¿Alguna vez sintió la necesidad de organizar mejor su vida, ante la sensación de que su día transcurre en medio de una actividad frenética, no logrando demasiado al final del mismo? ¿Alguna vez sintió que, debido a su carrera diaria, no le queda tiempo ni para respirar?
Sin duda alguna, muchos de nosotros vivimos atormentados por la falta de tiempo. Pero, ¿es la "falta de tiempo" el verdadero problema?
El tiempo es el recurso más valioso que tenemos. Es finito, escaso, avanza sin piedad, no se puede comprar, no se puede atrapar, detener o regresar y, sin embargo, nos limita en múltiples aspectos de la vida.
Los mejores líderes de este siglo entienden que la administración del tiempo no implica exprimir el día hasta el último de sus minutos, y tampoco hacer más cosas; sino concretar lo que es verdaderamente importante.
Por eso, el estudio de este tema, es clave en el mundo laboral.
Víctor Hugo, escritor francés del siglo pasado, señalaba... ‘Aquel que prepara las cosas que tiene que hacer durante el día, y luego se atiene a ese plan, lleva consigo el hilo que le guiará a través del laberinto de una vida ocupada. Pero allí donde no se traza plan alguno, donde la disposición del tiempo se deja exclusivamente en manos del azar, no tarda en reinar el caos’.
LA FILOSOFIA DEL TIEMPO Y EL VALOR DE LOS MINUTOS
El buen uso del tiempo va mucho más allá de nuestro trabajo. El dinero mismo no puede comparársele, pues éste vuelve y aquél no. En una vida se pueden rehacer diez fortunas, pero con diez fortunas no se puede recomenzar una vida.
Por eso estaríamos en condiciones de cambiar la frase: “El tiempo es oro”, por la de: “el tiempo no se puede comprar, ni con todo el oro del mundo”. El tiempo, es más que dinero.
Los minutos perdidos pueden formar un total abrumador al cabo de los años. Si ganamos, por ejemplo, 15 minutos todos los días, administrando mejor nuestro tiempo, al año habremos ganado toda una semana.
Si comprendemos que el día solo tiene 24 horas y que el tiempo no se estira ni cambia, nos daremos cuenta que, todo lo que podemos hacer es mejorar nosotros el uso del tiempo escaso del que disponemos, es decir, organizarnos inteligentemente.
Por eso el tiempo...
• Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar;
• Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen.
LA GRAN PARADOJA DEL TIEMPO
Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay.
PRIMERO LO PRIMERO
Debemos comenzar por comprender dos puntos importantes :
1) El tiempo es el único bien real que tenemos.
2) El tiempo no es algo vago, general. Es el ahora, es el presente, es el hoy.
Por lo tanto, ‘Quien gana tiempo, lo gana todo’. No hay que malgastar el tiempo. Una vez pasado, no se puede volver a tener; se va para siempre. El tiempo, usado con acierto, nos puede proporcionar no sólo dinero, sino, además, la realización de nuestros sueños y el logro de nuestros objetivos.
En este punto es importante comprender algo acerca de la velocidad. Velocidad no es sinónimo de hacer las cosas ‘a los apurones’.
La importancia de la velocidad la ilustró Lewis Carroll en su obra ‘Alicia en el país de las maravillas’, cuando dijo: “Tiene que ser muy rápido para mantenerse en el mismo puesto. Pero si quiere llegar a otra parte, debe ir 2 veces más rápido”
¿QUE NOS HACE PERDER EL TIEMPO?
¿Cuáles son sus "ladrones de tiempo"? ¿Gasta usted demasiado tiempo navegando en Internet, leyendo emails, o haciendo llamadas personales?
Los 4 puntos más comunes que nos llevan a un trabajo caótico, son los siguientes:
- Una mala organización (falta de planificación)
- Exceso de compromisos
- Falta de instrucciones: llamadas telefónicas, reuniones mal planificadas o a destiempo.
- Falta de delegación: no pueden hacerlo todo hay que aprender a delegar.
SISTEMAS PARA CONTROLAR Y ADMINISTRAR EL USO DEL TIEMPO
Causas teóricas de malversación del tiempo en la empresa:
- Falta de información
- Comunicaciones lentas y absurdas.
- Interrupciones constantes
- Desorganización de los colaboradores
- Exceso de urgencias
- Llamadas telefónicas
- Exceso de burocracia
- Errores de terceros
- Visitas al exterior
- Salidas para resolver problemas
- Exceso de reuniones
- Incompetencia de los jefes.
Causas reales de malversación del tiempo en la empresa:
- Falta de organización personal
- Confusión de prioridades
- Escasa delegación en nuestros colaboradores
- Exceso de optimismo al apreciar nuestras habilidades y potencial de trabajo
- Intentar abarcar un campo de actividades demasiado amplio
- Poca puntualidad y control de horario
- Dilación de las decisiones importantes
- Precipitación en otras decisiones, sin analizar a fondo el origen de los problemas.
Así como cada síntoma tiene su diagnóstico; cada enfermedad tiene el remedio para su cura. El tema es poder advertir el origen del problema...
-¡“Mi trabajo se acumula cada día”!
Diagnóstico: actividad ineficaz, no productiva.
Remedio: Realizar una lista de prioridades; optar por mayor disciplina personal; tratar de delegar; emplear mejor las secretarias; filtrar las llamadas telefónicas.
-¡"No puedo clasificar mi día tan fácilmente"!
Diagnóstico: Demasiadas interrupciones; se tratan los problemas a medida que van surgiendo, no por orden de importancia; no se es capaz de diferenciar entre lo urgente y lo importante.
Remedio: Preparar un gráfico de análisis de tiempo cada día para advertir dónde se producen fugas.
EL USO DEL TIEMPO... UNA CUESTION DE HABITO
El actual problema de tiempo ha surgido probablemente por culpa de una lenta e ininterrumpida adquisición de malos hábitos, por ejemplo dejar los informes para el último momento, hacer las cosas uno mismo en vez de delegar, alargar las decisiones, etc. En otras palabras, se requiere tratar de adquirir una serie de nuevos hábitos y dejar los viejos.
Un nuevo y sano hábito sería el planificar nuestro tiempo. La planificación del tiempo ahorra tiempo, porque hace que nos dediquemos a lo verdaderamente importante.
Todos los expertos dicen que los minutos más productivos del día son los dedicados a planificar. Así, 20 minutos diarios de planificación pueden ahorrar una hora, hacerlo diariamente ahorrará 5 horas a la semana, lo que significará 250 horas al año ¡más de 2 semanas extra de tiempo para alcanzar sus objetivos!
LOS PUNTOS MAS IMPORTANTES PARA MEJORAR LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO
1) “Defina claramente los objetivos y seleccione los más importantes”. Ser efectivos con el tiempo es irrelevante si no sabemos en qué invertirlo. En ocasiones, las personas gastamos mucha energía intentando ser más eficientes, sin saber a ciencia cierta que es lo que queremos conseguir. Por eso es primordial distinguir entre las cosas que son importantes y las que no lo son.
Recuerde que “nada es más fácil que estar ocupado, y nada más difícil que ser efectivo”. ¡Deben fijarse prioridades! Algunas personas llevan a término todas las tareas posibles que aparecen en su lista, logrando un elevado porcentaje de tareas realizadas, pero su efectividad es baja debido a que las tareas desempeñadas en su mayoría son de una prioridad ‘C’.
2) “Analice como gasta su tiempo”. Lo sorprendería saber en cuantas cosas sin importancia gasta su tiempo. Sin embargo, para conocer con exactitud cuales son esas cosas sin importancia, necesita primero hacerlas de manera conciente, y a esto lo logrará llevando un registro. Con los registros en mano tendrá que examinarlos y ¿cómo se relacionan mis objetivos con las actividades en las que realmente invierto mi tiempo? ¿Estoy atendiendo cosas relevantes y prioritarias?
3) “Lleve una lista de tareas pendientes”. Esta es una de las cosas más simples y a la vez más poderosas de cualquier sistema de administración de tiempo: la lista de tareas. No importa si utiliza el dispositivo electrónico de moda o una hoja de papel estraza, pero lo importante es que lleve un registro. Lo que realmente hace la diferencia es el hábito de escribir las tareas pendientes día tras día.
4) “Asigne prioridades a cada tarea”. Una vez terminada la lista de tarea, determine cuales son los elementos más importantes y márquelos de alguna forma que resalten sobre todos los demás. Si la lista es muy grande, resultará conveniente que realice una nueva lista con los elementos prioritarios para el día o la semana.
5) “Planee cada día desde el día anterior”. Todos los expertos en administración del tiempo recomiendan planificar desde el día anterior las actividades del día siguiente. Para esto resultará conveniente que tome los últimos 10 minutos de cada día para repasar la lista de pendientes y determine qué es lo que debe concretar al día siguiente. Este simple ejercicio permitirá comenzar cada jornada sabiendo exactamente qué hacer y con que tarea iniciar.
6) “No deje las cosas para después”. “No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy”. Aplazar para el final las cosas que no le gustan hacer es una de las peores estrategias que puede utilizar, ya que lo único que logrará es prolongar el estrés asociado a la tarea. ¡Debe hacer primero lo que no le gusta hacer! De esta manera, el resto de la jornada transcurrirá de manera más placentera. Si la tarea es muy grande, le convendrá dividirla en tareas más pequeñas hasta que le resulte fácil dar el primer paso.
7) “Delegue en los demás”. Más allá de lo pequeña que pueda ser su empresa, no hay necesidad de que sea un "espectáculo unipersonal". Una forma de hacer más en menos tiempo es asignando tareas a terceras personas. La clave para delegar consiste en asignar alguna actividad a alguien más si este puede hacerlas más rápido, más fácil o mejor que nosotros.
8) “Aprenda a decir NO”. Esta es una herramienta muy poderosa y no implica evadir responsabilidades, sino invertir el tiempo en lo que le resulte más productivo. Si la tarea en cuestión interfiere con los objetivos que tiene planteados, busque una manera sutil para negarse.
9) “Acepte solo los proyectos en donde ambas partes ganen”. O sea, apueste por esos negocios que beneficien a su cliente y a su empresa. Si su cliente no se va a beneficiar “substancialmente” al adquirir su producto o servicio… es un mal negocio. Por otro lado, si la remuneración que obtendrá por el negocio no le permite obtener una utilidad razonable después de pagar los costos... es un mal negocio.
10) “Concéntrese en la tarea actual”. Si se Concentra al 100% en una y sólo una tarea a la vez, podrá lograr períodos altamente productivos. Sin embargo, lograr esta concentración y entrar en esta zona de productividad cuesta mucho trabajo y cualquier interrupción será suficiente para salirse de ella. Es por esto que deberá tratar de eliminar todas las distracciones posibles: desconectar el teléfono o activar la contestadora, apagar su celular, cerrar su correo electrónico o los programas para “chatear” y cerrar su puerta.
11) “Nunca olvide a la persona más importante”. A veces, cuando se tienen grandes proyectos en puerta, uno tiende a olvidarse de los demás y lo que es peor, de uno mismo. Sin embargo, para ser altamente productivos se requiere de un adecuado balance entre cuerpo y mente. Eso implica realizar actividades de relajación y recreación, como asi también procurar una alimentación adecuada para poder adquirir un estado de armonía y rendir al máximo, largos períodos de tiempo.
12) “Fije tiempos límites para las actividades”. Leer y responder emails puede consumir un día entero si lo permite. En lugar de eso, es necesario que ponga un límite para cada tarea y que lo cumpla.
13) “Asegure el correcto funcionamiento de sus sistemas”. Si pierde mucho tiempo buscando documentos en su PC, entonces es tiempo de que organice el sistema de administración y archivado de los documentos existentes. La idea es que tenga siempre a mano lo que necesita.
14) “¡No gaste el tiempo en esperas!”. Ya sea en reuniones con clientes o en turnos con el médico, es imposible evitar esperar a alguien o a algo. Pero su espera debe ser productiva. ¿Como lograrlo? Tenga a mano algo para hacer, como un informe que deba estudiar, un folleto que necesite analizar y aprobar, o simplemente tenga una hoja de papel en blanco que le permita planificar su próxima campaña de marketing.
EL TIEMPO Y LAS CRISIS
Prevenir no sólo es mejor que curar, sino que también es ganar tiempo
Si prevé las crisis y toma ciertas medidas para evitarlas o enfrentarse a ellas, estará invirtiendo sabiamente su tiempo. Las cosas muy rara vez evolucionan hasta el nivel de una crisis sin alguna advertencia previa. Un poco de previsión y de mantenimiento preventivo le asegurarán que pasará su tiempo dedicado al logro de sus metas, en vez de pasarlo reaccionando a las crisis.
EJERCICIO SOBRE LOS MALVERSADORES DE TIEMPO
Una buena recomendación es que cada día, antes de concluir su jornada laboral, invierta unos minutos en revisar los resultados conseguidos. Para esto deberá responder las siguientes preguntas:
1) ¿En qué grado y medida consegui los objetivos propuestos?
2) ¿Cuánto tiempo dediqué a los trabajos programados y a los imprevistos?
3) ¿Puedo reducir alguna de las tareas a través de mi secretaria o un subordinado?
4) ¿Efectue algún trabajo inútil, en función de los resultados que debo conseguir?
5) ¿Qué trabajos hubieran resultado más efectivos si hubiera consultado con alguien más?
6) ¿El número de interrupciones del día fue normal?
Después de estas preguntas deberá tomar decisiones. Lo mejor que puede hacer en ese instante es escribir los objetivos y prioridades del día inmediato. En este momento es más fácil hacer el enlace entre una jornada y otra.
¡Si de verdad quiere conseguir éxito en la organización del tiempo, deberá cultivar la tenacidad!
