Los seres humanos somos seres sociales, esto es, nacemos en una determinada sociedad y desarrollamos las diferentes etapas de nuestras vidas interactuando bajo diversos grupos de pertenencia, que nos imprimen -en mayor o menor medida-, un sello distintivo, ya sea en nuestro carácter, en nuestra forma de pensar, de hacer o de sentir...
De aquí que nuestras necesidades, gustos, preferencias, miedos y –porqué no- valores, sean sociales, o sea, provengan de esta convivencia cotidiana, y vayan cambiando conforme se suscite su evolución.
Negar que todo se encuentra interrelacionado, es negar el principio de sistematicidad que rige en las organizaciones.
Ahora bien, usted se preguntará qué son las organizaciones, qué son los sistemas y qué es esto del “principio de sistematicidad”.
Imaginemos por un momento el cuerpo humano. ¿De qué está formado? Del sistema cardíaco, del sistema inmunológico, del sistema pulmonar, del sistema gastrointestinal, del sistema hormonal, del sistema glandular, del sistema emocional, etc., etc. Todos sabemos que, para que el cuerpo se considere en estado de salud, todos sus subsistemas deben funcionar correctamente, cada uno en sí mismo y en relación con los demás. Si existe algún problema en alguna de sus partes (enfermedad), lo que se ve afectado es el todo, o sea, el cuerpo entero. Este cuerpo, a su vez, se encuentra inserto en un sistema mayor: una casa, un barrio, una ciudad, una provincia, un país…
Cualquier cosa que suceda en ese contexto, en ese entorno podría afectarlo de alguna manera y afectar su funcionamiento.
Con solo recordar la última gran crisis económica que sufrió nuestro país y los problemas cardiológicos que se derivaron de ella en la población, encontraremos un claro ejemplo de cómo afecta el contexto (sistema mayor) en el sistema menor.
Muy bien, ahora traslademos este ejemplo a una pequeña fábrica. ¿Qué subsistemas reconocemos en ella?
- El sistema de producción/operaciones,
- el sistema de recursos humanos,
- el sistema de comercialización
- y el sistema financiero, entre otros…
Cada uno de estos subsistemas (sistemas en si mismos) opera de manera independiente a los demás, con recursos y objetivos que le son propios, pero interrelacionado al resto de tal manera que todos juntos hacen al buen funcionamiento de la fábrica.
¿Podemos imaginar un sistema de producción operando sin recurso humano? ¿sin un correcto análisis de mercado que permita determinar las necesidades existentes y a partir de ellas las cantidades a producir? ¿Podemos imaginar todo esto funcionando sin recursos económicos/financieros? Claro que no…
El sistema de producción puede operar correctamente, pero sin la correcta interrelación con las demás áreas es trabajo perdido.
De esto podemos inferir que, un sistema es un conjunto de subsistemas independientes (o sistemas menores) que se encuentran interconectados/interrelacionados en pos de objetivos determinados para los cuales se valen de cierta cantidad de recursos, produciendo -la alteración de uno de ellos-, la alteración del todo.
Una característica de los sistemas es el efecto sinérgico que produce la conexión de sus partes integrantes. Estos es, el resultado final –obtenido de esta correcta relación- es mayor a la suma de los resultados parciales. Algo así como 2+2=5
Por otra parte, cada sistema se encuentra inserto en un sistema mayor, llamado meta sistema del cual se encuentra separado por un límite imaginario (o no). Existe un límite cuando el sistema comienza a ser contexto. Este meta sistema o contexto, influye en el sistema y a su vez el sistema es capaz de influir en el contexto. Esto puede suceder si los límites son abiertos (permite el intercambio con el contexto) y que el límite sea abierto depende de que lo sea el sistema. Y prácticamente todos los sistemas lo son por cuanto necesitan de recursos para subsistir.
Estas entradas (lo que ingresa del contexto al sistema) sufren un proceso de transformación interno para convertirse luego en salidas (lo que sale del sistema).
Los sistemas cerrados se autoabastecen, pero hoy en día son imposibles de concebir –al menos en el ámbito de los negocios-.
Volviendo al ejemplo de la fábrica, y para hacer manejable estos conceptos, consideremos estos ejemplos:
- Sistema: Fábrica de chocolates
- Subsistemas: Sistema productivo, sistema de comercialización, sistema de recursos humanos, sistema financiero
- Contexto/meta sistema: Sociedad en la cual se encuentra inserto, provincia, país
- Recursos: materiales, humanos, financieros, tecnológicos.
- Entradas: Recursos, información
- Salidas: productos terminados (chocolates, bombones)
- Ejemplo de una relación: Producción transfiere a Comercialización 100 kg de chocolate. Comercialización capta en el contexto un aumento en la demanda e informa esta variación a Producción para que opere en consecuencia.
En definitiva, este enfoque sistémico sirve para explicar cualquier tipo de relación –humana, física, institucional, gubernamental, etc.- como si se tratase de un sistema (porque en realidad lo es).
A lo mejor usted se pregunte cual es la importancia de efectuar este análisis previo, cuando en realidad lo único que desea es producir chocolates. La respuesta es simple, uno necesita saber donde va a encuadrar su proyecto, necesita saber qué recursos precisa, cuales son las principales dificultades con las que se va a encontrar, cual es el escenario existente en ese momento, con qué posibles escenarios puede tropezarse…
En fin, el análisis debe ser exhaustivo para minimizar –en la medida de lo posible- los errores o desvíos que pudieran producirse y lograr que el proyecto sea exitoso.
Como primera medida es necesario que mire el contexto, y reconozca en él ciertas características generales, de vital importancia…
- Alta complejidad;
- Ingreso constante de nuevas variables de decisión;
- Existencia de una gran cantidad de productos competitivos y suplementarios entre si;
- Clientes cada vez más sólidos, informados, criteriosos, exigentes, selectivos e “infieles”;
- Segmentos de clientes perfectamente diferenciables, desde sus características personales y necesidades;
- Existencia de una economía fluctuante;
- Inflación creciente;
- Costos de producción/elaboración elevados;
- Necesidades, gustos y preferencias cambiantes;
- Sistema de valores sociales;
- Sistematicidad;
- Competencia agresiva;
- Leyes que regulan la actividad
VOCABULARIO INCORPORADO EN ESTA ENTREGA:
- Sistemas
- Subsistemas
- Contexto
- Enfoque sistémico
- Recursos
- Objetivos
- Entradas
- Salidas
- Retroalimentación
EJERCICIOS
1) Tome el proyecto que está por iniciar y trate de determinar los diferentes componentes del mismo, bajo este enfoque sistémico (entradas, salidas, susbsitemas, relaciones entre los mismos, etc.)
2) Trate de mirar el contexto, y –en un primer análisis del mismo- determine que variables podrían afectarlo
