PROCESO DE ADQUISICION O COMPRAS
Las adquisiciones pueden ser para cuatro fines:
1) Insumos de Producción: se utilizan en el proceso de producción por única vez, como por ejemplo: materias primas, materiales e insumos;
2) Insumos generales: son los necesarios para realizar las tareas generales en el emprendimiento. Ejemplos: papelería, talonarios de facturación, artículos de limpieza, etc.;
3) Inversiones en capital productivo: se utilizan en varios procesos de producción y están sometidos al desgaste con el tiempo (amortización). Acá tenemos utensilios, herramientas, maquinarias;
4) Otras inversiones: no se utilizan en el proceso de producción directamente, pero si son para el negocio. Ejemplo: carteles de publicidad, mostradores para el negocio, computadoras
Toda adquisición implica un intercambio de recursos, ya sea de de un tipo o de otro.
En el momento de realizar una compra debemos considerar diversas fuentes alternativas de obtención de fondos: venta de bienes, ahorros, préstamos, plazo de pago de proveedores, créditos a clientes, trueque.
¿Por qué es importante el proceso de adquisición?
a) Al realizar una adquisición permitimos que el control de la empresa dependa de factores externos, por ejemplo: el proveedor;
b) Parte de las adquisiciones se convierten en costos y es importante conocerlos para minimizarlos;
c) Otra parte de ellas se convierten en inversiones, y una larga vida útil es la mejor protección de nuestro dinero;
d) La calidad de nuestros productos depende de la calidad del material adquirido.
Por estas razones, antes de tomar la decisión de adquirir un insumo o una máquina, habrá que realizar un análisis. Esto es lo que llamamos el análisis de la gestión de compra, el cual podremos desarrollar basándonos en las siguientes preguntas:
1) ¿Cual es el fin de la adquisición?
2) ¿Es imprescindible?
3) ¿Con qué combinación de recursos (propios y/o de terceros) quiero y puedo comprar?
4) ¿Cuáles son las alternativas para la adquisición? (fabricarlo uno mismo, comprarlo o que lo fabrique otro)
5) ¿Cuál es la mejor alternativa? (combinando calidad y máximo beneficio)
PROCESO DE PRODUCCION
En este proceso se transforman los recursos en productos finales o servicios. Esto es: la materia prima con la mano de obra, la infraestructura, los materiales, la energía, el dinero, las ideas y los diseños se procesan a través del proceso de producción, y se transforman en el bien o servicio ofrecido al consumidor.
Para la gestión del proceso de producción, al igual que para el proceso compras, intentaremos aprovechar al máximo el uso de nuestros recursos actuales, tomando en cuenta lo siguiente:
1) utilizar al máximo la infraestructura ociosa del emprendimiento. Aprovechar de la mejor forma todo lo existente;
2) Tratar de combinar en el proceso de producción lo industrial con agregados artesanales que puedan ser aprovechados.
Al invertir los recursos en el proceso de producción, encontraremos tres grandes rubros de costos. Estos costos son:
. Materia Prima e insumos;
. Gastos Generales;
. Mano de Obra
Para realizar el diagnóstico de la gestión actual del proceso de producción, tomaremos diversos criterios de evaluación:
1) Evaluar la confiabilidad y flexibilidad del Sistema de Producción. Un sistema de producción es confiable cuando podemos estar seguros de no fallar, al menos en la mayoría de las veces; y es flexible cuando tiene la capacidad de adaptarse a los cambios del contexto, por ejemplo, para modificar las características del/los productos que se fabrica/n. Esta es la gran ventaja de la microempresa por sobre la gran empresa.
2) Análisis de Tecnología. Los cambios de tecnología y de mercado nos obligan a evaluar las posibilidades de incorporación de tecnologías nuevas, especialmente aquellas que nos permitan ahorrar sin perder calidad;
3) La relación de los costos de producción con el precio final del producto. Acá hay que determinar:
. La relación entre el costo materia prima principal / Precio de venta;
. La relación entre el costo de los insumos principales / Precio de venta;
. La relación entre el costo de mano de obra (propia y de terceros) / Precio de venta.
Estos puntos nos permitirán conocer la relación entre el uso de los recursos y el proceso de producción. Reflejan el rendimiento de nuestros recursos y al compararlos a lo largo de los meses nos indicará si hemos aumentado el costo en alguno de estos rubros. Reflejan el peso de cada uno de estos rubros en el producto final.
Por ejemplo: observamos que de un mes a otro la relación materia prima / precio de venta aumentó, podemos concluir que estamos consumiendo más materia prima de la necesaria, y al buscar la causa podemos detectar, entre otros casos, una falla en el proceso de producción. Esto nos permite poder hacer un control sobre la producción y nos permite tomar decisiones para que este se desarrolle de la mejor forma.
