema que hoy les acerco es relativamente nuevo pero muy trascendental. Considero que debemos profundizar en él... Nuestra sociedad vive en una eterna revolución de valores y prioridades que nosotros debemos saber acompañar, porque nuestros clientes son nuestra prioridad y razón de ser... ¡Sus caracteristicas condicionan nuestro accionar!

Como alcanzar Libertad Financiera

Hay muchos negocios por Internet que prometen Libertad Financiera, y muchas veces nosotros usamos esa palabra sin tener en claro como lograrlo y que significa, comenta Sebastian Gomez, Consultor en Libertad Financiera..


La Libertad Financiera es el estado donde una persona puede estar sin trabajar y financiarse el resto de su vida con el dinero que ha acumulado.


Para alcanzar la Libertad Financiera, muchos negocios son los que nos pueden iniciar hacia este camino, pero es muy importante primero establecernos una visión a futuro y analizar las oportunidades en base a esa visión. Muchos son los negocios que se ofrecen por Internet, pero con pocos nos sentimos a gusto.


Les dejo a continuación, una recomendación de pasos que nos pueden guiar para alcanzar esa libertad que tanto deseamos.


Educación Financiera: Para comenzar a transitar este camino, es fundamental que nos capacitemos. Para ser Médico hay que ir a la universidad de Medicina y estudiar durante 7 u 8 años. Recién en ese momento uno esta en condiciones de realizar las primeras prácticas para ir perfeccionándose cada vez mas en la materia. Para obtener la Libertad Financiera, pasa lo mismo, con la diferencia que mientras te educas, podes desarrollar negocios y aprender de la misma práctica. Los tiempos se acortan y se aprende más rápido. Para Educarte financieramente te recomiendo los siguientes métodos: Libros, Workshop, Seminarios, Juego Cash Flor, Desayunos de negocios, Etc.


Redes de Mercadeo: Comenzar con negocios de baja inversión y alto potencial. No es verdad que para tener negocios hay que invertir grandes capitales. Existen sistemas de negocios que requieren baja inversión y con educación financiera de por medio, desarrollarlos de manera tal que permitan obtener ingresos cada vez mayores y muchas veces exponenciales. El negocio que recomiendo para este segundo paso, son las Redes de Mercadeo. Este sistema de negocio funciona como una franquicia individual y muchas veces actúan como escuelas de negocio. Es clave identificar una red que tenga un sistema de capacitación constante, y un producto con el que te sientas a gusto.


Inversiones Bursátiles: El próximo paso que recomiendo es invertir en acciones. Muchos pensarán que es una lotería, pero el riesgo puede disminuirse con educación financiera. El mundo de las acciones requiere una capacitación y conocimientos específicos. Lo mejor para este paso es asesorarse con un agente de bolsa que pueda ayudarte a dar los primeros pasos.


Bienes Raíces: es el paso que gran parte de la población mundial desea alcanzar. Los bienes raíces tienen una estabilidad y crecimiento sostenido envidiable frente a otros negocios. Tener un departamento y alquilarlo, nos genera ingresos pasivos. Comprar un departamento en oportunidad y venderlo, nos permite obtener una diferencia a nuestro favor. Comprar un local, y alquilarlo para comercio, también nos genera ingresos pasivos. Hay innumerables formas de hacer negocios con Bienes Raíces. Pero lo que si esta claro es que adquirir una propiedad con fines de obtener una diferencia económica a nuestro favor, es un excelente negocio.


Sistemas Empresariales: a medida que voy creciendo en inversiones, surgen nuestras ideas y necesidades. Este paso es a largo plazo y muchas veces no se llega a lograr porque depende de los gustos de cada uno, pero esta alternativa contempla la idea de ser dueño de mas de 2 empresas con una dotación superior a 500 empleados cada uno. No se trata de ser gerente o director. Ellos son empleados. Tú eres dueño.


Conclusión

Este es un camino o escalera que a partir del punto 4, se ingresa en un camino de vía rápida hacia la libertad financiera. Pero como les mostré, cualquier puede comenzar a transitar esta escalera. La capacitación es fundamental, sino se pierde la base.

Te propongo que des un paso más en tu vida, para pasar de una mentalidad empleada a una mentalidad empresaria.

La Gerencia y la Administración del Tiempo

¿Cuantas veces escuchó a un gerente quejarse o justificarse porque no le alcanzó el tiempo para realizar aquellas actividades que tenía previstas? o bien ¿Cuantas veces lo escuchó decir que no sabe como administrar su tiempo y verse favorecido en su rol?


Lo cierto es que, muchas actividades gerenciales no alcanzan los resultados previstos porque la gerencia simplemente no ha percibido la importancia que este recurso intangible, reviste tanto para su personal como para si mismo.


Desperdiciar el tiempo, como decíamos anteriormente, redunda en altos costos, resultados desfavorables y elevado estrés.


Por esto, la administración del tiempo debe ser conceptuada como una manera de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos de los ejecutivos.


Los problemas mas comunes que tienen la mayoría de los ejecutivos para administrar su tiempo son:


• Los estimados de tiempo que suponen van a necesitar para una actividad, para transportarse, para resolver situaciones o tomar decisiones, son irreales y son parte de los desperdiciadores de tiempo más comunes.


• La escasez del tiempo generalmente resulta de una mala administración o una carga de trabajo mal planeada y distribuida.


• Es frecuente que trate de hacer demasiado en un tiempo muy corto.


• También sucede que algunos ejecutivos no saben decir “no” a las distracciones externas.


• Confunden prioridades trabajando en cosas de segunda o tercera importancia dejando lo urgente para después.


• Se establecen metas diarias muy por encima de la capacidad de cumplirlas.


• Dejan las anotaciones del registro de como se va utilizar el tiempo para el final del día o cuando haya un momento oportuno, lo cuál no es funcional ni realista, ya que la memoria puede fallar, con la gra cantidad de compromisos e información que manejan.


• No se preocupan por registrar los compromisos y actividades, lo que impide administrar eficientemente el tiempo. Generalmente llegan tarde a las reuniones y en situaciones adversas puede producir crisis innecesarias.


• La falta de la planeación del tiempo, en muchos casos, limita la posibilidad de generar alternativas de soluciones factibles y la posibilidad de seleccionar la vía de acción más efectiva.


• Algunos ejecutivos se oponen al registro y control del tiempo, ya que lo consideran como una amenaza o se sienten inseguros porque nunca lo han intentado.


PARA TENER EN CUENTA

1) Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los últimos 20 minutos de labores, en planear el día siguiente. El tiempo del ejecutivo rara vez se utiliza exactamente como él lo planea. Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos.


2) Los resultados más efectivos se logran teniendo objetivos y programas planeados.


3) El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o sea que los ejecutivos deben utilizar su tiempo en relación a la importancia de sus actividades.


4) El establecer un determinado tiempo o fechas limites para cumplir con los compromisos de los ejecutivos, ayuda al resto del grupo de trabajo a sobreponerse a la indecisión y a la tardanza.


5) Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar los esfuerzos en cada actividad.


6) No confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones con resultados.


7) El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser realista y limitado a las necesidades de cada situación en particular, ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse por sí mismos lo que puede ahorrar mucho tiempo.


8) Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hábito que desperdicia tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la presión de las fechas límite establecidas.


9) Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales deben ser delegadas o eliminadas en la medidad de lo posible.


10) Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repetición de acciones y reducir las interrupciones a un mínimo como contestar o hacer llamadas telefónicas.


11) El mantener a la vista la agenda del día facilita el administrar correctamente el tiempo.


12) El registro de como se piensa utilizar el tiempo en el día, en la semana o en el mes debe ser detallado, ya que omitir detalles es tan perjudicial para los objetivos del registro del tiempo, como confiar en la memoria o establecer metas irreales.

La Administración del Tiempo

¿Alguna vez sintió la necesidad de organizar mejor su vida, ante la sensación de que su día transcurre en medio de una actividad frenética, no logrando demasiado al final del mismo? ¿Alguna vez sintió que, debido a su carrera diaria, no le queda tiempo ni para respirar?


Sin duda alguna, muchos de nosotros vivimos atormentados por la falta de tiempo. Pero, ¿es la "falta de tiempo" el verdadero problema?


El tiempo es el recurso más valioso que tenemos. Es finito, escaso, avanza sin piedad, no se puede comprar, no se puede atrapar, detener o regresar y, sin embargo, nos limita en múltiples aspectos de la vida.


Los mejores líderes de este siglo entienden que la administración del tiempo no implica exprimir el día hasta el último de sus minutos, y tampoco hacer más cosas; sino concretar lo que es verdaderamente importante.


Por eso, el estudio de este tema, es clave en el mundo laboral.


Víctor Hugo, escritor francés del siglo pasado, señalaba... ‘Aquel que prepara las cosas que tiene que hacer durante el día, y luego se atiene a ese plan, lleva consigo el hilo que le guiará a través del laberinto de una vida ocupada. Pero allí donde no se traza plan alguno, donde la disposición del tiempo se deja exclusivamente en manos del azar, no tarda en reinar el caos’.


LA FILOSOFIA DEL TIEMPO Y EL VALOR DE LOS MINUTOS

El buen uso del tiempo va mucho más allá de nuestro trabajo. El dinero mismo no puede comparársele, pues éste vuelve y aquél no. En una vida se pueden rehacer diez fortunas, pero con diez fortunas no se puede recomenzar una vida.


Por eso estaríamos en condiciones de cambiar la frase: “El tiempo es oro”, por la de: “el tiempo no se puede comprar, ni con todo el oro del mundo”. El tiempo, es más que dinero.


Los minutos perdidos pueden formar un total abrumador al cabo de los años. Si ganamos, por ejemplo, 15 minutos todos los días, administrando mejor nuestro tiempo, al año habremos ganado toda una semana.


Si comprendemos que el día solo tiene 24 horas y que el tiempo no se estira ni cambia, nos daremos cuenta que, todo lo que podemos hacer es mejorar nosotros el uso del tiempo escaso del que disponemos, es decir, organizarnos inteligentemente.


Por eso el tiempo...
• Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar;
• Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen.


LA GRAN PARADOJA DEL TIEMPO

Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay.


PRIMERO LO PRIMERO

Debemos comenzar por comprender dos puntos importantes :

1) El tiempo es el único bien real que tenemos.
2) El tiempo no es algo vago, general. Es el ahora, es el presente, es el hoy.


Por lo tanto, ‘Quien gana tiempo, lo gana todo’. No hay que malgastar el tiempo. Una vez pasado, no se puede volver a tener; se va para siempre. El tiempo, usado con acierto, nos puede proporcionar no sólo dinero, sino, además, la realización de nuestros sueños y el logro de nuestros objetivos.


En este punto es importante comprender algo acerca de la velocidad. Velocidad no es sinónimo de hacer las cosas ‘a los apurones’.


La importancia de la velocidad la ilustró Lewis Carroll en su obra ‘Alicia en el país de las maravillas’, cuando dijo: “Tiene que ser muy rápido para mantenerse en el mismo puesto. Pero si quiere llegar a otra parte, debe ir 2 veces más rápido”


¿QUE NOS HACE PERDER EL TIEMPO?

¿Cuáles son sus "ladrones de tiempo"? ¿Gasta usted demasiado tiempo navegando en Internet, leyendo emails, o haciendo llamadas personales?


Los 4 puntos más comunes que nos llevan a un trabajo caótico, son los siguientes:

• Una mala organización (falta de planificación)
• Exceso de compromisos
• Falta de instrucciones: llamadas telefónicas, reuniones mal planificadas o a destiempo.
• Falta de delegación: no pueden hacerlo todo hay que aprender a delegar.

SISTEMAS PARA CONTROLAR Y ADMINISTRAR EL USO DEL TIEMPO

Causas teóricas de malversación del tiempo en la empresa:

• Falta de información
• Comunicaciones lentas y absurdas.
• Interrupciones constantes
• Desorganización de los colaboradores
• Exceso de urgencias
• Llamadas telefónicas
• Exceso de burocracia
• Errores de terceros
• Visitas al exterior
• Salidas para resolver problemas
• Exceso de reuniones
• Incompetencia de los jefes.

Causas reales de malversación del tiempo en la empresa:

• Falta de organización personal
• Confusión de prioridades
• Escasa delegación en nuestros colaboradores
• Exceso de optimismo al apreciar nuestras habilidades y potencial de trabajo
• Intentar abarcar un campo de actividades demasiado amplio
• Poca puntualidad y control de horario
• Dilación de las decisiones importantes
• Precipitación en otras decisiones, sin analizar a fondo el origen de los problemas.

Así como cada síntoma tiene su diagnóstico; cada enfermedad tiene el remedio para su cura. El tema es poder advertir el origen del problema...

-¡“Mi trabajo se acumula cada día”!

Diagnóstico: actividad ineficaz, no productiva.

Remedio: Realizar una lista de prioridades; optar por mayor disciplina personal; tratar de delegar; emplear mejor las secretarias; filtrar las llamadas telefónicas.


-¡"No puedo clasificar mi día tan fácilmente"!

Diagnóstico: Demasiadas interrupciones; se tratan los problemas a medida que van surgiendo, no por orden de importancia; no se es capaz de diferenciar entre lo urgente y lo importante.

Remedio: Preparar un gráfico de análisis de tiempo cada día para advertir dónde se producen fugas.


EL USO DEL TIEMPO... UNA CUESTION DE HABITO

El actual problema de tiempo ha surgido probablemente por culpa de una lenta e ininterrumpida adquisición de malos hábitos, por ejemplo dejar los informes para el último momento, hacer las cosas uno mismo en vez de delegar, alargar las decisiones, etc. En otras palabras, se requiere tratar de adquirir una serie de nuevos hábitos y dejar los viejos.


Un nuevo y sano hábito sería el planificar nuestro tiempo. La planificación del tiempo ahorra tiempo, porque hace que nos dediquemos a lo verdaderamente importante.


Todos los expertos dicen que los minutos más productivos del día son los dedicados a planificar. Así, 20 minutos diarios de planificación pueden ahorrar una hora, hacerlo diariamente ahorrará 5 horas a la semana, lo que significará 250 horas al año ¡más de 2 semanas extra de tiempo para alcanzar sus objetivos!


LOS PUNTOS MAS IMPORTANTES PARA MEJORAR LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO

1) “Defina claramente los objetivos y seleccione los más importantes”. Ser efectivos con el tiempo es irrelevante si no sabemos en qué invertirlo. En ocasiones, las personas gastamos mucha energía intentando ser más eficientes, sin saber a ciencia cierta que es lo que queremos conseguir. Por eso es primordial distinguir entre las cosas que son importantes y las que no lo son.

Recuerde que “nada es más fácil que estar ocupado, y nada más difícil que ser efectivo”. ¡Deben fijarse prioridades! Algunas personas llevan a término todas las tareas posibles que aparecen en su lista, logrando un elevado porcentaje de tareas realizadas, pero su efectividad es baja debido a que las tareas desempeñadas en su mayoría son de una prioridad ‘C’.


2) “Analice como gasta su tiempo”. Lo sorprendería saber en cuantas cosas sin importancia gasta su tiempo. Sin embargo, para conocer con exactitud cuales son esas cosas sin importancia, necesita primero hacerlas de manera conciente, y a esto lo logrará llevando un registro. Con los registros en mano tendrá que examinarlos y ¿cómo se relacionan mis objetivos con las actividades en las que realmente invierto mi tiempo? ¿Estoy atendiendo cosas relevantes y prioritarias?


3) “Lleve una lista de tareas pendientes”. Esta es una de las cosas más simples y a la vez más poderosas de cualquier sistema de administración de tiempo: la lista de tareas. No importa si utiliza el dispositivo electrónico de moda o una hoja de papel estraza, pero lo importante es que lleve un registro. Lo que realmente hace la diferencia es el hábito de escribir las tareas pendientes día tras día.


4) “Asigne prioridades a cada tarea”. Una vez terminada la lista de tarea, determine cuales son los elementos más importantes y márquelos de alguna forma que resalten sobre todos los demás. Si la lista es muy grande, resultará conveniente que realice una nueva lista con los elementos prioritarios para el día o la semana.


5) “Planee cada día desde el día anterior”. Todos los expertos en administración del tiempo recomiendan planificar desde el día anterior las actividades del día siguiente. Para esto resultará conveniente que tome los últimos 10 minutos de cada día para repasar la lista de pendientes y determine qué es lo que debe concretar al día siguiente. Este simple ejercicio permitirá comenzar cada jornada sabiendo exactamente qué hacer y con que tarea iniciar.


6) “No deje las cosas para después”. “No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy”. Aplazar para el final las cosas que no le gustan hacer es una de las peores estrategias que puede utilizar, ya que lo único que logrará es prolongar el estrés asociado a la tarea. ¡Debe hacer primero lo que no le gusta hacer! De esta manera, el resto de la jornada transcurrirá de manera más placentera. Si la tarea es muy grande, le convendrá dividirla en tareas más pequeñas hasta que le resulte fácil dar el primer paso.


7) “Delegue en los demás”. Más allá de lo pequeña que pueda ser su empresa, no hay necesidad de que sea un "espectáculo unipersonal". Una forma de hacer más en menos tiempo es asignando tareas a terceras personas. La clave para delegar consiste en asignar alguna actividad a alguien más si este puede hacerlas más rápido, más fácil o mejor que nosotros.


8) “Aprenda a decir NO”. Esta es una herramienta muy poderosa y no implica evadir responsabilidades, sino invertir el tiempo en lo que le resulte más productivo. Si la tarea en cuestión interfiere con los objetivos que tiene planteados, busque una manera sutil para negarse.


9) “Acepte solo los proyectos en donde ambas partes ganen”. O sea, apueste por esos negocios que beneficien a su cliente y a su empresa. Si su cliente no se va a beneficiar “substancialmente” al adquirir su producto o servicio… es un mal negocio. Por otro lado, si la remuneración que obtendrá por el negocio no le permite obtener una utilidad razonable después de pagar los costos... es un mal negocio.


10) “Concéntrese en la tarea actual”. Si se Concentra al 100% en una y sólo una tarea a la vez, podrá lograr períodos altamente productivos. Sin embargo, lograr esta concentración y entrar en esta zona de productividad cuesta mucho trabajo y cualquier interrupción será suficiente para salirse de ella. Es por esto que deberá tratar de eliminar todas las distracciones posibles: desconectar el teléfono o activar la contestadora, apagar su celular, cerrar su correo electrónico o los programas para “chatear” y cerrar su puerta.


11) “Nunca olvide a la persona más importante”. A veces, cuando se tienen grandes proyectos en puerta, uno tiende a olvidarse de los demás y lo que es peor, de uno mismo. Sin embargo, para ser altamente productivos se requiere de un adecuado balance entre cuerpo y mente. Eso implica realizar actividades de relajación y recreación, como asi también procurar una alimentación adecuada para poder adquirir un estado de armonía y rendir al máximo, largos períodos de tiempo.


12) “Fije tiempos límites para las actividades”. Leer y responder emails puede consumir un día entero si lo permite. En lugar de eso, es necesario que ponga un límite para cada tarea y que lo cumpla.


13) “Asegure el correcto funcionamiento de sus sistemas”. Si pierde mucho tiempo buscando documentos en su PC, entonces es tiempo de que organice el sistema de administración y archivado de los documentos existentes. La idea es que tenga siempre a mano lo que necesita.


14) “¡No gaste el tiempo en esperas!”. Ya sea en reuniones con clientes o en turnos con el médico, es imposible evitar esperar a alguien o a algo. Pero su espera debe ser productiva. ¿Como lograrlo? Tenga a mano algo para hacer, como un informe que deba estudiar, un folleto que necesite analizar y aprobar, o simplemente tenga una hoja de papel en blanco que le permita planificar su próxima campaña de marketing.


EL TIEMPO Y LAS CRISIS

Prevenir no sólo es mejor que curar, sino que también es ganar tiempo


Si prevé las crisis y toma ciertas medidas para evitarlas o enfrentarse a ellas, estará invirtiendo sabiamente su tiempo. Las cosas muy rara vez evolucionan hasta el nivel de una crisis sin alguna advertencia previa. Un poco de previsión y de mantenimiento preventivo le asegurarán que pasará su tiempo dedicado al logro de sus metas, en vez de pasarlo reaccionando a las crisis.


EJERCICIO SOBRE LOS MALVERSADORES DE TIEMPO

Una buena recomendación es que cada día, antes de concluir su jornada laboral, invierta unos minutos en revisar los resultados conseguidos. Para esto deberá responder las siguientes preguntas:


1) ¿En qué grado y medida consegui los objetivos propuestos?

2) ¿Cuánto tiempo dediqué a los trabajos programados y a los imprevistos?

3) ¿Puedo reducir alguna de las tareas a través de mi secretaria o un subordinado?

4) ¿Efectue algún trabajo inútil, en función de los resultados que debo conseguir?

5) ¿Qué trabajos hubieran resultado más efectivos si hubiera consultado con alguien más?

6) ¿El número de interrupciones del día fue normal?


Después de estas preguntas deberá tomar decisiones. Lo mejor que puede hacer en ese instante es escribir los objetivos y prioridades del día inmediato. En este momento es más fácil hacer el enlace entre una jornada y otra.


¡Si de verdad quiere conseguir éxito en la organización del tiempo, deberá cultivar la tenacidad!

¿Como ayudar a su empleado administrativo a ser más eficiente?

Sabemos que el recurso humano es -para cualquier institución-, dada una cierta cantidad de recursos (fisicos, tecnológicos, humanos, financieros), el que marca la diferencia a la hora de obtener resultados. Por lo tanto, mejores o peores resultados, van de la mano de la eficiencia de nuestro personal.

La eficiencia se logra a través del uso racional de los recursos disponibles para alcanzar un objetivo predeterminado.

Mayor eficiencia implica mayor productividad. A mayor eficiencia menor será la cantidad de recursos que se empleen, lográndose una mejor optimización y rendimiento.

En el concepto implícito en el primer párrafo hablamos de los empleados comprometidos directamente en la producción de nuestros bienes o servicios, de aquellos que integran el costo del producto también denominados mano de obra.

Pero, ¿qué sucede con los empleados administrativos? ¿con aquellos que trabajan en nuestras oficinas, generando contactos, manteniendo vínculos, ordenando papeles, manejando nuestra agenda?

A pesar de que su trabajo no integra el costo de producción, el mismo integra el resultado del ejercicio comercial.

SOBRE LA EFICIENCIA PERSONAL

La eficiencia personal es la habilidad que posee una persona para lograr sus propios objetivos o realizar las tareas que le han sido encomendadas.

Todos sabemos que el ser humano es un ser social, por lo tanto la gran mayoría de sus logros involucran planeamiento y relación con otros seres humanos. De aquí que la eficiencia personal es, en gran medida, una habilidad social que tiene que ver con la manera de conseguir información, interés, apoyo y colaboración de otros seres humanos, más que un asunto de habilidades o fuerzas individuales.

Para que esta sea plena requiere en el individuo una capacitación apropiada; canales de comunicación fluidos; objetivos claros de la institución; una adecuada motivación y una correcta organización, entre otras cosas.

Un individuo es eficiente en la medida en que logra sus objetivos. Si ese objetivo es un proyecto de trabajo, será más eficiente si logra desarrollar la habilidad para hacerlo con menos esfuerzo, de un modo más directo y con un menor margen de error.

Un individuo es eficiente cuando logra...

• Captar la atención de sus pares y superiores;


• Infundir respeto;


• Despertar y mantener el interés del resto del grupo;


• Atraer buena voluntad;


• Manejar adecuadamente los desacuerdos y diferencias, a fin de que sea capaz de acercar a los demás sus puntos de vista en lugar de alejarlos;


• Despertar en los otros el deseo de actuar conforme a sus propósitos;


• Conseguir apoyo y cooperación;


• Obtener todo lo anterior de manera rápida, fácil y de preferencia sin tener que pedirlo;


• Evitar antagonismos innecesarios;


• Mantener buenas relaciones interpersonales.

Nadie es lo suficientemente eficiente, pero puede tratar de ser lo más eficiente posible.

Un profesional, en un momento de autocrítica al respecto, comentó lo siguiente:

-“En lo personal, hace 2 meses tardaba semanas en terminar un desarrollo que, de haberlo hecho con mi capacidad máxima, lo hubiese terminado un 70% más rápido. Pero había varios factores que impedían que pudiese concentrarme y desenvolverme rápidamente en mi trabajo.”

Esto puede trasladarse al ámbito administrativo... Veamos qué puede contribuir a que el trabajo de oficina sea eficiente...

1. UN ESCRITORIO ORDENADO

¿Quién no se sintió alguna vez superado por el desorden? Cualquier persona, sin distinción, solo necesita 10 minutos para hacer de un escritorio ordenado un verdadero desastre. ¡El desorden genera estrés laboral!

-“¿Por donde comienzo? ¿Donde quedó anotada la reunión del miércoles? ¿Donde archivé la última resolución del Directorio? ¿Donde está la carpeta de proyectos? ¿Donde quedaron las facturas de servicios? ¿Quedó algo pendiente?”...

Estas son tan solo algunas de las preguntas mas frecuentes que suelen hacerse, cuando no se sigue una metodología apropiada de trabajo.

Toda persona tiene que aprender a organizar su área laboral, como asi también sus archivos de PC. Esta tarea es difícil, pero con tiempo y disciplina nace el buen hábito.

Una técnica que da buenos resultados es la de asignar “su casa” (ubicación) a cada objeto, y tratar de mantenerlos allí.

Es esencial que cada empleado posea un anotador, y que NADIE en la oficina o lugar de trabajo lo toque mas que él mismo.

Papeles que no se usan ¡papeles que van a la basura! ¿Clips doblados de formas extrañas en momentos de “inspiración”? ¡A la basura!

Todo lo que no sirva, debe ser tirado o guardado en una caja y embalada en algún lugar que no moleste, para que luego -si falta algo- pueda llegar a encontrarse ahí; pero como prioridad máxima, sacarlo del lugar de trabajo. La idea es no conservar nunca sobre el escritorio más que los documentos útiles para el trabajo en curso.

¿Archivos de la PC guardados en cualquier sitio de “Mis documentos”? Es muy importante que los mismos sean clasificados bajo ciertos criterios, como temas, fechas, personas, vencimientos, etc... y que se abra para cada uno de estos ítems, una carpeta que pueda ubicarse con facilidad dentro de la pantalla. También es primordial eliminar aquellos archivos que se encuentren duplicados, o todos aquellos que resulten irrelevantes al trabajo encomendado.

La limpieza y el orden deben constituir la disciplina principal de todo trabajo, ya que no solo propician una buena imagen, sino un gran bien-estar personal.

2. DONT POST-IT, WRITE – IT DOWN

Algo peligrosísimo son los denominados Post-it (esos papelitos de colores con goma de pegar en un lado de ellos, que sirven para pegar mensajes en la oficina, en el monitor o donde sea).

Los Post-it son una herramienta de doble filo, porque así como pueden ayudar, también pueden ocasionar problemas y llevar al desorden rápidamente. Los papelitos por más pegamento que tengan en la parte de atrás, tienden a volarse, perderse o ser obsoletos delante de un anotador.

Resulta apropiado tener un anotador de unas 40 hojas, preferentemente con renglones y con un buen papel (grueso, que no pase lo escrito para el otro lado) o una buena agenda electrónica, que asegure que la información esté cuando sea requerida.

3. ADOPTAR UN CRITERIO PARA SEGUIR LOS TRAMITES INICIADOS

En la actualidad existen numerosos ordenadores que nos permiten asentar y seguir cada trámite iniciado. Tenemos agendas electrónicas, agendas convencionales, tacos, agendas en nuestra PC, planillas diseñadas a tal fin, etc.

Es recomendable que, se adopte el sistema que se adopte, siempre se comienze la jornada con una revisión de las tareas a efectuar, se siga un orden del día y se tache cada cosa realizada

4. EVITAR EL ESTRES LABORAL

Como reacción física y mental ante una amenaza, el estrés es un fenómeno normal del organismo que nos permite adaptarnos a distintas circunstancias. Por eso, en un principio aumenta el rendimiento, pero hay un punto a partir del cual se transforma en distress. Es entonces que las personas comienzan a sentir malestar emocional y físico, reduciendo su eficiencia.

¿Qué dispara el estrés? Exceso de trabajo (medido en cantidad, calidad y tiempos); clima laboral desfavorable; maltrato de superiores; expectativas no satisfechas, debido al desfasaje entre objetivos organizacionales y personales; falta de identificación de los empleados con la organización; falta de objetivos claros; carencia de una conducción clara, que contenga al grupo de empleados; desconocimiento del trabajo a efectuar, falta de capacitación; falta de una rotación oportuna; etc.-

¿Cómo evitar el estrés en la oficina? Arreglando el espacio ocupado, aunque este sea limitado; logrando un adecuado aislamiento del ruido (el de los demás empleados y sobre todo el de las máquinas -télex, impresoras, teléfonos, etc.-); combatiendo el desorden; vigilando la iluminación para que sea homogénea en toda la oficina; promoviendo pausas breves cada ¾ de hora, durante la cual el empleado podrá beber, fumar, conversar con sus compañeros; vigilando la ventilación ya que el cansancio y la irritabilidad se deben a menudo a una atmósfera cargada; cuidando la comodidad física del empleado; cuidando el consumo de cigarrillo en instalaciones cerradas ya que el tabaco disminuye las facultades de reflexión al reducir el riesgo cerebral por desprendimiento de óxido carbono en la sangre.

5. ADMINISTRAR CORRECTAMENTE LAS LLAMADAS TELEFONICAS

El teléfono es un medio directo para lograr distintos objetivos, conformando muchas veces el primer contacto que los clientes poseen con toda organización/empresa.

Una buena o mala llamada es el punto de inicio de un buen o mal servicio. ¿Qué consideraciones deben efectuarse para que la comunicación telefónica sea eficiente y permita potenciar los resultados esperados? Hay que identificar el sector con el que se habla, también saber escuchar, saber preguntar, mantener una adecuada actitud de servicio, modular la voz, ser claros, resolver problemas originados en la comunicación y procurar buenos modales, entre otras cosas.

Con respecto al teléfono en si, resulta conveniente colocarlo a la izquierda de cada persona (a la inversa si es zurdo), para tomar las notas con mayor facilidad.

Con respecto a las llamadas, resulta conveniente no atenderlas mientras se participa de una reunión; devolver las llamadas no receptadas; regular el tráfico telefónico; ser sinceros en la respuesta; saber decir que no; agrupar las llamadas, previendo un día o un momento del día para realizarlas.

6. MEJORAR LAS RELACIONES INTERPERSONALES

Un clima laboral tenso, agresivo y competitivo suele generar conflictos que redundan en una menor eficiencia.

Es sabido que, a la estructura formal de toda organización se le superpone una estructura informal, que es la que determina los vínculos entre las personas y sus relaciones.

Existen diversos modos de mejorar este tipo de relaciones. Para ello se debe estudiar las características propias del grupo humano con que se cuente y tener la suficiente capacidad como para comprender que, si 2 personas son incompatibles, nunca deben compartir el mismo espacio físico porque ello origina conflictos mayores, que generalmente suelen terminar en la formación de “bandos”.

Para mejorar las relaciones entre las personas se deben mejorar o “limpiar” los canales de comunicación, explicitar los objetivos y comprometer a cada persona en la consecución de los mismos; eliminar -en la medida de lo posible- los rumores de pasillo y ser claros al momento de impartir órdenes para que no se generen dudas.

Por otra parte resulta conveniente no solo realizar reuniones periódicas de trabajo en las que se compartan experiencias, se disuelvan dudas, se solucionen problemas; sino que resultan apropiadas las reuniones informales (comidas, desayunos, actividades deportivas o recreativas en general) para que las personas puedan concocerse en ámbitos de mayor distención.

7.FOMENTAR LA CAPACITACION

Invertir en capacitación es invertir en la misma organización. ¿Por qué? Porque no se puede hacer bien, lo que no sabe hacer.

Nuestro contexto es altamente competitivo y demanda empleados capacitados, porque estos nos ayudarán a obtener mayores resultados. Por otra parte, un empleado capacitado es un empleado motivado.

Los consejos podrían extenderse ampliamente, pero lo cierto es que, en los tiempos que corren... necesitamos ser competentes; ofrecer bienes y servicios que logren posicionarse rapidamente en la mente del consumidor; tener empleados comprometidos con los objetivos organizacionales; tener estructuras flexibles y canales de comunicación fluidos... nada puede quedar librado al azar.