Si tus sueños son lo suficientemente poderosos y la intensidad de tu deseo por cumplirlos es constante, entonces déjame decirte que la felicidad y el éxito siempre te acompañarán... ¡Nunca te rindas! y recuerda que no existen los imposibles... ¡Estos solo son una ilusión de nuestra mente!

jueves, 26 de junio de 2008

Como alcanzar Libertad Financiera


Hay muchos negocios por Internet que prometen Libertad Financiera, y muchas veces nosotros usamos esa palabra sin tener en claro como lograrlo y que significa, comenta Sebastian Gomez, Consultor en Libertad Financiera..


La Libertad Financiera es el estado donde una persona puede estar sin trabajar y financiarse el resto de su vida con el dinero que ha acumulado.


Para alcanzar la Libertad Financiera, muchos negocios son los que nos pueden iniciar hacia este camino, pero es muy importante primero establecernos una visión a futuro y analizar las oportunidades en base a esa visión. Muchos son los negocios que se ofrecen por Internet, pero con pocos nos sentimos a gusto.


Les dejo a continuación, una recomendación de pasos que nos pueden guiar para alcanzar esa libertad que tanto deseamos.


Educación Financiera: Para comenzar a transitar este camino, es fundamental que nos capacitemos. Para ser Médico hay que ir a la universidad de Medicina y estudiar durante 7 u 8 años. Recién en ese momento uno esta en condiciones de realizar las primeras prácticas para ir perfeccionándose cada vez mas en la materia. Para obtener la Libertad Financiera, pasa lo mismo, con la diferencia que mientras te educas, podes desarrollar negocios y aprender de la misma práctica. Los tiempos se acortan y se aprende más rápido. Para Educarte financieramente te recomiendo los siguientes métodos: Libros, Workshop, Seminarios, Juego Cash Flor, Desayunos de negocios, Etc.


Redes de Mercadeo: Comenzar con negocios de baja inversión y alto potencial. No es verdad que para tener negocios hay que invertir grandes capitales. Existen sistemas de negocios que requieren baja inversión y con educación financiera de por medio, desarrollarlos de manera tal que permitan obtener ingresos cada vez mayores y muchas veces exponenciales. El negocio que recomiendo para este segundo paso, son las Redes de Mercadeo. Este sistema de negocio funciona como una franquicia individual y muchas veces actúan como escuelas de negocio. Es clave identificar una red que tenga un sistema de capacitación constante, y un producto con el que te sientas a gusto.


Inversiones Bursátiles: El próximo paso que recomiendo es invertir en acciones. Muchos pensarán que es una lotería, pero el riesgo puede disminuirse con educación financiera. El mundo de las acciones requiere una capacitación y conocimientos específicos. Lo mejor para este paso es asesorarse con un agente de bolsa que pueda ayudarte a dar los primeros pasos.


Bienes Raíces: es el paso que gran parte de la población mundial desea alcanzar. Los bienes raíces tienen una estabilidad y crecimiento sostenido envidiable frente a otros negocios. Tener un departamento y alquilarlo, nos genera ingresos pasivos. Comprar un departamento en oportunidad y venderlo, nos permite obtener una diferencia a nuestro favor. Comprar un local, y alquilarlo para comercio, también nos genera ingresos pasivos. Hay innumerables formas de hacer negocios con Bienes Raíces. Pero lo que si esta claro es que adquirir una propiedad con fines de obtener una diferencia económica a nuestro favor, es un excelente negocio.


Sistemas Empresariales: a medida que voy creciendo en inversiones, surgen nuestras ideas y necesidades. Este paso es a largo plazo y muchas veces no se llega a lograr porque depende de los gustos de cada uno, pero esta alternativa contempla la idea de ser dueño de mas de 2 empresas con una dotación superior a 500 empleados cada uno. No se trata de ser gerente o director. Ellos son empleados. Tú eres dueño.


Conclusión

Este es un camino o escalera que a partir del punto 4, se ingresa en un camino de vía rápida hacia la libertad financiera. Pero como les mostré, cualquier puede comenzar a transitar esta escalera. La capacitación es fundamental, sino se pierde la base.


Te propongo que des un paso más en tu vida, para pasar de una mentalidad empleada a una mentalidad empresaria.



sábado, 21 de junio de 2008

La Gerencia y la Administración del Tiempo


¿Cuantas veces escuchó a un gerente quejarse o justificarse porque no le alcanzó el tiempo para realizar aquellas actividades que tenía previstas? o bien ¿Cuantas veces lo escuchó decir que no sabe como administrar su tiempo y verse favorecido en su rol?


Lo cierto es que, muchas actividades gerenciales no alcanzan los resultados previstos porque la gerencia simplemente no ha percibido la importancia que este recurso intangible, reviste tanto para su personal como para si mismo.


Desperdiciar el tiempo, como decíamos anteriormente, redunda en altos costos, resultados desfavorables y elevado estrés.


Por esto, la administración del tiempo debe ser conceptuada como una manera de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos de los ejecutivos.


Los problemas mas comunes que tienen la mayoría de los ejecutivos para administrar su tiempo son:


• Los estimados de tiempo que suponen van a necesitar para una actividad, para transportarse, para resolver situaciones o tomar decisiones, son irreales y son parte de los desperdiciadores de tiempo más comunes.


• La escasez del tiempo generalmente resulta de una mala administración o una carga de trabajo mal planeada y distribuida.


• Es frecuente que trate de hacer demasiado en un tiempo muy corto.


• También sucede que algunos ejecutivos no saben decir “no” a las distracciones externas.


• Confunden prioridades trabajando en cosas de segunda o tercera importancia dejando lo urgente para después.


• Se establecen metas diarias muy por encima de la capacidad de cumplirlas.


• Dejan las anotaciones del registro de como se va utilizar el tiempo para el final del día o cuando haya un momento oportuno, lo cuál no es funcional ni realista, ya que la memoria puede fallar, con la gra cantidad de compromisos e información que manejan.


• No se preocupan por registrar los compromisos y actividades, lo que impide administrar eficientemente el tiempo. Generalmente llegan tarde a las reuniones y en situaciones adversas puede producir crisis innecesarias.


• La falta de la planeación del tiempo, en muchos casos, limita la posibilidad de generar alternativas de soluciones factibles y la posibilidad de seleccionar la vía de acción más efectiva.


• Algunos ejecutivos se oponen al registro y control del tiempo, ya que lo consideran como una amenaza o se sienten inseguros porque nunca lo han intentado.


PARA TENER EN CUENTA

1) Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los últimos 20 minutos de labores, en planear el día siguiente. El tiempo del ejecutivo rara vez se utiliza exactamente como él lo planea. Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos.


2) Los resultados más efectivos se logran teniendo objetivos y programas planeados.


3) El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o sea que los ejecutivos deben utilizar su tiempo en relación a la importancia de sus actividades.


4) El establecer un determinado tiempo o fechas limites para cumplir con los compromisos de los ejecutivos, ayuda al resto del grupo de trabajo a sobreponerse a la indecisión y a la tardanza.


5) Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar los esfuerzos en cada actividad.


6) No confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones con resultados.


7) El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser realista y limitado a las necesidades de cada situación en particular, ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse por sí mismos lo que puede ahorrar mucho tiempo.


8) Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hábito que desperdicia tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la presión de las fechas límite establecidas.


9) Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales deben ser delegadas o eliminadas en la medidad de lo posible.


10) Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repetición de acciones y reducir las interrupciones a un mínimo como contestar o hacer llamadas telefónicas.


11) El mantener a la vista la agenda del día facilita el administrar correctamente el tiempo.


12) El registro de como se piensa utilizar el tiempo en el día, en la semana o en el mes debe ser detallado, ya que omitir detalles es tan perjudicial para los objetivos del registro del tiempo, como confiar en la memoria o establecer metas irreales.



martes, 17 de junio de 2008

La Administración del Tiempo


¿Alguna vez sintió la necesidad de organizar mejor su vida, ante la sensación de que su día transcurre en medio de una actividad frenética, no logrando demasiado al final del mismo? ¿Alguna vez sintió que, debido a su carrera diaria, no le queda tiempo ni para respirar?


Sin duda alguna, muchos de nosotros vivimos atormentados por la falta de tiempo. Pero, ¿es la "falta de tiempo" el verdadero problema?


El tiempo es el recurso más valioso que tenemos. Es finito, escaso, avanza sin piedad, no se puede comprar, no se puede atrapar, detener o regresar y, sin embargo, nos limita en múltiples aspectos de la vida.


Los mejores líderes de este siglo entienden que la administración del tiempo no implica exprimir el día hasta el último de sus minutos, y tampoco hacer más cosas; sino concretar lo que es verdaderamente importante.


Por eso, el estudio de este tema, es clave en el mundo laboral.


Víctor Hugo, escritor francés del siglo pasado, señalaba... ‘Aquel que prepara las cosas que tiene que hacer durante el día, y luego se atiene a ese plan, lleva consigo el hilo que le guiará a través del laberinto de una vida ocupada. Pero allí donde no se traza plan alguno, donde la disposición del tiempo se deja exclusivamente en manos del azar, no tarda en reinar el caos’.


LA FILOSOFIA DEL TIEMPO Y EL VALOR DE LOS MINUTOS

El buen uso del tiempo va mucho más allá de nuestro trabajo. El dinero mismo no puede comparársele, pues éste vuelve y aquél no. En una vida se pueden rehacer diez fortunas, pero con diez fortunas no se puede recomenzar una vida.


Por eso estaríamos en condiciones de cambiar la frase: “El tiempo es oro”, por la de: “el tiempo no se puede comprar, ni con todo el oro del mundo”. El tiempo, es más que dinero.


Los minutos perdidos pueden formar un total abrumador al cabo de los años. Si ganamos, por ejemplo, 15 minutos todos los días, administrando mejor nuestro tiempo, al año habremos ganado toda una semana.


Si comprendemos que el día solo tiene 24 horas y que el tiempo no se estira ni cambia, nos daremos cuenta que, todo lo que podemos hacer es mejorar nosotros el uso del tiempo escaso del que disponemos, es decir, organizarnos inteligentemente.


Por eso el tiempo...
• Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar;
• Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen.


LA GRAN PARADOJA DEL TIEMPO

Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay.



PRIMERO LO PRIMERO

Debemos comenzar por comprender dos puntos importantes :

1) El tiempo es el único bien real que tenemos.
2) El tiempo no es algo vago, general. Es el ahora, es el presente, es el hoy.


Por lo tanto, ‘Quien gana tiempo, lo gana todo’. No hay que malgastar el tiempo. Una vez pasado, no se puede volver a tener; se va para siempre. El tiempo, usado con acierto, nos puede proporcionar no sólo dinero, sino, además, la realización de nuestros sueños y el logro de nuestros objetivos.


En este punto es importante comprender algo acerca de la velocidad. Velocidad no es sinónimo de hacer las cosas ‘a los apurones’.


La importancia de la velocidad la ilustró Lewis Carroll en su obra ‘Alicia en el país de las maravillas’, cuando dijo: “Tiene que ser muy rápido para mantenerse en el mismo puesto. Pero si quiere llegar a otra parte, debe ir 2 veces más rápido”


¿QUE NOS HACE PERDER EL TIEMPO?

¿Cuáles son sus "ladrones de tiempo"? ¿Gasta usted demasiado tiempo navegando en Internet, leyendo emails, o haciendo llamadas personales?


Los 4 puntos más comunes que nos llevan a un trabajo caótico, son los siguientes:

  • Una mala organización (falta de planificación)
  • Exceso de compromisos
  • Falta de instrucciones: llamadas telefónicas, reuniones mal planificadas o a destiempo.
  • Falta de delegación: no pueden hacerlo todo hay que aprender a delegar.


SISTEMAS PARA CONTROLAR Y ADMINISTRAR EL USO DEL TIEMPO

Causas teóricas de malversación del tiempo en la empresa:

  • Falta de información
  • Comunicaciones lentas y absurdas.
  • Interrupciones constantes
  • Desorganización de los colaboradores
  • Exceso de urgencias
  • Llamadas telefónicas
  • Exceso de burocracia
  • Errores de terceros
  • Visitas al exterior
  • Salidas para resolver problemas
  • Exceso de reuniones
  • Incompetencia de los jefes.

Causas reales de malversación del tiempo en la empresa:

  • Falta de organización personal
  • Confusión de prioridades
  • Escasa delegación en nuestros colaboradores
  • Exceso de optimismo al apreciar nuestras habilidades y potencial de trabajo
  • Intentar abarcar un campo de actividades demasiado amplio
  • Poca puntualidad y control de horario
  • Dilación de las decisiones importantes
  • Precipitación en otras decisiones, sin analizar a fondo el origen de los problemas.

Así como cada síntoma tiene su diagnóstico; cada enfermedad tiene el remedio para su cura. El tema es poder advertir el origen del problema...

-¡“Mi trabajo se acumula cada día”!

Diagnóstico: actividad ineficaz, no productiva.

Remedio: Realizar una lista de prioridades; optar por mayor disciplina personal; tratar de delegar; emplear mejor las secretarias; filtrar las llamadas telefónicas.


-¡"No puedo clasificar mi día tan fácilmente"!

Diagnóstico: Demasiadas interrupciones; se tratan los problemas a medida que van surgiendo, no por orden de importancia; no se es capaz de diferenciar entre lo urgente y lo importante.

Remedio: Preparar un gráfico de análisis de tiempo cada día para advertir dónde se producen fugas.


EL USO DEL TIEMPO... UNA CUESTION DE HABITO

El actual problema de tiempo ha surgido probablemente por culpa de una lenta e ininterrumpida adquisición de malos hábitos, por ejemplo dejar los informes para el último momento, hacer las cosas uno mismo en vez de delegar, alargar las decisiones, etc. En otras palabras, se requiere tratar de adquirir una serie de nuevos hábitos y dejar los viejos.


Un nuevo y sano hábito sería el planificar nuestro tiempo. La planificación del tiempo ahorra tiempo, porque hace que nos dediquemos a lo verdaderamente importante.


Todos los expertos dicen que los minutos más productivos del día son los dedicados a planificar. Así, 20 minutos diarios de planificación pueden ahorrar una hora, hacerlo diariamente ahorrará 5 horas a la semana, lo que significará 250 horas al año ¡más de 2 semanas extra de tiempo para alcanzar sus objetivos!


LOS PUNTOS MAS IMPORTANTES PARA MEJORAR LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO

1) “Defina claramente los objetivos y seleccione los más importantes”. Ser efectivos con el tiempo es irrelevante si no sabemos en qué invertirlo. En ocasiones, las personas gastamos mucha energía intentando ser más eficientes, sin saber a ciencia cierta que es lo que queremos conseguir. Por eso es primordial distinguir entre las cosas que son importantes y las que no lo son.

Recuerde que “nada es más fácil que estar ocupado, y nada más difícil que ser efectivo”. ¡Deben fijarse prioridades! Algunas personas llevan a término todas las tareas posibles que aparecen en su lista, logrando un elevado porcentaje de tareas realizadas, pero su efectividad es baja debido a que las tareas desempeñadas en su mayoría son de una prioridad ‘C’.


2) “Analice como gasta su tiempo”. Lo sorprendería saber en cuantas cosas sin importancia gasta su tiempo. Sin embargo, para conocer con exactitud cuales son esas cosas sin importancia, necesita primero hacerlas de manera conciente, y a esto lo logrará llevando un registro. Con los registros en mano tendrá que examinarlos y ¿cómo se relacionan mis objetivos con las actividades en las que realmente invierto mi tiempo? ¿Estoy atendiendo cosas relevantes y prioritarias?


3) “Lleve una lista de tareas pendientes”. Esta es una de las cosas más simples y a la vez más poderosas de cualquier sistema de administración de tiempo: la lista de tareas. No importa si utiliza el dispositivo electrónico de moda o una hoja de papel estraza, pero lo importante es que lleve un registro. Lo que realmente hace la diferencia es el hábito de escribir las tareas pendientes día tras día.


4) “Asigne prioridades a cada tarea”. Una vez terminada la lista de tarea, determine cuales son los elementos más importantes y márquelos de alguna forma que resalten sobre todos los demás. Si la lista es muy grande, resultará conveniente que realice una nueva lista con los elementos prioritarios para el día o la semana.


5) “Planee cada día desde el día anterior”. Todos los expertos en administración del tiempo recomiendan planificar desde el día anterior las actividades del día siguiente. Para esto resultará conveniente que tome los últimos 10 minutos de cada día para repasar la lista de pendientes y determine qué es lo que debe concretar al día siguiente. Este simple ejercicio permitirá comenzar cada jornada sabiendo exactamente qué hacer y con que tarea iniciar.


6) “No deje las cosas para después”. “No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy”. Aplazar para el final las cosas que no le gustan hacer es una de las peores estrategias que puede utilizar, ya que lo único que logrará es prolongar el estrés asociado a la tarea. ¡Debe hacer primero lo que no le gusta hacer! De esta manera, el resto de la jornada transcurrirá de manera más placentera. Si la tarea es muy grande, le convendrá dividirla en tareas más pequeñas hasta que le resulte fácil dar el primer paso.


7) “Delegue en los demás”. Más allá de lo pequeña que pueda ser su empresa, no hay necesidad de que sea un "espectáculo unipersonal". Una forma de hacer más en menos tiempo es asignando tareas a terceras personas. La clave para delegar consiste en asignar alguna actividad a alguien más si este puede hacerlas más rápido, más fácil o mejor que nosotros.


8) “Aprenda a decir NO”. Esta es una herramienta muy poderosa y no implica evadir responsabilidades, sino invertir el tiempo en lo que le resulte más productivo. Si la tarea en cuestión interfiere con los objetivos que tiene planteados, busque una manera sutil para negarse.


9) “Acepte solo los proyectos en donde ambas partes ganen”. O sea, apueste por esos negocios que beneficien a su cliente y a su empresa. Si su cliente no se va a beneficiar “substancialmente” al adquirir su producto o servicio… es un mal negocio. Por otro lado, si la remuneración que obtendrá por el negocio no le permite obtener una utilidad razonable después de pagar los costos... es un mal negocio.


10) “Concéntrese en la tarea actual”. Si se Concentra al 100% en una y sólo una tarea a la vez, podrá lograr períodos altamente productivos. Sin embargo, lograr esta concentración y entrar en esta zona de productividad cuesta mucho trabajo y cualquier interrupción será suficiente para salirse de ella. Es por esto que deberá tratar de eliminar todas las distracciones posibles: desconectar el teléfono o activar la contestadora, apagar su celular, cerrar su correo electrónico o los programas para “chatear” y cerrar su puerta.


11) “Nunca olvide a la persona más importante”. A veces, cuando se tienen grandes proyectos en puerta, uno tiende a olvidarse de los demás y lo que es peor, de uno mismo. Sin embargo, para ser altamente productivos se requiere de un adecuado balance entre cuerpo y mente. Eso implica realizar actividades de relajación y recreación, como asi también procurar una alimentación adecuada para poder adquirir un estado de armonía y rendir al máximo, largos períodos de tiempo.


12) “Fije tiempos límites para las actividades”. Leer y responder emails puede consumir un día entero si lo permite. En lugar de eso, es necesario que ponga un límite para cada tarea y que lo cumpla.


13) “Asegure el correcto funcionamiento de sus sistemas”. Si pierde mucho tiempo buscando documentos en su PC, entonces es tiempo de que organice el sistema de administración y archivado de los documentos existentes. La idea es que tenga siempre a mano lo que necesita.


14) “¡No gaste el tiempo en esperas!”. Ya sea en reuniones con clientes o en turnos con el médico, es imposible evitar esperar a alguien o a algo. Pero su espera debe ser productiva. ¿Como lograrlo? Tenga a mano algo para hacer, como un informe que deba estudiar, un folleto que necesite analizar y aprobar, o simplemente tenga una hoja de papel en blanco que le permita planificar su próxima campaña de marketing.


EL TIEMPO Y LAS CRISIS

Prevenir no sólo es mejor que curar, sino que también es ganar tiempo


Si prevé las crisis y toma ciertas medidas para evitarlas o enfrentarse a ellas, estará invirtiendo sabiamente su tiempo. Las cosas muy rara vez evolucionan hasta el nivel de una crisis sin alguna advertencia previa. Un poco de previsión y de mantenimiento preventivo le asegurarán que pasará su tiempo dedicado al logro de sus metas, en vez de pasarlo reaccionando a las crisis.


EJERCICIO SOBRE LOS MALVERSADORES DE TIEMPO

Una buena recomendación es que cada día, antes de concluir su jornada laboral, invierta unos minutos en revisar los resultados conseguidos. Para esto deberá responder las siguientes preguntas:


1) ¿En qué grado y medida consegui los objetivos propuestos?

2) ¿Cuánto tiempo dediqué a los trabajos programados y a los imprevistos?

3) ¿Puedo reducir alguna de las tareas a través de mi secretaria o un subordinado?

4) ¿Efectue algún trabajo inútil, en función de los resultados que debo conseguir?

5) ¿Qué trabajos hubieran resultado más efectivos si hubiera consultado con alguien más?

6) ¿El número de interrupciones del día fue normal?


Después de estas preguntas deberá tomar decisiones. Lo mejor que puede hacer en ese instante es escribir los objetivos y prioridades del día inmediato. En este momento es más fácil hacer el enlace entre una jornada y otra.


¡Si de verdad quiere conseguir éxito en la organización del tiempo, deberá cultivar la tenacidad!


lunes, 9 de junio de 2008

¿Como ayudar a su empleado administrativo a ser más eficiente?


Sabemos que el recurso humano es -para cualquier institución-, dada una cierta cantidad de recursos (fisicos, tecnológicos, humanos, financieros), el que marca la diferencia a la hora de obtener resultados. Por lo tanto, mejores o peores resultados, van de la mano de la eficiencia de nuestro personal.


La eficiencia se logra a través del uso racional de los recursos disponibles para alcanzar un objetivo predeterminado.


Mayor eficiencia implica mayor productividad. A mayor eficiencia menor será la cantidad de recursos que se empleen, lográndose una mejor optimización y rendimiento.


En el concepto implícito en el primer párrafo hablamos de los empleados comprometidos directamente en la producción de nuestros bienes o servicios, de aquellos que integran el costo del producto también denominados mano de obra.


Pero, ¿qué sucede con los empleados administrativos? ¿con aquellos que trabajan en nuestras oficinas, generando contactos, manteniendo vínculos, ordenando papeles, manejando nuestra agenda?


A pesar de que su trabajo no integra el costo de producción, el mismo integra el resultado del ejercicio comercial.


SOBRE LA EFICIENCIA PERSONAL

La eficiencia personal es la habilidad que posee una persona para lograr sus propios objetivos o realizar las tareas que le han sido encomendadas.


Todos sabemos que el ser humano es un ser social, por lo tanto la gran mayoría de sus logros involucran planeamiento y relación con otros seres humanos. De aquí que la eficiencia personal es, en gran medida, una habilidad social que tiene que ver con la manera de conseguir información, interés, apoyo y colaboración de otros seres humanos, más que un asunto de habilidades o fuerzas individuales.


Para que esta sea plena requiere en el individuo una capacitación apropiada; canales de comunicación fluidos; objetivos claros de la institución; una adecuada motivación y una correcta organización, entre otras cosas.


Un individuo es eficiente en la medida en que logra sus objetivos. Si ese objetivo es un proyecto de trabajo, será más eficiente si logra desarrollar la habilidad para hacerlo con menos esfuerzo, de un modo más directo y con un menor margen de error.


Un individuo es eficiente cuando logra...

  • Captar la atención de sus pares y superiores;

  • Infundir respeto;

  • Despertar y mantener el interés del resto del grupo;

  • Atraer buena voluntad;

  • Manejar adecuadamente los desacuerdos y diferencias, a fin de que sea capaz de acercar a los demás sus puntos de vista en lugar de alejarlos;

  • Despertar en los otros el deseo de actuar conforme a sus propósitos;

  • Conseguir apoyo y cooperación;

  • Obtener todo lo anterior de manera rápida, fácil y de preferencia sin tener que pedirlo;

  • Evitar antagonismos innecesarios;

  • Mantener buenas relaciones interpersonales.


Nadie es lo suficientemente eficiente, pero puede tratar de ser lo más eficiente posible.


Un profesional, en un momento de autocrítica al respecto, comentó lo siguiente:

-“En lo personal, hace 2 meses tardaba semanas en terminar un desarrollo que, de haberlo hecho con mi capacidad máxima, lo hubiese terminado un 70% más rápido. Pero había varios factores que impedían que pudiese concentrarme y desenvolverme rápidamente en mi trabajo.”


Esto puede trasladarse al ámbito administrativo... Veamos qué puede contribuir a que el trabajo de oficina sea eficiente...


1. UN ESCRITORIO ORDENADO

¿Quién no se sintió alguna vez superado por el desorden? Cualquier persona, sin distinción, solo necesita 10 minutos para hacer de un escritorio ordenado un verdadero desastre. ¡El desorden genera estrés laboral!

-“¿Por donde comienzo? ¿Donde quedó anotada la reunión del miércoles? ¿Donde archivé la última resolución del Directorio? ¿Donde está la carpeta de proyectos? ¿Donde quedaron las facturas de servicios? ¿Quedó algo pendiente?”...


Estas son tan solo algunas de las preguntas mas frecuentes que suelen hacerse, cuando no se sigue una metodología apropiada de trabajo.


Toda persona tiene que aprender a organizar su área laboral, como asi también sus archivos de PC. Esta tarea es difícil, pero con tiempo y disciplina nace el buen hábito.


Una técnica que da buenos resultados es la de asignar “su casa” (ubicación) a cada objeto, y tratar de mantenerlos allí.


Es esencial que cada empleado posea un anotador, y que NADIE en la oficina o lugar de trabajo lo toque mas que él mismo.


Papeles que no se usan ¡papeles que van a la basura! ¿Clips doblados de formas extrañas en momentos de “inspiración”? ¡A la basura!


Todo lo que no sirva, debe ser tirado o guardado en una caja y embalada en algún lugar que no moleste, para que luego -si falta algo- pueda llegar a encontrarse ahí; pero como prioridad máxima, sacarlo del lugar de trabajo. La idea es no conservar nunca sobre el escritorio más que los documentos útiles para el trabajo en curso.


¿Archivos de la PC guardados en cualquier sitio de “Mis documentos”? Es muy importante que los mismos sean clasificados bajo ciertos criterios, como temas, fechas, personas, vencimientos, etc... y que se abra para cada uno de estos ítems, una carpeta que pueda ubicarse con facilidad dentro de la pantalla. También es primordial eliminar aquellos archivos que se encuentren duplicados, o todos aquellos que resulten irrelevantes al trabajo encomendado.


La limpieza y el orden deben constituir la disciplina principal de todo trabajo, ya que no solo propician una buena imagen, sino un gran bien-estar personal.


2. DONT POST-IT, WRITE – IT DOWN

Algo peligrosísimo son los denominados Post-it (esos papelitos de colores con goma de pegar en un lado de ellos, que sirven para pegar mensajes en la oficina, en el monitor o donde sea).


Los Post-it son una herramienta de doble filo, porque así como pueden ayudar, también pueden ocasionar problemas y llevar al desorden rápidamente. Los papelitos por más pegamento que tengan en la parte de atrás, tienden a volarse, perderse o ser obsoletos delante de un anotador.


Resulta apropiado tener un anotador de unas 40 hojas, preferentemente con renglones y con un buen papel (grueso, que no pase lo escrito para el otro lado) o una buena agenda electrónica, que asegure que la información esté cuando sea requerida.


3. ADOPTAR UN CRITERIO PARA SEGUIR LOS TRAMITES INICIADOS

En la actualidad existen numerosos ordenadores que nos permiten asentar y seguir cada trámite iniciado. Tenemos agendas electrónicas, agendas convencionales, tacos, agendas en nuestra PC, planillas diseñadas a tal fin, etc.


Es recomendable que, se adopte el sistema que se adopte, siempre se comienze la jornada con una revisión de las tareas a efectuar, se siga un orden del día y se tache cada cosa realizada


4. EVITAR EL ESTRES LABORAL

Como reacción física y mental ante una amenaza, el estrés es un fenómeno normal del organismo que nos permite adaptarnos a distintas circunstancias. Por eso, en un principio aumenta el rendimiento, pero hay un punto a partir del cual se transforma en distress. Es entonces que las personas comienzan a sentir malestar emocional y físico, reduciendo su eficiencia.


¿Qué dispara el estrés? Exceso de trabajo (medido en cantidad, calidad y tiempos); clima laboral desfavorable; maltrato de superiores; expectativas no satisfechas, debido al desfasaje entre objetivos organizacionales y personales; falta de identificación de los empleados con la organización; falta de objetivos claros; carencia de una conducción clara, que contenga al grupo de empleados; desconocimiento del trabajo a efectuar, falta de capacitación; falta de una rotación oportuna; etc.-


¿Cómo evitar el estrés en la oficina? Arreglando el espacio ocupado, aunque este sea limitado; logrando un adecuado aislamiento del ruido (el de los demás empleados y sobre todo el de las máquinas -télex, impresoras, teléfonos, etc.-); combatiendo el desorden; vigilando la iluminación para que sea homogénea en toda la oficina; promoviendo pausas breves cada ¾ de hora, durante la cual el empleado podrá beber, fumar, conversar con sus compañeros; vigilando la ventilación ya que el cansancio y la irritabilidad se deben a menudo a una atmósfera cargada; cuidando la comodidad física del empleado; cuidando el consumo de cigarrillo en instalaciones cerradas ya que el tabaco disminuye las facultades de reflexión al reducir el riesgo cerebral por desprendimiento de óxido carbono en la sangre.



5. ADMINISTRAR CORRECTAMENTE LAS LLAMADAS TELEFONICAS

El teléfono es un medio directo para lograr distintos objetivos, conformando muchas veces el primer contacto que los clientes poseen con toda organización/empresa.


Una buena o mala llamada es el punto de inicio de un buen o mal servicio. ¿Qué consideraciones deben efectuarse para que la comunicación telefónica sea eficiente y permita potenciar los resultados esperados? Hay que identificar el sector con el que se habla, también saber escuchar, saber preguntar, mantener una adecuada actitud de servicio, modular la voz, ser claros, resolver problemas originados en la comunicación y procurar buenos modales, entre otras cosas.


Con respecto al teléfono en si, resulta conveniente colocarlo a la izquierda de cada persona (a la inversa si es zurdo), para tomar las notas con mayor facilidad.


Con respecto a las llamadas, resulta conveniente no atenderlas mientras se participa de una reunión; devolver las llamadas no receptadas; regular el tráfico telefónico; ser sinceros en la respuesta; saber decir que no; agrupar las llamadas, previendo un día o un momento del día para realizarlas.


6. MEJORAR LAS RELACIONES INTERPERSONALES

Un clima laboral tenso, agresivo y competitivo suele generar conflictos que redundan en una menor eficiencia.


Es sabido que, a la estructura formal de toda organización se le superpone una estructura informal, que es la que determina los vínculos entre las personas y sus relaciones.


Existen diversos modos de mejorar este tipo de relaciones. Para ello se debe estudiar las características propias del grupo humano con que se cuente y tener la suficiente capacidad como para comprender que, si 2 personas son incompatibles, nunca deben compartir el mismo espacio físico porque ello origina conflictos mayores, que generalmente suelen terminar en la formación de “bandos”.


Para mejorar las relaciones entre las personas se deben mejorar o “limpiar” los canales de comunicación, explicitar los objetivos y comprometer a cada persona en la consecución de los mismos; eliminar -en la medida de lo posible- los rumores de pasillo y ser claros al momento de impartir órdenes para que no se generen dudas.


Por otra parte resulta conveniente no solo realizar reuniones periódicas de trabajo en las que se compartan experiencias, se disuelvan dudas, se solucionen problemas; sino que resultan apropiadas las reuniones informales (comidas, desayunos, actividades deportivas o recreativas en general) para que las personas puedan concocerse en ámbitos de mayor distención.


7.FOMENTAR LA CAPACITACION

Invertir en capacitación es invertir en la misma organización. ¿Por qué? Porque no se puede hacer bien, lo que no sabe hacer.


Nuestro contexto es altamente competitivo y demanda empleados capacitados, porque estos nos ayudarán a obtener mayores resultados. Por otra parte, un empleado capacitado es un empleado motivado.


Los consejos podrían extenderse ampliamente, pero lo cierto es que, en los tiempos que corren... necesitamos ser competentes; ofrecer bienes y servicios que logren posicionarse rapidamente en la mente del consumidor; tener empleados comprometidos con los objetivos organizacionales; tener estructuras flexibles y canales de comunicación fluidos... nada puede quedar librado al azar.



martes, 3 de junio de 2008

¿Por qué fracasan los cambios en las organizaciones?



El poder de crear Calidad de Vida se halla en nuestro interior, en nuestra capacidad para desarrollar y utilizar nuestra brújula interior, de manera que podamos actuar con integridad al momento de elegir.


La forma como vemos (nuestro paradigma) nos conduce a lo que hacemos (nuestras actitudes y conductas); y lo que hacemos nos lleva a los resultados que obtenemos en nuestra vida. Por lo tanto, si deseamos generar un considerable cambio en los resultados, no nos basta con alterar actitudes y conductas, métodos o técnicas: nos es preciso modificar los paradigmas básicos de donde surgen.


Cuando intentamos cambiar la conducta o el método sin modificar el paradigma, éste finalmente vence al cambio. Es por ello que no tienen éxito las tentativas de "implantar" capacitación o calidad en las organizaciones. No es posible implantarlas, deben desarrollarse. Surgen de forma natural de los paradigmas que las crean.


Lo mismo sucede con las personas: no podremos generar cambios significativos en nuestras vidas mientras no identifiquemos los mapas mentales y los supuestos que nos dominan.


El cambio de una herramienta o método de planificación no altera los resultados que se obtienen en las organizaciones o en la propia vida. Al decir de Einstein: "No podemos solucionar los problemas trascendentales con que nos enfrentamos, con el mismo nivel de pensamiento que los creó".


La administración opera sin salirse del paradigma. El liderazgo crea nuevos paradigmas. La administración funciona dentro del sistema. El liderazgo influye sobre el sistema. Mientras que la administración se orienta al problema, el liderazgo se dirige hacia la oportunidad. Se administran "cosas" pero se lideran personas.


Para poner primero lo primero en nuestra vida es fundamental anteponer el liderazgo a la administración. ¿Hago las cosas correctas? antes que ¿Hago las cosas de la forma correcta?


lunes, 2 de junio de 2008

Sobre motivación: Frases del Club Rich Dad (Padre Rico)


1 El mundo le aplaude a los ganadores. ¡Unete a ellos!


2 Tú tienes el derecho de triunfar. Está en ti el ejercer ese derecho.


3 Tú eres lo que piensas que eres. Positiviza tu diálogo interior y tu mundo cambiará.


4 El primer paso para alcanzar el éxito es creer que puedes alcanzarlo.


5 Si quieres que te traten como un ganador, intenta siempre verte como uno.


6 Visualiza tu éxito futuro y toma acción ya para hacerlo realidad.


7 Nada te acerca más al éxito que tu decisión inconmovible de alcanzarlo.


8 “Nunca te rindas. Aun ante las adversidades, piensa que el éxito puede estar a la vuelta de la esquina.”


9 Tal vez no puedas cambiar al mundo, pero sí tienes absoluto poder para cambiar tu mundo.


10 No te compares con otra persona: compite, sí, pero contra tu propio potencial.


11 Tu mente es la mejor computadora del mundo.¡Prográmala para Triunfar!


12 “El conocimiento es sólo poder en potencia.”¡Sácale provecho a ese potencial!.


13 Para triunfar en la vida, siempre necesitarás de los demás. Llevarse bien con la gente es una estrategia ganadora.


14 Enfócate. No diluyas tu potencial. Ponte metas alcanzables y persíguelas constantemente.


15 Cuida tu empaque personal. El mundo te juzgará primero por tu apariencia y tu presentación.


16 La primera batalla del éxito es intracraneal.Tienes que convencerte de que puedes lograrlo.


17 Para una mente triunfadora, cada situación trae siempre consigo una oportunidad.


18 Los minutos cuentan: enfócate en las acciones cuyos resultados te traigan beneficios.


19 El éxito no es cuestión de casualidades sino de “causalidades”. El éxito se basa en causa y efecto.


20 Eres el producto de tus pensamientos y de tus acciones. Modifícalos y tu vida cambiará.


21 “La ´suerte´ se da cuando la preparación y la oportunidad se juntan.”¿Estás preparado para cosechar tu ´suerte´?


22 No lo pospongas. ¡Hazlo ya”Recuerda que la vida se nos va en minutos perdidos.


23 “Qué extraño: ¡entre más trabajo, más suerte tengo”. Henry Ford.


24 “El éxito es 1 por ciento inspiración y 99 por ciento transpiración”. Thomas Alba Edisson.


25 Si ves el mundo muy gris, puede ser que estás volando muy bajo. “Elévate: arriba de las nubes el cielo siempre es azul.”


26 El 85% de tu éxito dependerá de una buena actitud. Todo lo demás representa sólo el 15 por ciento.


27 “Esfuérzate y sé valiente. No temas ni desmayes”. La Biblia.


28 Garantízate tu desarrollo en la empresa: contribuye diariamente con su éxito.


29 ¡Acción! El mundo pertenece a los que hacen, no a los observadores inactivos. No te quedes en la acera. ¡Unete al desfile!


30 Sonríele a la vida, y la vida te sonreirá a ti.
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Delascio"Tanto si crees que puedes como si crees que no puedes, estás en lo cierto"